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Wie man Word, Excel und PowerPoint teilt

Es gibt Situationen, in denen man Dateien, die mit Word, Excel oder PowerPoint erstellt wurden, an Kollegen oder Freunde weitergeben möchte.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dateien zu teilen, aber die geeignete Methode hängt davon ab, ob man gemeinsam bearbeiten oder einfach nur eine fertige Datei übergeben möchte.

Für die gemeinsame Bearbeitung eignet sich OneDrive, während man für einfaches Übergeben von Dateien E-Mail oder Datei-Hosting-Dienste nutzen kann.

Insbesondere wenn die Datei groß ist oder mehrere Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien zusammen übergeben werden sollen, ist die Nutzung eines Datei-Upladers praktisch.

Wählen Sie zunächst die geeignete Methode zum Teilen

Zweck	Empfohlene Methode
Mehrere Personen sollen gleichzeitig bearbeiten	OneDrive, SharePoint
Den Empfänger sollen die Datei ansehen	OneDrive, Freigabelink
Eine fertige Datei direkt übergeben	E-Mail, Datei-Hosting-Dienste
Mehrere Office-Dateien auf einmal übergeben	ZIP-Datei, Datei-Hosting-Dienste
Passwortgeschützt teilen	Passwortgeschützte Datei-Hosting-Dienste

Auch das Wort „Teilen“ bezieht sich auf gemeinsame Bearbeitung und Dateiaustausch, die unterschiedlich verwendet werden. Es ist hilfreich, zunächst zu entscheiden, was man möchte, um die Methode leichter auszuwählen.

Word, Excel und PowerPoint in OneDrive teilen

Wenn man Microsoft 365 nutzt, ist das Teilen von Office-Dateien über OneDrive eine grundlegende Option.

Wenn man Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien in OneDrive speichert und teilt, kann man dem Empfänger einen Link senden. Microsoft bietet offizielle Informationen, dass man Office-Dokumente, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, gemeinsam bearbeiten kann.

Beim Teilen kann man auch „Bearbeitungsrechte für bestimmte Personen“ und „nur Ansichtsrechte“ trennen.

Grundlegende Schritte zum Teilen in OneDrive

1. Die Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei in OneDrive speichern
2. Die Datei auswählen, die man teilen möchte
3. „Teilen“ wählen
4. Die Berechtigungen für die Personen oder Links festlegen
5. Den Link kopieren und dem Empfänger senden

Wenn der Empfänger nicht bearbeitet, sollte man die Berechtigung auf nur Ansicht setzen, um sicher zu sein.

In OneDrive kann man die Freigabeberechtigungen ändern oder das Teilen stoppen. Wenn man wichtige Dateien teilt, sollte man sicherstellen, wer die Berechtigungen zum Bearbeiten hat, bevor man den Link sendet.

Word, Excel und PowerPoint gemeinsam bearbeiten

Für die gleichzeitige Bearbeitung derselben Datei durch mehrere Personen ist das gemeinsame Bearbeiten in OneDrive oder SharePoint praktisch.

Wenn beispielsweise mehrere Personen Daten in eine Tabelle in Excel eingeben, kann es schwierig werden zu verstehen, „welche Datei die neueste Version ist“, wenn man die Dateien per E-Mail hin- und herschickt.

Wenn man die Dateien in OneDrive teilt, können alle gleichzeitig an derselben Datei arbeiten. Laut Microsoft unterstützen Word, Excel und PowerPoint die gemeinsame Bearbeitung, wenn sie in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind.

Dies ist besonders praktisch für Dateien, bei denen man Daten von mehreren Personen sammeln möchte, da es nicht notwendig ist, die Datei mehrmals zu senden.

Wichtige Punkte beim gemeinsamen Bearbeiten

• Bearbeitungsrechte nur für notwendige Personen festlegen
• Wichtige Dateien analysieren, bevor man sie teilt
• Nicht ältere Formatdateien verwenden, sondern die entsprechenden neueren Formate nutzen
• Wenn das Original erhalten bleiben soll, eine Kopie für die Freigabe erstellen

Microsoft gibt an, dass gängige Formate für die gemeinsame Bearbeitung die Formate Word „.docx“, Excel „.xlsx“, und PowerPoint „.pptx“ sind.

Word, Excel und PowerPoint per Link übergeben

Wenn man sagt: „Es ist nicht notwendig, gemeinsam zu bearbeiten, ich möchte, dass die Datei heruntergeladen wird“, muss man nicht unbedingt die gemeinsame Bearbeitungsfunktion nutzen.

Eine Methode besteht darin, die Datei hochzuladen und die ausgegebene URL nur an den Empfänger zu senden.

Wenn man beispielsweise Word- oder Excel-Dateien direkt per E-Mail anhängt, können Dateigrößen und die Speicherkapazität des E-Mail-Dienstes ein Problem darstellen. Außerdem kann es unübersichtlich werden, wenn man mehrere Dateien in verschiedenen E-Mails sendet.

In solchen Fällen ist es einfacher, die Datei in einen Datei-Hosting-Dienst hochzuladen und die URL zu senden.

Mehrere Word, Excel und PowerPoint zusammen teilen

Bei der Übergabe von Materialien in der Arbeit sind Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien nicht immer nur eine.

Manchmal gibt es Fälle, in denen man die folgenden Dateien zusammen übergibt:

• Word-Erklärmaterial
• Excel-Zusammenfassung
• PowerPoint-Präsentationsmaterial
• Referenzmaterialien wie Bilder oder PDFs

Es ist einfacher, sie in einer ZIP-Datei zusammenzufassen, als sie einzeln zu senden, da der Empfänger sie dann leichter verwalten kann.

Einige Datei-Hosting-Dienste ermöglichen es, mehrere Dateien zusammen hochzuladen, was auch praktisch ist, wenn es mühsam ist, eine ZIP-Datei zu erstellen.

Wie man große Word, Excel und PowerPoint-Dateien teilt

Wenn in PowerPoint viele Bilder oder Videos verwendet werden, kann die Dateigröße groß werden.

Wenn man versucht, sie als E-Mail-Anhang zu senden und auf Größenbeschränkungen stößt, gibt es die Möglichkeit, stattdessen einen Datei-Hosting-Dienst zu nutzen.

UploadF ermöglicht es, Dateien sowohl von PCs als auch von Smartphones hochzuladen. Man kann Dateien im Browser auswählen oder per Drag & Drop hochladen.

Nachdem man die Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien hochgeladen hat, kann man einfach die ausgegebene URL an den Empfänger senden.

Außerdem kann man mehrere Dateien gleichzeitig behandeln, sodass es nützlich ist, wenn man mehrere Materialien wie Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien zusammen teilen möchte.

Wie man Office-Dateien mit Passwort teilt

Es gibt Dateien, die man für bestimmte Geschäftspartner oder zur Nutzung in der Arbeit hat, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen.

In einem solchen Fall ist es praktisch, einen Datei-Hosting-Dienst zu verwenden, der Passwörter einstellen kann.

UploadF ermöglicht es, Passwörter für hochgeladene Dateien festzulegen. Dies ist nützlich, wenn man die Datei nicht einfach jedem geben möchte, der nur den Link kennt.

Man könnte beispielsweise die URL der Datei per E-Mail senden und das Passwort über einen anderen Kommunikationsweg mitteilen.

Allerdings bedeutet das Setzen eines Passworts nicht, dass man die Freigabeempfänger nicht überprüfen sollte. Es ist wichtig, bei der Freigabe wichtiger Dokumente darauf zu achten, den URL und das Passwort nicht unnötig zu verbreiten.

Was tun, wenn man später geteilte Office-Dateien löschen möchte

Wenn man nur vorübergehend Materialien weitergeben möchte, kann man auch einen Dienst wählen, der das Löschen der Dateien nach dem Teilen ermöglicht.

Beispielsweise könnte man einer Geschäftsbeziehung PowerPoint-Material zur Überprüfung geben und nach dem Abschluss der Überprüfung nicht mehr öffentlich halten müssen.

UploadF erlaubt das individuelle Löschen hochgeladener Dateien. Die Speicherzeit kann von einem Tag an eingestellt und bei Bedarf verlängert werden.

Indem man „Dateien, die dauerhaft aufbewahrt werden“ und „temporär weitergegebene Dateien“ trennt, wird es einfacher, die geteilten Dateien zu organisieren.

Checkliste für das Teilen von Office-Dateien

Bevor man Word, Excel oder PowerPoint teilt, ist es sicher, folgende Punkte zu prüfen.

• Ob man die richtigen Dateien zum Teilen ausgewählt hat
• Ob persönliche Informationen oder unnötige Daten enthalten sind
• Ob der Empfänger bearbeiten soll
• Ob man keine Bearbeitungsrechte eingeräumt hat, wenn nur Ansicht erforderlich ist
• Ob man die Dateien in eine ZIP-Datei zusammenfassen muss, wenn mehrere vorhanden sind
• Ob die Dateigröße nicht zu groß ist
• Ob man bei Bedarf ein Passwort festgelegt hat
• Ob man bei temporärem Teilen die Speicherdauer und die Löschmethode geprüft hat

Zusammenfassung der Methoden zum Teilen von Word, Excel und PowerPoint

Die Methode zum Teilen von Word, Excel und PowerPoint sollte entsprechend dem Zweck ausgewählt werden.

• Gemeinsam bearbeiten wollen → OneDrive, SharePoint
• Ansicht gewähren wollen → OneDrive oder Freigabelink
• Fertige Datei übergeben wollen → E-Mail, Datei-Hosting-Dienst
• Mehrere Materialien zusammen übergeben wollen → ZIP, Datei-Hosting-Dienst
• Passwort hinzufügen wollen → Passwortgeschützter Datei-Hosting-Dienst
• Temporär Dateien weitergeben wollen → Dienst mit Speicher- und Löschfunktion

Wenn man Microsoft 365 nutzt und mehrere Personen dieselben Materialien bearbeiten möchten, sind OneDrive oder SharePoint praktisch. Wenn man jedoch einfach nur Word, Excel oder PowerPoint-Dateien übergeben möchte, kann auch die Methode des Datei-Upladers sinnvoll sein.

Falls man ohne Registrierung Dateien über den Browser hochladen und per URL teilen möchte, ist UploadF eine gute Wahl. Es ist von PCs und Smartphones aus nutzbar und unterstützt Passwortsetzungen sowie die individuelle Löschung von Dateien.

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