Завантажувач файлів
Способи спільного використання Word, Excel та PowerPoint
Існують ситуації, коли потрібно передати файли, створені в Word, Excel або PowerPoint колегам по роботі чи друзям.
Існує кілька способів для спільного використання файлів, але мета передачі - редагування з кимось чи просто передача готового файлу - визначає найбільш підходящий спосіб.
Якщо ви хочете спільно редагувати, використовуйте OneDrive, а якщо тільки передати файл, можна використовувати електронну пошту чи сервіси обміну файлами.
Особливо, якщо файл великий або вам потрібно передати кілька файлів Word, Excel чи PowerPoint, зручно використовувати файлові завантажувачі.
Спочатку виберіть спосіб спільного використання, що відповідає вашим потребам
| Мета | Рекомендований спосіб |
|---|---|
| Редагувати одночасно кількома людьми | OneDrive・SharePoint |
| Дати можливість перегляду | OneDrive・посилання для спільного доступу |
| Просто передати готовий файл | Електронна пошта・сервіси обміну файлами |
| Передати кілька файлів Office | ZIP-файл・сервіси обміну файлами |
| Хочете поділитися з паролем | Сервіси обміну файлами з підтримкою паролів |
І хоча слово «спільний доступ» можна трактувати по-різному, спільне редагування та передача файлів - це різні речі. Спочатку визначте, що з цього вам потрібно, і вам буде легше вибрати метод.
Спільний доступ до Word, Excel та PowerPoint через OneDrive
Якщо ви користуєтеся Microsoft 365, використання OneDrive для спільного доступу до файлів Office - це основний вибір.
Зберігши файли Word, Excel, PowerPoint на OneDrive тощо, ви можете надіслати посилання іншій стороні. В офіційній інформації Microsoft також вказується, що документи Office, збережені на OneDrive або SharePoint, можна редагувати спільно.
Коли ви ділитесь, ви також можете розділити осіб на «тих, хто може редагувати» і «тих, хто може лише переглядати».
Основні кроки для спільного доступу через OneDrive
- Зберегти файл Word, Excel або PowerPoint на OneDrive
- Вибрати файл, який потрібно поділитися
- Вибрати «Поділитися»
- Налаштувати права доступу для спільного користування та посиланню
- Скопіювати посилання та надіслати його співрозмовнику
Якщо ви не потребуєте, щоб інша сторона редагувала, краще залишити права лише для перегляду.
У OneDrive можна змінювати права доступу до спільних посилань або зупиняти обмін. Пам'ятайте, що перед надсиланням посилання вам потрібно перевірити, хто має можливість редагувати важливі файли.
Спільне редагування Word, Excel та PowerPoint
Коли кілька людей редагують один і той же файл, зручно використовувати спільне редагування через OneDrive або SharePoint.
Наприклад, якщо кілька людей вводять дані в таблицю Excel, то передавати файли електронною поштою стає проблематичним через питання «який файл є останнім».
Якщо ви поділитесь файлом на OneDrive, кожен може відкрити той же файл і працювати. У керівництвах Microsoft зазначено, що Word, Excel та PowerPoint підтримують спільне редагування, якщо зберігати їх на OneDrive або SharePoint.
Особливо зручно, коли потрібно зібрати дані від кількох людей до файлу, як це робиться в Excel, оскільки вам не потрібно буде багато разів надсилати файли.
Поради в разі спільного редагування
- Надавайте права редагування лише тим, хто їх потребує
- Перевіряйте, з ким ви ділитесь важливими файлами
- Не використовуйте застарілі формати файлів, натомість використовуйте нові формати
- Якщо ви хочете зберегти оригінал, створіть копію для спільного використання
Відповідно до інформації Microsoft, до основних форм для спільного редагування належать Word «.docx», Excel «.xlsx», PowerPoint «.pptx» тощо.
Спосіб передачі Word, Excel та PowerPoint через посилання
Якщо ви кажете: «Мені не потрібно спільно редагувати, я хочу, щоб файл завантажили», вам не обов'язково використовувати функцію спільного редагування.
Ви можете просто завантажити файл та надіслати створене посилання співрозмовнику.
Наприклад, коли ви безпосередньо прикріплюєте файли Word або Excel до електронної пошти, це може стати проблемою через обмеження на розмір файлу чи обмеження на ємність самої служби електронної пошти. Крім того, важко управляти, якщо ви надсилаєте кілька файлів по кілька разів.
У таких випадках найпростіший спосіб - завантажити файли на сервіс обміну файлами та надіслати URL.
Спільний доступ до кількох файлів Word, Excel та PowerPoint
При передачі документів на роботі справи можуть бути не тільки з одним файлом Word, Excel, PowerPoint.
Наприклад, можуть бути випадки, коли потрібно передати такі файли, як:
- Документи Word з описом
- Excel таблиці з підсумками
- Презентаційні матеріали PowerPoint
- Зображення чи PDF як довідкові документи
Передавання цих файлів по одному виглядає складніше, ніж об’єднати їх у ZIP-файл для спільного використання, оскільки для отримувача це легше організувати.
Деякі сервіси обміну файлами дозволяють завантажувати кілька файлів одночасно, тому це корисно, якщо вам не хочеться створювати ZIP-файл.
Спосіб спільного використання великих файлів Word, Excel, PowerPoint
У PowerPoint або в інших випадках, коли ви використовуєте багато зображень чи відео, розмір файла може збільшитися.
Якщо виникають проблеми з обмеженнями на прикріплення до електронної пошти, не намагайтеся прикріпити до електронної пошти, а скористайтеся сервісом обміну файлами.
UploadF дозволяє завантажувати файли не тільки з ПК, а й з смартфонів. Ви можете завантажувати файли, вибираючи їх у браузері або за допомогою функції перетягування.
Після завантаження файлів Word, Excel, PowerPoint, ви можете просто надіслати посилання.
Крім того, оскільки ви можете обробляти кілька файлів одночасно, це корисно, якщо ви хочете спільно використовувати кілька документів Word, Excel і PowerPoint.
Спільний доступ до файлів Office з паролем
Є файли, доступ до яких ви не хочете давати всім, наприклад, матеріали для партнерських відносин або дані, що використовуються в роботі.
У таких випадках зручно використовувати сервіси обміну файлами, які дозволяють встановлювати паролі.
UploadF дозволяє встановлювати паролі для завантажених файлів. Якщо не хочете, щоб файли отримали усі, хто знає URL, це само собою зрозуміло.
Наприклад, ви можете надіслати URL файлу електронною поштою, а пароль повідомити через інші засоби зв'язку.
Однак встановлення пароля не означає, що ви повинні ігнорувати перевірку щодо того, з ким ділитися документами. Коли ви ділитеся важливими матеріалами, не поширюйте URL та пароль без необхідності.
Як видалити спільно використаний файл Office пізніше
Якщо вам потрібно тимчасово передати матеріали, можна вибрати сервіс, який дозволяє видаляти файли після розподілу.
Наприклад, передайте PowerPoint матеріали для перевірки клієнту, і після закінчення перевірки більше немає необхідності залишати їх у відкритому доступі.
UploadF дозволяє окремо видаляти завантажені файли. Також термін зберігання можна налаштувати від одного дня та за потреби продовжити.
Відокремивши «файли, які потрібно зберегти постійно» від «тимчасових», стає легше організувати спільно використані файли.
Перелік перевірки перед спільним використанням файлів Office
Перед спільним використанням Word, Excel або PowerPoint, було б розумно перевірити кілька наступних пунктів.
- Чи не помилились ви з файлами для спільного використання?
- Чи не містять вони особистої інформації чи зайвих даних?
- Чи потрібно, щоб інші редагували їх?
- Чи не надали ви права редагування, якщо потрібно лише перегляд?
- Чи потрібно ZIP-увати, якщо це кілька файлів?
- Чи не занадто великі файли?
- Чи потрібно встановлювати пароль при необхідності?
- Чи перевірили ви терміни зберігання чи способи видалення, якщо це тимчасовий доступ?
Підсумок способів спільного використання Word, Excel, PowerPoint
Способи спільного використання Word, Excel, PowerPoint варто вибирати в залежності від вашої мети.
- Хочу спільно редагувати → OneDrive・SharePoint
- Хочу, щоб переглянули → спільне посилання OneDrive тощо
- Хочу передати готовий файл → електронна пошта・сервіси обміну файлами
- Хочу передати кілька документів разом → ZIP・сервіси обміну файлами
- Хочу встановити пароль → сервіси обміну файлами з підтримкою паролів
- Хочу тільки тимчасово передати файл → сервіси з термінами зберігання та можливістю видалення
Якщо ви користуєтеся Microsoft 365 та редагуєте документи разом, OneDrive чи SharePoint ідеально підходять. В іншому ж випадку, якщо вам потрібно просто передати файли Word, Excel чи PowerPoint, можна скористатися файловими завантажувачами.
Якщо ви хочете поділитися файлами без реєстрації та з можливістю завантаження через браузер, можете також використовувати UploadF. Він доступний як з ПК, так і зі смартфонів, включаючи можливість настройки паролю та видалення окремих файлів.
Головна Допомога Контакти 🌐Language