מעלה קבצים
איך לשתף Word, Excel ו-PowerPoint
לעיתים יש צורך להעביר קבצים שנוצרו ב-Word, Excel ו-PowerPoint לחבר עבודה או חבר.
ישנן מספר דרכים לשתף קבצים, ותהליך השיתוף המתאים משתנה בהתאם לאם רוצים לערוך ביחד עם המקבל או פשוט להעביר קובץ שהושלם.
אם רוצים לערוך ביחד, אפשר להשתמש ב-OneDrive, ואם רוצים להעביר קובץ פשוט ניתן להשתמש בדואר אלקטרוני או בשירותי שיתוף קבצים.
במיוחד כאשר מדובר בקבצים גדולים או כאשר רוצים להעביר מספר קבצים של Word, Excel ו-PowerPoint, שימוש בשירות העלאת קבצים יכול להיות מועיל.
ראשית, בחרו בשיטת שיתוף מתאימה למטרה
| מטרה | שיטת שיתוף מומלצת |
|---|---|
| רוצים לערוך יחד עם מספר אנשים | OneDrive, SharePoint |
| רוצים שהמקבל יוכל לצפות בלבד | OneDrive, קישור לשיתוף |
| רוצים להעביר את הקובץ המושלם כפי שהוא | דואר אלקטרוני, שירותי שיתוף קבצים |
| רוצים להעביר מספר קבצי Office יחד | קובץ ZIP, שירותי שיתוף קבצים |
| רוצים לשתף עם סיסמה | שירותי שיתוף קבצים עם תמיכה בסיסמה |
גם במילה "שיתוף" ישנם שיתוף בעריכה והעברת קבצים, דבר שונה. ברגע שתחליטו מה אתם רוצים לעשות, יהיה קל יותר לבחור בשיטה.
שיתוף Word, Excel ו-PowerPoint ב-OneDrive
אם אתם משתמשים ב-Microsoft 365, השיטה הבסיסית לשיתוף קבצי Office היא באמצעות OneDrive.
כאשר שומרים ומשתפים קבצים של Word, Excel ו-PowerPoint ב-OneDrive, אפשר לשלוח למקבל קישור. גם במידע הרשמי של Microsoft, ישנם פרטים על כך שניתן לערוך מסמכי Office ששמרו ב-OneDrive או SharePoint בשיתוף פעולה.
כאשר משתפים, אפשר להפריד בין "אנשים שיכולים לערוך" ל"אנשים שיכולים רק לצפות".
צעדים בסיסיים לשיתוף ב-OneDrive
- שמור את קבצי Word, Excel ו-PowerPoint ב-OneDrive
- בחר את הקובץ שברצונך לשתף
- בחר "שיתוף"
- הגדר את זכויות הגישה למקבל או לקישור
- העתק את הקישור ושלח אותו למקבל
אם אין צורך שהמקבל יערוך, עדיף להעניק לו זכויות צפייה בלבד.
ב-OneDrive אפשר לשנות את זכויות הקישור או להפסיק את השיתוף. כאשר משתפים קבצים חשובים, כדאי לוודא מי יכול לערוך לפני ששולחים את הקישור.
עריכת Word, Excel ו-PowerPoint ביחד
כאשר כמה אנשים עורכים את אותו הקובץ, עריכת שיתוף באמצעות OneDrive או SharePoint יכולה להיות מועילה.
למשל, כאשר כמה אנשים מזינים נתונים בטבלה ב-Excel, שליחה של הקובץ באמצעות דואר אלקטרוני עלולה להקשות על הבנת "אילו קבצים הם האחרונים".
כאשר משתפים קובץ ב-OneDrive, כל אחד יכול לפתוח את אותו הקובץ ולעבוד עליו. המסמכים של Word, Excel ו-PowerPoint יכולים להיות נערכים בשיתוף פעולה כאשר שומרים אותם ב-OneDrive או SharePoint.
במיוחד עם קבצים כמו Excel שבהם נאספים נתונים מרבים, אין צורך לשלוח קבצים שוב ושוב, מה שמקנה נוחות.
נקודות שצריך לשים לב אליהן בעת עריכה משותפת
- לפרט את זכויות העריכה רק למי שצריך
- לוודא מי הם המקבלים של הקבצים החשובים
- לא להשתמש בפורמטים ישנים, אלא בפורמטים חדשים מתאימים
- אם רוצים לשמור את הקובץ המקורי, יש ליצור עותק לצורך השיתוף
נכון, מידע הרשמי של Microsoft מציין פורמטים נפוצים שמתאימים לעריכה משותפת, כמו Word ".docx", Excel ".xlsx", PowerPoint ".pptx", וכו'.
שיטה להעביר Word, Excel ו-PowerPoint באמצעות קישור
אם "אין צורך לערוך יחד, רק צריך שהמקבל יוריד את הקובץ", אין הכרח להשתמש בפונקציית עריכה משותפת.
אפשר פשוט להעלות את הקובץ ולשלוח את ה-URL שהופק למקבל.
למשל, כאשר מצרפים קבצים של Word או Excel ישירות לדואר אלקטרוני, עלולות להיווצר בעיות בשל מגבלות גודל הקובץ או מגבלות של שירות הדואר. כמו כן, שליחה של מספר קבצים עלולה להקשות על הניהול.
במקרים כאלה, אופציה פשוטה היא להעלות את הקבצים לשירות שיתוף קבצים ולשלוח את ה-URL.
שיתוף מספר קבצי Word, Excel ו-PowerPoint יחד
כאשר יש להעביר מסמכים בעבודה, לא תמיד מדובר בקובץ אחד בלבד.
למשל, ישנם מקרים שבהם צריכים להעביר את הקבצים הבאים יחד:
- מסמך הסבר ב-Word
- טבלת סיכומים ב-Excel
- מצגת ב-PowerPoint
- מסמכים נוספים כגון תמונות או PDF כהפניות
במקום לשלוח כל קובץ בנפרד, כדאי לארוז את כולם לקובץ ZIP לפני השיתוף, כדי להקל על המידע שיתקבל.
שירותי שיתוף קבצים מסוימים מאפשרים להעלות מספר קבצים יחד, כך שגם אם להכין קובץ ZIP שכולל את כולם קשה, זה יכול להיות מועיל.
שיטה לשיתוף קבצי Word, Excel ו-PowerPoint גדולים
ב-PowerPoint, כאשר משתמשים בתמונות או סרטונים בכמות גדולה, גודל הקובץ עלול לגדול משמעותית.
אם עברו את מגבלת הגודל בעת ניסיון לשלוח באמצעות דואר אלקטרוני, שימוש בשירות שיתוף קבצים הוא הפתרון.
UploadF מאפשר להעלות קבצים באמצעות מחשב וגם באמצעות סמארטפון. המערכת תומכת בהעלאת קבצים גם באמצעות גרירה והשארה.
לאחר העלאת קבצי Word, Excel ו-PowerPoint, כל מה שצריך לעשות הוא לשלוח את ה-URL שהופק למקבל.
בנוסף, היכולת לנהל מספר קבצים בבת אחת שימושית במיוחד כאשר רוצים לשתף מספר מסמכים כמו Word, Excel ו-PowerPoint יחד.
שיתוף Office עם סיסמה
ישנם קבצים שאינכם רוצים שיהיו נגישים לכולם, כמו מסמכים עסקיים או נתונים חשובים.
בעדיפות במקרה הזה, שימוש בשירות שיתוף קבצים שמאפשר להגדיר סיסמה הוא פתרון טוב.
UploadF מעניק אפשרות לקבוע סיסמה עבור הקבצים שהועלו. זאת מאפשרת להעביר קובץ למי שיידע את ה-URL אך לא רוצים לחלוק אותו עם כולם.
למשל, ניתן לשלוח את ה-URL בדואר אלקטרוני ולהעביר את הסיסמה בדרכים אחרות.
אולם יש לציין שברגע שהוגדרה סיסמה, אין זה אומר שאין צורך לבדוק את זהות המשתמשים שמקבלים את הקבצים. כשמשתפים מסמכים חשובים, כדאי לא לשתף את ה-URL והסיסמה עם יותר מידי אנשים.
אם רוצים למחוק קבצי Office שהשתפו לאחר מכן
אם ברצונכם להעביר קבצים זמנית, אפשר לבחור בשירותים שמאפשרים למחוק את הקבצים לאחר השיתוף.
למשל, דבר זה נהוג כאשר מעבירים מצגת PowerPoint לבדיקה ומאוחר יותר אין צורך להותיר אותה נוכחת.
UploadF מאפשר למחוק קבצים בודדים לאחר העלאה. כמו כן, מבחר הזמן לשמירת קבצים הוא מינימום של יום וניתן להאריך אותו בעד הצורך.
הפרידו בין קבצים שצריכים לשמור לאורך זמן לבין קבצים שמשתפים זמנית כדי להקל על ניהול הקבצים המשותפים.
רשימת בדיקה כאשר משתפים קבצי Office
לפני שיתוף של Word, Excel ו-PowerPoint, רצוי לבדוק את הנושאים הבאים:
- שלא טעיתם בבחירת הקבצים לשיתוף
- שאין במסמכים מידע אישי או נתונים מיותרים
- שהאם יש צורך במערכת עריכה למקבל
- אם ניתן רק לצפות, שלא ניתנים זכויות עריכה
- אם מדובר בכמה קבצים ואין צורך לארוז לקובץ ZIP
- שגודל הקבצים אינו גדול מדי
- אם נחוץ, קבע סיסמה
- אם מדובר בשיתוף זמני, בדקו את זמן השמירה ואת שיטות המחיקה
סיכום דרכי השיתוף של Word, Excel ו-PowerPoint
שיטות שיתוף קבצים של Word, Excel ו-PowerPoint מומלץ לבחור בהתאם למטרה.
- אם רוצים לערוך יחד → OneDrive, SharePoint
- אם רוצים שהמקבל יראה → קישור לשיתוף ב-OneDrive
- אם רוצים להעביר את הקובץ המושלם → דואר אלקטרוני, שירותי שיתוף קבצים
- אם רוצים להעביר מספר מסמכים יחד → ZIP, שירותי שיתוף קבצים
- אם רוצים להוסיף סיסמה → שירותי שיתוף קבצים עם סיסמה
- אם רוצים להעביר קובץ זמנית → שירותים עם זמן שמירה ופונקציות מחיקה
אם אתם משתמשים ב-Microsoft 365 וצריכים לערוך מסמכים יחד, OneDrive או SharePoint הם פתרונות נוחים. מצד שני, אם כל מה שאתם צריכים זה להעביר קבצי Word, Excel ו-PowerPoint לרעה שלכם, יש גם אפשרות להשתמש בשירותי העלאת קבצים.
למי שאינו רוצה להירשם, UploadF מאפשר העלאת קבצים דרך הדפדפן ושיתוף עם URL. המערכת מתאימה לשימוש הן מהמחשב והן מהטלפון, כולל הגדרות סיסמה וגם אפשרות למחוק קבצים בודדים.
ראשי עזרה צור קשר 🌐Language