Uploader de arquivos

Como compartilhar Word, Excel e PowerPoint

Às vezes, você deseja passar arquivos criados em Word, Excel e PowerPoint para colegas de trabalho ou amigos.

Existem várias maneiras de compartilhar arquivos, e a opção adequada depende se você quer editar junto com a outra pessoa ou se apenas quer passar o arquivo final.

Para coedição, OneDrive é a melhor opção, enquanto para simplesmente passar arquivos, e-mail ou serviços de compartilhamento de arquivos podem ser utilizados.

Em particular, se o arquivo for muito grande ou se você quiser enviar vários arquivos do Word, Excel e PowerPoint juntos, o uso de um uploader de arquivos é conveniente.

Primeiro, escolha o método de compartilhamento adequado ao seu objetivo

Objetivo	Método recomendado
Editar juntos por várias pessoas	OneDrive・SharePoint
Permitir que o destinatário visualize	OneDrive・link compartilhado
Passar o arquivo final como está	E-mail・serviços de compartilhamento de arquivos
Passar vários arquivos do Office juntos	Arquivo ZIP・serviços de compartilhamento de arquivos
Quero compartilhar com senha	Serviços de compartilhamento de arquivos com suporte a senha

Apesar do termo "compartilhar", coedição e transferência de arquivos são usos diferentes. Primeiro, decida qual você deseja fazer, o que tornará mais fácil escolher o método.

Compartilhando Word, Excel e PowerPoint no OneDrive

Se você estiver usando o Microsoft 365, a maneira básica de compartilhar arquivos do Office é usando o OneDrive.

Ao salvar e compartilhar arquivos do Word, Excel e PowerPoint no OneDrive, você pode enviar um link para o destinatário. A informação oficial da Microsoft também indica que documentos do Office salvos no OneDrive ou SharePoint podem ser co-editados por várias pessoas.

Ao compartilhar, você também pode diferenciar entre "pessoas que podem editar" e "pessoas que podem apenas visualizar".

Passos básicos para compartilhar no OneDrive

1. Salvar arquivos do Word, Excel e PowerPoint no OneDrive
2. Selecionar o arquivo que deseja compartilhar
3. Selecionar "Compartilhar"
4. Configurar permissões de acesso para o destinatário ou link
5. Copiar o link e enviar para o destinatário

Se você não precisa que o destinatário edite, é seguro configurar permissões apenas para visualização.

No OneDrive, você pode também mudar as permissões do link compartilhado ou parar o compartilhamento. Ao compartilhar arquivos importantes, verifique quem pode editar antes de enviar o link.

Coedição de Word, Excel e PowerPoint

Se várias pessoas estão editando o mesmo arquivo, a coedição usando o OneDrive ou SharePoint é conveniente.

Por exemplo, ao ter várias pessoas inserindo dados em uma tabela do Excel, o método de enviar arquivos por e-mail torna difícil saber "qual arquivo é a versão mais recente".

Ao compartilhar arquivos no OneDrive, cada um pode abrir e trabalhar no mesmo arquivo. A Microsoft informa que Word, Excel e PowerPoint são compatíveis com coedição ao serem salvos no OneDrive ou SharePoint.

Particularmente, em arquivos como o Excel, que coletam dados de várias pessoas, não há necessidade de reenviar o arquivo repetidamente, o que é conveniente.

Pontos a considerar ao coeditar

• Configurar permissões de edição apenas para quem precisa
• Confirmar quem é o destinatário de arquivos importantes
• Utilizar formatos novos compatíveis e não formatos antigos de arquivos
• Se você deseja manter o arquivo original, crie uma cópia para compartilhar

A informação da Microsoft menciona que os formatos típicos que suportam coedição incluem Word ".docx", Excel ".xlsx" e PowerPoint ".pptx".

Método de passar Word, Excel e PowerPoint via link

Se você não precisa editar juntos, mas quer que a pessoa faça o download do arquivo, não é necessário usar a funcionalidade de coedição.

Você também pode simplesmente enviar o URL gerado após fazer o upload do arquivo.

Por exemplo, ao anexar um arquivo do Word ou Excel diretamente no e-mail, o tamanho do arquivo ou as restrições de capacidade do serviço de e-mail podem ser problemáticos. Além disso, enviar vários arquivos em muitas mensagens pode dificultar a gestão.

Nesses casos, fazer upload em serviços de compartilhamento de arquivos e enviar o URL é uma abordagem simples.

Compartilhando múltiplos Word, Excel e PowerPoint

Ao passar materiais de trabalho, não é garantido que haja apenas um arquivo do Word, Excel ou PowerPoint.

Por exemplo, pode haver casos de compartilhar os seguintes arquivos juntos:

• Materiais explicativos do Word
• Tabelas de resumo do Excel
• Materiais de apresentação do PowerPoint
• Materiais de referência, como imagens ou PDFs

Em vez de enviar cada um desses arquivos separadamente, é mais fácil compartilhar ao primeiro compactá-los em um arquivo ZIP.

Alguns serviços de compartilhamento de arquivos permitem fazer o upload de vários arquivos juntos, sendo prático nos casos onde criar um arquivo ZIP é incômodo.

Método para compartilhar arquivos grandes de Word, Excel e PowerPoint

Em PowerPoint, por exemplo, o uso de muitas imagens ou vídeos pode aumentar o tamanho do arquivo.

Se você enfrentar limitações de capacidade ao tentar anexar em e-mail, há a opção de não anexar forçadamente ao e-mail e usar serviços de compartilhamento de arquivos.

UploadF permite o upload de arquivos não apenas de PCs, mas também de smartphones. Ele também suporta upload por arrastar e soltar, além de selecionar arquivos no navegador.

Após fazer o upload de arquivos do Word, Excel e PowerPoint, basta enviar o URL gerado para o destinatário.

Além disso, como você pode gerenciar vários arquivos de uma vez, ele é útil se você deseja compartilhar múltiplos materiais, como Word, Excel e PowerPoint.

Compartilhando arquivos do Office com senha

Alguns arquivos, como documentos de clientes ou dados utilizados no trabalho, não devem estar acessíveis a qualquer um.

Nesses casos, é conveniente usar serviços de compartilhamento de arquivos que permitem o uso de senhas.

No UploadF, você pode adicionar uma senha aos arquivos que foram carregados. Isso é útil se você não deseja passar arquivos para aqueles que apenas conhecem o URL.

Por exemplo, você pode enviar o URL do arquivo por e-mail e transmitir a senha por outro meio de comunicação.

No entanto, definir uma senha não significa que você não deve verificar o destinatário. Ao compartilhar documentos importantes, é crucial não divulgar excessivamente o URL e a senha.

Como excluir arquivos do Office compartilhados posteriormente

Se você deseja apenas fornecer temporariamente documentos, pode escolher serviços que permitam excluir arquivos após o compartilhamento.

Por exemplo, se você passar materiais de PowerPoint para um cliente para verificação e não precisar mantê-los disponíveis após a confirmação.

No UploadF, você pode excluir arquivos carregados individualmente. Além disso, você pode definir um período de retenção a partir de um dia, podendo estendê-lo conforme necessário.

Separando arquivos que você deseja manter permanentemente e aqueles que deseja compartilhar temporariamente, você pode organizar melhor os arquivos compartilhados.

Checklist para compartilhar arquivos do Office

Antes de compartilhar Word, Excel e PowerPoint, é bom verificar os itens a seguir para sua segurança.

• Você não confundiu os arquivos a serem compartilhados?
• Não há informações pessoais ou dados desnecessários inclusos?
• Precisa que o destinatário faça edições?
• Se é só para visualização, você não deu permissões de edição?
• Se forem vários arquivos, é necessário compactá-los em um ZIP?
• O tamanho do arquivo não é excessivo?
• Você definiu uma senha, se necessário?
• Se é um compartilhamento temporário, você verificou o período de retenção ou o método de exclusão?

Resumo de métodos de compartilhamento do Word, Excel e PowerPoint

Os métodos para compartilhar Word, Excel e PowerPoint devem ser escolhidos com base no seu objetivo.

• Quero coeditar → OneDrive・SharePoint
• Quero que visualizem → Links compartilhados do OneDrive
• Quero passar o arquivo final → E-mail・serviços de compartilhamento de arquivos
• Quero passar vários documentos juntos → ZIP・serviços de compartilhamento de arquivos
• Quero colocar senha → Serviços de compartilhamento de arquivos com suporte a senha
• Quero passar arquivos temporariamente → Serviços com funcionalidades de retenção e exclusão

Se você estiver usando o Microsoft 365 e quiser editar a mesma apresentação com várias pessoas, OneDrive ou SharePoint são convenientes. Por outro lado, se você só quiser passar arquivos de Word, Excel e PowerPoint para outra pessoa, usar um uploader de arquivos também é uma opção.

Se você deseja compartilhar arquivos sem registro, fazendo upload direto do navegador, pode usar UploadF. Ele pode ser utilizado tanto em PC quanto em smartphone, além de suportar configurações de senha e exclusão de arquivos individuais.

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