ファイルアップローダー

Word・Excel・PowerPointを共有する方法

Word、Excel、PowerPointで作成したファイルを、仕事仲間や友人に渡したいことがあります。

ファイルを共有する方法はいくつかありますが、相手と一緒に編集したいのか、それとも完成したファイルを渡したいだけなのかによって適した方法が変わります。

共同編集ならOneDrive、単純にファイルを渡すだけならメールやファイル共有サービスなどが利用できます。

特に、ファイルサイズが大きかったり、複数のWord・Excel・PowerPointファイルをまとめて渡したかったりする場合は、ファイルアップローダーを利用すると便利です。

まずは目的に合った共有方法を選ぶ

目的	おすすめの方法
複数人で同時に編集したい	OneDrive・SharePoint
相手に閲覧してもらいたい	OneDrive・共有リンク
完成したファイルをそのまま渡したい	メール・ファイル共有サービス
複数のOfficeファイルをまとめて渡したい	ZIPファイル・ファイル共有サービス
パスワードを付けて共有したい	パスワード対応のファイル共有サービス

「共有」という言葉でも、共同編集とファイルの受け渡しは別の使い方です。まず自分がどちらをしたいのかを決めると、方法を選びやすくなります。

OneDriveでWord・Excel・PowerPointを共有する

Microsoft 365を利用しているなら、OneDriveを使ってOfficeファイルを共有する方法が基本的な選択肢です。

Word、Excel、PowerPointのファイルをOneDriveなどに保存して共有すると、相手にリンクを送ることができます。Microsoftの公式情報でも、OneDriveやSharePointに保存したOffice文書を複数人で共同編集できることが案内されています。

共有するときには、「編集できる人」と「閲覧だけできる人」を分けることもできます。

OneDriveで共有する基本手順

1. Word・Excel・PowerPointのファイルをOneDriveに保存する
2. 共有したいファイルを選択する
3. 「共有」を選択する
4. 共有相手やリンクのアクセス権を設定する
5. リンクをコピーして相手に送る

相手に編集してもらう必要がない場合は、閲覧のみの権限にしておくと安心です。

OneDriveでは共有リンクの権限を変更したり、共有を停止したりすることもできます。重要なファイルを共有するときは、誰が編集できる状態なのかを確認してからリンクを送るようにしましょう。

Word・Excel・PowerPointを共同編集する

複数人で同じファイルを編集する場合は、OneDriveやSharePointを利用した共同編集が便利です。

例えば、Excelで作った表に複数人が入力する場合、ファイルをメールで送り合う方法では「どのファイルが最新版なのか」が分かりにくくなります。

OneDrive上のファイルを共有すれば、同じファイルをそれぞれが開いて作業できます。Microsoftの案内でも、Word、Excel、PowerPointはOneDriveやSharePointに保存することで共同編集に対応しています。

特にExcelのように複数人からデータを集めるファイルでは、ファイルを何度も送り直す必要がないため便利です。

共同編集するときの注意点

• 編集権限を必要な人だけに設定する
• 重要なファイルは共有相手を確認する
• 古い形式のファイルではなく、対応する新しい形式を利用する
• 元ファイルを残したい場合は、共有用にコピーを作る

なお、Microsoftの案内では共同編集に対応する代表的な形式として、Wordの「.docx」、Excelの「.xlsx」、PowerPointの「.pptx」などが挙げられています。

Word・Excel・PowerPointをリンクで渡す方法

「一緒に編集する必要はないので、ファイルをダウンロードしてもらいたい」という場合は、必ずしも共同編集機能を使う必要はありません。

ファイルをアップロードして、発行されたURLを相手に送るだけの方法もあります。

例えば、メールにWordやExcelファイルを直接添付すると、ファイルサイズやメールサービス側の容量制限が問題になることがあります。また、複数のファイルを何通も送ると管理もしにくくなります。

このような場合は、ファイル共有サービスにアップロードしてURLを送る方法がシンプルです。

複数のWord・Excel・PowerPointをまとめて共有する

仕事で資料を渡す場合などは、Word、Excel、PowerPointのファイルが1つだけとは限りません。

例えば、次のようなファイルをまとめて渡すケースがあります。

• Wordの説明資料
• Excelの集計表
• PowerPointのプレゼン資料
• 画像やPDFなどの参考資料

これらを1ファイルずつ送るよりも、ZIPファイルにまとめてから共有すると、受け取る側も管理しやすくなります。

ファイル共有サービスによっては複数ファイルをまとめてアップロードできるため、ZIPファイルを作るのが面倒な場合にも便利です。

大きなWord・Excel・PowerPointを共有する方法

PowerPointなどでは画像や動画を多く使用すると、ファイルサイズが大きくなることがあります。

メールに添付して送ろうとして容量制限に引っかかる場合は、無理にメールへ添付せず、ファイル共有サービスを利用する方法があります。

UploadFなら、PCだけでなくスマートフォンからもファイルをアップロードできます。ブラウザ上でファイルを選択するだけでなく、ドラッグ＆ドロップによるアップロードにも対応しています。

Word、Excel、PowerPointのファイルをアップロードしたら、発行されたURLを相手に送るだけです。

また、複数ファイルを一度に扱えるため、Word・Excel・PowerPointなど複数の資料をまとめて共有したい場合にも利用できます。

パスワードを付けてOfficeファイルを共有する

取引先の資料や仕事で使用するデータなど、誰でもアクセスできる状態にしたくないファイルもあります。

このような場合は、パスワードを設定できるファイル共有サービスを利用すると便利です。

UploadFでは、アップロードしたファイルにパスワードを設定できます。URLだけを知っている人にそのままファイルを渡したくない場合に利用できます。

例えば、ファイルのURLをメールで送り、パスワードを別の連絡手段で伝えるといった使い方ができます。

ただし、パスワードを設定したからといって、共有先を確認しなくてよいわけではありません。重要な資料を共有するときは、URLとパスワードを必要以上に広めないことも大切です。

共有したOfficeファイルを後から削除したい場合

一時的に資料を渡したいだけなら、共有後にファイルを削除できるサービスを選ぶ方法もあります。

例えば、確認用のPowerPoint資料を取引先に渡し、確認が終わった後は公開しておく必要がないというケースです。

UploadFでは、アップロードしたファイルを個別に削除できます。また、保存期間は1日から設定でき、必要に応じて延長できます。

「ずっと保管するファイル」と「一時的に渡すファイル」を分けることで、共有したファイルを整理しやすくなります。

Officeファイルを共有するときのチェックリスト

Word・Excel・PowerPointを共有する前に、次の項目を確認しておくと安心です。

• 共有するファイルを間違えていないか
• 個人情報や不要なデータが含まれていないか
• 相手に編集してもらう必要があるか
• 閲覧だけでよい場合は編集権限を付けていないか
• 複数ファイルならZIP化する必要がないか
• ファイルサイズが大きすぎないか
• 必要に応じてパスワードを設定したか
• 一時的な共有なら保存期間や削除方法を確認したか

Word・Excel・PowerPointの共有方法まとめ

Word、Excel、PowerPointを共有する方法は、目的によって選ぶのがおすすめです。

• 共同編集したい → OneDrive・SharePoint
• 閲覧してもらいたい → OneDriveなどの共有リンク
• 完成したファイルを渡したい → メール・ファイル共有サービス
• 複数の資料をまとめて渡したい → ZIP・ファイル共有サービス
• パスワードを付けたい → パスワード対応のファイル共有サービス
• 一時的にファイルを渡したい → 保存期間や削除機能のあるサービス

Microsoft 365を利用していて、複数人で同じ資料を編集するならOneDriveやSharePointが便利です。一方、単純にWord・Excel・PowerPointのファイルを相手へ渡したいだけなら、ファイルアップローダーを使う方法もあります。

登録などをせず、ブラウザからファイルをアップロードしてURLで共有したい場合は、UploadFも利用できます。PC・スマートフォンのどちらからでも利用でき、パスワード設定や個別ファイル削除にも対応しています。

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