ตัวอัปโหลดไฟล์
วิธีการแชร์ Word, Excel, PowerPoint
มีบางครั้งที่คุณอาจต้องการส่งไฟล์ที่สร้างด้วย Word, Excel, PowerPoint ให้กับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณ.
มีหลายวิธีในการแชร์ไฟล์ แต่ วิธีที่เหมาะสมจะขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการแก้ไขร่วมกันกับผู้อื่นหรือต้องการแค่ส่งไฟล์ที่เสร็จแล้ว.
หากคุณต้องการแก้ไขร่วมกัน คุณสามารถใช้ OneDrive หรือหากเป็นเพียงการส่งไฟล์ คุณสามารถใช้บริการอีเมลหรือบริการแชร์ไฟล์.
โดยเฉพาะเมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่ หรือเมื่อคุณต้องการส่งไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint หลายไฟล์พร้อมกัน การใช้ไฟล์อัพโหลดจะช่วยให้สะดวกยิ่งขึ้น.
เลือกวิธีแชร์ที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของคุณ
| วัตถุประสงค์ | วิธีที่แนะนำ |
|---|---|
| ต้องการแก้ไขร่วมกันหลายคน | OneDrive・SharePoint |
| ต้องการให้ผู้รับอ่านได้ | OneDrive・ลิงก์แชร์ |
| ต้องการส่งไฟล์ที่เสร็จแล้ว | อีเมล・บริการแชร์ไฟล์ |
| ต้องการส่งไฟล์ Office หลายไฟล์พร้อมกัน | ไฟล์ ZIP・บริการแชร์ไฟล์ |
| ต้องการแชร์โดยมีรหัสผ่าน | บริการแชร์ไฟล์ที่รองรับรหัสผ่าน |
แม้จะมีคำว่า "แชร์" อย่างไรก็ตาม การแก้ไขร่วมกันและการแลกเปลี่ยนไฟล์เป็นการใช้ที่แตกต่างกัน เมื่อคุณตัดสินใจว่าคุณต้องการทำอะไร มันจะง่ายขึ้นในการเลือกวิธี.
แชร์ Word, Excel, PowerPoint ด้วย OneDrive
หากคุณใช้ Microsoft 365 วิธีการแชร์ไฟล์ Office ด้วย OneDrive เป็นทางเลือกพื้นฐาน.
เมื่อคุณบันทึกและแชร์ไฟล์ Word, Excel, PowerPoint ลงใน OneDrive คุณสามารถส่งลิงก์ให้ผู้รับได้ สาระสำคัญจาก Microsoft ก็ระบุว่าคุณสามารถทำงานร่วมกันกับเอกสาร Office ที่บันทึกไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint.
เมื่อแชร์ คุณสามารถ แยก “ผู้ที่สามารถแก้ไข” และ “ผู้ที่สามารถอ่านได้เท่านั้น”.
ขั้นตอนพื้นฐานในการแชร์ด้วย OneDrive
- บันทึกไฟล์ Word, Excel, PowerPoint ลงใน OneDrive
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- เลือก “แชร์”
- กำหนดสิทธิการเข้าถึงของผู้รับหรือลิงก์
- คัดลอกลิงก์และส่งให้ผู้รับ
หากไม่จำเป็นต้องให้ผู้รับแก้ไข การให้สิทธิ์เพียงอ่านจะทำให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้น.
ใน OneDrive คุณยังสามารถเปลี่ยนสิทธิของลิงก์ที่แชร์หรือหยุดการแชร์ได้อีกด้วย เมื่อแชร์ไฟล์สำคัญ ตรวจสอบว่าใครสามารถแก้ไขไฟล์ได้ก่อนที่จะส่งลิงก์.
การแก้ไขร่วมกันของ Word, Excel, PowerPoint
เมื่อแก้ไขไฟล์เดียวกันโดยหลายคน การแก้ไขร่วมกันด้วย OneDrive หรือ SharePoint จะสะดวกสบาย.
ตัวอย่างเช่น เมื่อหลายคนป้อนข้อมูลในตาราง Excel จะมีความยุ่งยากในการส่งไฟล์กันทางอีเมล เนื่องจากอาจไม่แน่ใจว่า "ไฟล์ไหนเป็นไฟล์ล่าสุด".
หากคุณแชร์ไฟล์บน OneDrive ทุกคนสามารถเปิดไฟล์เดียวกันและทำงานได้ Microsoft ยังได้ชี้แจงว่า Word, Excel และ PowerPoint รองรับการแก้ไขร่วมกันเมื่อบันทึกใน OneDrive หรือ SharePoint.
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของ Excel ซึ่งคุณรวบรวมข้อมูลจากหลายคน การไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาเป็นเรื่องที่สะดวก.
ข้อควรระวังในการแก้ไขร่วมกัน
- กำหนดสิทธิในการแก้ไขเฉพาะคนที่จำเป็น
- ตรวจสอบผู้รับก่อนแชร์ไฟล์สำคัญ
- ใช้รูปแบบใหม่ที่รองรับแทนรูปแบบเก่า
- หากต้องการเก็บไฟล์ต้นฉบับให้ทำสำเนาสำหรับแชร์
ตามข้อมูลจาก Microsoft รูปแบบที่รองรับการแก้ไขร่วมกันมี .docx สำหรับ Word, .xlsx สำหรับ Excel, .pptx สำหรับ PowerPoint เป็นต้น.
วิธีส่ง Word, Excel, PowerPoint ผ่านลิงก์
ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขร่วมกัน คุณไม่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์การแก้ไขร่วมกัน.
คุณสามารถอัพโหลดไฟล์และส่ง URL ที่เผยแพร่นั้นให้กับผู้อื่น.
ตัวอย่างเช่น การแนบไฟล์ Word หรือ Excel โดยตรงในอีเมล อาจทำให้ขนาดไฟล์หรือข้อจำกัดของผู้ให้บริการอีเมลเป็นปัญหา นอกจากนี้การส่งไฟล์หลายไฟล์อาจทำให้การจัดการยุ่งยาก.
ในกรณีเช่นนี้ การอัพโหลดไฟล์ในบริการแชร์ไฟล์และส่ง URL จะเป็นวิธีที่ง่ายกว่า.
การแชร์ Word, Excel, PowerPoint หลายไฟล์พร้อมกัน
เมื่อคุณส่งเอกสารในการทำงาน อาจไม่ใช่เพียงแค่ไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint ไฟล์เดียว.
ตัวอย่างเช่น อาจมีการส่งไฟล์ดังต่อไปนี้:
- เอกสารประกอบคำอธิบายของ Word
- ตารางสรุปใน Excel
- เอกสารนำเสนอใน PowerPoint
- เอกสารอ้างอิงเช่น รูปภาพหรือ PDF
การแชร์ไฟล์เหล่านี้ทีละไฟล์อาจยุ่งยาก การรวมไว้ในไฟล์ ZIP ก่อนแชร์ จะช่วยให้ฝ่ายที่ได้รับจัดการได้ง่ายขึ้น.
บางบริการแชร์ไฟล์อาจอนุญาตให้อัพโหลดไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน ดังนั้นจึงสะดวกเมื่อไม่ต้องการทำ ZIP.
วิธีแชร์ Word, Excel, PowerPoint ขนาดใหญ่
เมื่อใช้ PowerPoint สำหรับการนำเสนอ บางครั้งอาจมีการใช้ภาพหรือวิดีโอจำนวนมากทำให้ขนาดไฟล์ใหญ่ขึ้น.
หากคุณพยายามแนบไฟล์ในอีเมลแล้วขัดขวางด้วยข้อจำกัดของขนาด วิธีการใช้บริการแชร์ไฟล์จะสะดวกกว่าการพยายามแนบไฟล์.
UploadF อนุญาตให้คุณอัพโหลดไฟล์จาก PC หรือสมาร์ทโฟน คุณสามารถเลือกไฟล์ผ่านเบราว์เซอร์หรือใช้การลากและวางก็ได้.
เมื่อคุณอัพโหลดไฟล์ Word, Excel, PowerPoint แล้ว เพียงแค่ส่ง URL ที่เผยแพร่ไปให้ผู้รับ.
นอกจากนี้ คุณสามารถจัดการไฟล์หลายไฟล์ได้พร้อมกัน ดังนั้นมันจึงใช้ได้เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสารหลายตัว.
การแชร์ไฟล์ Office โดยมีรหัสผ่าน
บางครั้งคุณอาจไม่ต้องการให้ใครก็ได้เข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลที่ใช้ในการทำงาน.
ในกรณีนี้ การใช้บริการแชร์ไฟล์ที่สามารถตั้งรหัสผ่าน จะเป็นวิธีที่สะดวก.
UploadF อนุญาตให้คุณตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่อัพโหลด หากคุณไม่ต้องการให้ทุกคนที่รู้ URL สามารถเข้าถึงไฟล์ได้.
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่ง URL ของไฟล์ในอีเมลและส่งรหัสผ่านด้วยวิธีการติดต่อที่แตกต่าง.
อย่างไรก็ตาม การตั้งรหัสผ่านไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ต้องตรวจสอบผู้แชร์อีกครั้ง เป็นสิ่งสำคัญในการแชร์ข้อมูลที่สำคัญควรหลีกเลี่ยงการเผยแพร่ URL และรหัสผ่านโดยไม่จำเป็น.
หากคุณต้องการลบไฟล์ Office ที่แชร์ในภายหลัง
ถ้าคุณต้องการส่งเอกสารเพียงชั่วคราว คุณสามารถเลือกบริการที่อนุญาตให้ลบไฟล์หลังจากแชร์.
ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่ง PowerPoint เพื่อการตรวจสอบให้กับผู้ติดต่อและไม่ต้องการให้เก็บไว้หลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น.
ใน UploadF คุณสามารถลบไฟล์ที่อัพโหลดแต่ละไฟล์ได้ นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าช่วงเวลาการเก็บรักษาที่เริ่มจาก 1 วันและขยายได้ตามความจำเป็น.
การแยก “ไฟล์ที่ต้องเก็บรักษา” และ “ไฟล์ที่ส่งชั่วคราว” จะทำให้การจัดระเบียบไฟล์ที่แชร์สะดวกขึ้น.
เช็คลิสต์สำหรับการแชร์ไฟล์ Office
ก่อนที่จะแชร์ Word, Excel, PowerPoint ให้ตรวจสอบรายการด้านล่างเพื่อความสบายใจ:
- ตรวจสอบว่าแชร์ไฟล์ที่ถูกต้องหรือไม่
- ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็นรวมอยู่ด้วยหรือไม่
- จำเป็นต้องให้ผู้รับแก้ไขหรือไม่
- สำหรับการดูแค่อย่าให้สิทธิ์ที่สามารถแก้ไขได้หรือไม่
- หากมีหลายไฟล์จำเป็นต้องทำ ZIP หรือไม่
- ขนาดไฟล์ไม่ใหญ่เกินไปหรือไม่
- หากจำเป็นตำให้ตั้งรหัสผ่านหรือไม่
- หากแชร์ชั่วคราวตรวจสอบระยะเวลาการเก็บรักษาและวิธีการลบหรือไม่
สรุปวิธีแชร์ Word, Excel, PowerPoint
วิธีแชร์ Word, Excel, PowerPoint แนะนำให้เลือกตามวัตถุประสงค์.
- ต้องการแก้ไขร่วมกัน → OneDrive・SharePoint
- ต้องการให้ผู้อื่นอ่าน → ลิงก์แชร์ของ OneDrive
- ต้องการส่งไฟล์ที่เสร็จสิ้น → อีเมล・บริการแชร์ไฟล์
- ต้องการส่งเอกสารหลายชิ้นพร้อมกัน → ZIP・บริการแชร์ไฟล์
- ต้องการตั้งรหัสผ่าน → บริการแชร์ไฟล์ที่รองรับรหัสผ่าน
- ต้องการส่งไฟล์ชั่วคราว → บริการที่มีระยะเวลาหรือฟังก์ชันการลบ
หากคุณใช้ Microsoft 365 และต้องการแก้ไขเอกสารร่วมกัน OneDrive หรือ SharePoint จะสะดวกอย่างมาก ในทางกลับกัน หากต้องการส่งไฟล์ Word, Excel, PowerPoint แบบง่ายๆ คุณสามารถใช้วิธีการอัพโหลดไฟล์.
หากคุณต้องการอัพโหลดไฟล์และแชร์ผ่าน URL โดยไม่ต้องลงทะเบียน คุณสามารถใช้ UploadFได้ โดยรองรับการใช้งานจากทั้ง PC และสมาร์ทโฟน พร้อมฟีเจอร์การตั้งรหัสผ่านและการลบไฟล์แต่ละไฟล์.
หน้าแรก ช่วยเหลือ ติดต่อ 🌐Language