Công cụ tải lên tệp
Cách chia sẻ Word, Excel, PowerPoint
Có những lúc bạn muốn đưa tệp được tạo bằng Word, Excel, PowerPoint cho đồng nghiệp hoặc bạn bè.
Có một số cách để chia sẻ tệp, nhưng phương pháp phù hợp sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc bạn muốn chỉnh sửa chung hay chỉ muốn gửi tệp hoàn chỉnh.
Nếu muốn chỉnh sửa chung, bạn có thể sử dụng OneDrive, nếu chỉ muốn gửi tệp thì có thể sử dụng email hoặc dịch vụ chia sẻ tệp.
Đặc biệt, trong trường hợp tệp có kích thước lớn hoặc bạn muốn gửi nhiều tệp Word, Excel và PowerPoint cùng một lúc, sử dụng trình tải tệp sẽ rất thuận tiện.
Chọn phương pháp chia sẻ phù hợp với mục đích
| Mục đích | Phương pháp khuyến nghị |
|---|---|
| Muốn chỉnh sửa đồng thời với nhiều người | OneDrive, SharePoint |
| Muốn người khác xem tệp | OneDrive, liên kết chia sẻ |
| Chỉ muốn gửi tệp hoàn thiện | Email, dịch vụ chia sẻ tệp |
| Muốn gửi nhiều tệp Office cùng một lúc | Tệp ZIP, dịch vụ chia sẻ tệp |
| Muốn chia sẻ với mật khẩu | Dịch vụ chia sẻ tệp hỗ trợ mật khẩu |
Dù dùng từ "chia sẻ", chỉnh sửa chung và việc chuyển giao tệp là hai cách sử dụng khác nhau. Đầu tiên hãy quyết định bạn muốn làm gì, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng chọn phương pháp.
Chia sẻ Word, Excel, PowerPoint trên OneDrive
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365, cách cơ bản để chia sẻ tệp Office là sử dụng OneDrive.
Khi bạn lưu tệp Word, Excel, PowerPoint trên OneDrive và chia sẻ, bạn có thể gửi liên kết cho người nhận. Theo thông tin chính thức của Microsoft, tài liệu Office được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint có thể được chỉnh sửa chung bởi nhiều người.
Khi chia sẻ, bạn cũng có thể phân chia giữa "người có thể chỉnh sửa" và "người chỉ có thể xem".
Các bước cơ bản để chia sẻ trên OneDrive
- Lưu tệp Word, Excel, PowerPoint trên OneDrive
- Chọn tệp muốn chia sẻ
- Chọn "Chia sẻ"
- Cấu hình quyền truy cập cho người nhận và liên kết
- Sao chép liên kết và gửi cho người nhận
Nếu không cần yêu cầu người khác chỉnh sửa, hãy để quyền chỉ xem thì sẽ an tâm hơn.
Trên OneDrive, bạn cũng có thể thay đổi quyền truy cập liên kết hoặc ngừng chia sẻ. Khi chia sẻ tệp quan trọng, hãy xác nhận ai có thể chỉnh sửa trước khi gửi liên kết.
Chỉnh sửa chung Word, Excel, PowerPoint
Nếu bạn muốn nhiều người chỉnh sửa cùng một tệp, việc chỉnh sửa chung bằng OneDrive hoặc SharePoint rất hữu ích.
Ví dụ, khi nhiều người nhập dữ liệu vào bảng Excel, việc gửi qua email có thể khiến bạn không rõ "tệp nào là phiên bản mới nhất".
Bằng cách chia sẻ tệp trên OneDrive, mỗi người có thể mở cùng một tệp và làm việc. Thông tin từ Microsoft cũng cho thấy rằng Word, Excel, PowerPoint hỗ trợ chỉnh sửa chung khi được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint.
Đặc biệt trong những tệp như Excel, nơi bạn cần thu thập dữ liệu từ nhiều người, bạn sẽ không cần gửi lại tệp nhiều lần, rất thuận tiện.
Lưu ý khi chỉnh sửa chung
- Cấu hình quyền chỉnh sửa chỉ cho những người cần thiết
- Xác nhận người nhận cho những tệp quan trọng
- Không sử dụng tệp định dạng cũ, hãy sử dụng định dạng mới tương thích
- Nếu muốn giữ tệp gốc, hãy tạo bản sao cho việc chia sẻ
Thông tin từ Microsoft cũng liệt kê một số định dạng phổ biến hỗ trợ chỉnh sửa chung như ".docx" cho Word, ".xlsx" cho Excel, ".pptx" cho PowerPoint.
Cách gửi Word, Excel, PowerPoint qua liên kết
Nếu bạn nghĩ "không cần chỉnh sửa chung, chỉ muốn người khác tải tệp về", thì không nhất thiết phải sử dụng chức năng chỉnh sửa chung.
Có thể chỉ cần tải tệp lên và gửi liên kết được phát hành cho người nhận.
Ví dụ, nếu bạn đính kèm tệp Word hoặc Excel trực tiếp vào email, có thể có vấn đề với kích thước tệp hoặc giới hạn dung lượng của dịch vụ email. Ngoài ra, việc gửi nhiều tệp qua nhiều email sẽ khó quản lý.
Trong những trường hợp như vậy, cách đơn giản là tải tệp lên dịch vụ chia sẻ và gửi URL.
Chia sẻ nhiều tệp Word, Excel, PowerPoint cùng một lúc
Khi gửi tài liệu trong công việc, không phải lúc nào cũng chỉ có một tệp Word, Excel hoặc PowerPoint.
Ví dụ, có những trường hợp bạn cần gửi các tệp như sau:
- Tài liệu giải thích bằng Word
- Bảng tổng hợp bằng Excel
- Tài liệu thuyết trình bằng PowerPoint
- Tài liệu tham khảo như hình ảnh hoặc PDF
Thay vì gửi từng tệp một, tốt hơn là nên gộp chúng lại thành tệp ZIP rồi chia sẻ, điều này giúp người nhận dễ dàng quản lý hơn.
Nhiều dịch vụ chia sẻ cho phép tải lên nhiều tệp cùng một lúc, vì vậy nó cũng rất hữu ích trong trường hợp bạn cảm thấy việc tạo tệp ZIP là phiền phức.
Cách chia sẻ tệp Word, Excel, PowerPoint lớn
Khi bạn sử dụng nhiều hình ảnh hoặc video trong PowerPoint, kích thước tệp có thể trở nên lớn.
Nếu bạn gặp rào cản dung lượng khi cố gắng đính kèm vào email, thay vì cố gắng đính kèm, bạn có thể sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp.
UploadF cho phép tải lên tệp không chỉ từ PC mà còn từ điện thoại thông minh. Bạn không chỉ có thể chọn tệp qua trình duyệt mà cũng hỗ trợ tải lên bằng cách kéo và thả.
Sau khi tải lên tệp Word, Excel, PowerPoint, bạn chỉ cần gửi liên kết được phát hành cho người nhận.
Hơn nữa, bạn cũng có thể xử lý nhiều tệp một lần, vì vậy nếu bạn muốn chia sẻ nhiều tài liệu như Word, Excel, PowerPoint cùng một lúc cũng có thể sử dụng.
Chia sẻ tệp Office với mật khẩu
Có những tệp mà bạn không muốn bất kỳ ai cũng có thể truy cập, như tài liệu của đối tác hoặc dữ liệu trong công việc.
Trong những trường hợp như vậy, sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp cho phép đặt mật khẩu sẽ rất thuận tiện.
Tại UploadF, bạn có thể thiết lập mật khẩu cho tệp đã tải lên. Điều này rất hữu ích khi bạn không muốn chỉ gửi tệp cho những người biết URL.
Ví dụ, bạn có thể gửi URL của tệp qua email và thông báo mật khẩu bằng phương tiện liên lạc khác.
Tuy nhiên, việc đặt mật khẩu không có nghĩa là bạn không cần kiểm tra người nhận. Khi chia sẻ tài liệu quan trọng, cũng cần chú ý không lan truyền quá nhiều URL và mật khẩu.
Cách xóa tệp Office đã chia sẻ sau này
Nếu bạn chỉ muốn chia sẻ tạm thời tệp, hãy chọn dịch vụ cho phép xóa tệp sau khi chia sẻ.
Ví dụ, bạn gửi tài liệu PowerPoint để đối tác kiểm tra và sau khi kiểm tra xong, không còn cần công khai nữa.
Tại UploadF, bạn có thể xóa từng tệp đã tải lên. Thời gian lưu trữ có thể được thiết lập từ 1 ngày và có thể kéo dài nếu cần.
Phân chia giữa "tệp cần lưu trữ lâu dài" và "tệp chia sẻ tạm thời" sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp các tệp đã chia sẻ.
Danh sách kiểm tra khi chia sẻ tệp Office
Trước khi chia sẻ Word, Excel, PowerPoint, hãy xác nhận các mục sau đây để an tâm.
- Xác nhận không nhầm lẫn tệp muốn chia sẻ
- Không chứa thông tin cá nhân hoặc dữ liệu không cần thiết
- Có cần người khác chỉnh sửa không
- Nếu chỉ cần xem thì có cấp quyền chỉnh sửa không
- Nếu có nhiều tệp thì không cần ZIP hóa không
- Kích thước tệp có quá lớn không
- Có thiết lập mật khẩu nếu cần thiết không
- Nếu chia sẻ tạm thời thì xác nhận thời gian lưu trữ và cách xóa không
Tổng kết cách chia sẻ Word, Excel, PowerPoint
Cách chia sẻ Word, Excel, PowerPoint tốt nhất là tùy theo mục đích mà chọn.
- Muốn chỉnh sửa chung → OneDrive, SharePoint
- Muốn người khác xem → Liên kết chia sẻ trên OneDrive
- Chỉ muốn gửi tệp hoàn thiện → Email, dịch vụ chia sẻ tệp
- Muốn gửi nhiều tài liệu cùng một lúc → ZIP, dịch vụ chia sẻ tệp
- Muốn đặt mật khẩu → Dịch vụ chia sẻ tệp hỗ trợ mật khẩu
- Muốn gửi tệp tạm thời → Dịch vụ có chức năng lưu trữ và xóa
Nếu đang sử dụng Microsoft 365 và muốn chỉnh sửa cùng một tài liệu với nhiều người, OneDrive và SharePoint rất tiện lợi. Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn gửi tệp Word, Excel, PowerPoint đơn giản thì cũng có thể sử dụng trình tải tệp.
Nếu bạn muốn tải lên tệp từ trình duyệt mà không cần đăng ký và chia sẻ qua URL, bạn cũng có thể sử dụng UploadF. Dịch vụ này có thể sử dụng từ cả PC và điện thoại thông minh và hỗ trợ việc thiết lập mật khẩu cũng như xóa tệp riêng lẻ.
Trang chủ Hướng dẫn Liên hệ 🌐Language