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Wie reicht man große Dateien zur Druckerei ein?

Wenn man Druckdaten wie Flyer, Visitenkarten, Poster oder Broschüren an die Druckerei einreicht, ist es oft schwierig, ZIP-Dateien oder große Daten zu versenden.

Wenn man versucht, sie per E-Mail anzuhängen, ist die Dateigröße möglicherweise zu groß, oder es müssen mehrere Dateien übermittelt werden, einschließlich nicht nur Illustrator-AI-Dateien, sondern auch eingebetteter Bilder und zur Überprüfung dienenden PDFs.

In solchen Fällen ist es praktisch, zuerst die Einreichungsregeln der Druckerei zu überprüfen, die erforderlichen Daten in einen einzigen Ordner zu packen, sie im ZIP-Format zu komprimieren und dann mit einem Dateitransferdienst zu versenden.

Insbesondere bei großen Daten sollte man nicht auf die E-Mail-Anhängemethode bestehen, sondern einen Datei-Upload-Dienst nutzen und die generierte Download-URL der Druckerei mitteilen.

Zuerst die Einreichungsmethoden der Druckerei überprüfen

Was man zuerst überprüfen möchte, sind drei Punkte: „In welchem Format kann eingereicht werden?“, „Wie große MB/GB dürfen gesendet werden?“ und „Auf welche Weise wird gesendet?“

Die Methoden können je nach Druckerei unterschiedlich sein, wie z.B. direkte Uploads über ein Webformular, E-Mail-Anhänge, FTP, dedizierte Server und Dateitransferdienste.

Außerdem kann es sein, dass man eine Datei direkt einreichen kann, aber wenn mehrere Daten oder eingebettete Bilder verwendet werden, kann es sein, dass man dazu aufgefordert wird, alles in eine ZIP-Datei zu packen.

Daher ist es wichtig, sich nicht einfach „Ich mache einfach ZIP und sende es“ zu denken, sondern zuerst die Einreichungsrichtlinien der Druckerei, bei der man bestellt hat, zu überprüfen.

So packt man Druckdaten in eine ZIP-Datei

Bei Druckdaten, die z.B. mit Illustrator erstellt wurden, sind möglicherweise nicht nur die AI-Datei, sondern auch eingebettete Bilder und zur Überprüfung benötigte PDFs erforderlich.

In diesem Fall packt man die erforderlichen Dateien in einen einzigen Ordner und komprimiert diesen Ordner im ZIP-Format.

Beispielsweise könnte die Struktur so aussehen:

Eingabedaten
├─ flyer.ai
├─ image
│  ├─ photo01.jpg
│  └─ photo02.jpg
└─ preview.pdf

Wenn man dies ZIP-komprimiert, erhält man eine Datei:

Eingabedaten.zip

Das Zusammenfassen der benötigten Daten in eine Datei hat den Vorteil, dass man Einreichungsfehler vermeiden kann, anstatt mehrere getrennte Dateien zu senden.

Wenn ZIP-Dateien nicht per E-Mail gesendet werden können

Ein Problem tritt auf, wenn die ZIP-Datei zu groß wird.

Wenn man hochauflösende Bilder für den Druck oder Daten aus Illustrator, Photoshop usw. zusammenfasst, könnte die Dateigröße ansteigen.

In solchen Fällen sollte man die ZIP-Datei nicht direkt an die E-Mail anhängen, sondern sie auf einen Dateitransferdienst hochladen und die ausgegebene URL der Druckerei mitteilen.

Die Druckerei kann auch auf die Nutzung eines Dateitransferdienstes für große Daten hinweisen.

Wenn die Druckerei zum Beispiel sagt: „Bitte nutzen Sie unseren Dateiübertragungsdienst“ oder „Bitte senden Sie uns den Download-Link“, sollte man sich an diese Anweisung halten und die Daten hochladen.

Einreichen mit einem kostenlosen Datei-Upload-Dienst

Wenn keine bestimmten Dienste von der Druckerei angegeben wurden, kann man auch einen Datei-Upload-Dienst wie UploadF verwenden.

UploadF ist ein Datei-Upload-Dienst, den man nicht nur von einem PC aus, sondern auch von einem Smartphone verwenden kann. Es ist möglich, Dateien ohne Registrierung hochzuladen und mehrere Dateien gleichzeitig zu senden.

Sobald man die ZIP-Datei der Eingabedaten vorbereitet hat, lädt man sie auf UploadF hoch und übermittelt der Druckerei die angezeigte Teilen-URL.

Beispielsweise könnte der Ablauf wie folgt aussehen:

1. Einreichungsrichtlinie der Druckerei prüfen
2. Erforderliche Daten wie AI, PDF, Bilder vorbereiten
3. Die erforderlichen Dateien in einen einzigen Ordner packen
4. Ordner im ZIP-Format komprimieren
5. UploadF die ZIP-Datei hochladen
6. Die ausgegebene URL an die Druckerei senden
7. Die Druckerei lädt die Datei herunter

Wenn die Druckerei spezielle Einreichungsmethoden vorgeschrieben hat, sollten diese Priorität haben. Wenn keine Vorgabe vorhanden ist, kann dies als Methode zum Übertragen großer Daten über eine URL genutzt werden.

Vor dem Komprimieren überprüfen, welche Druckdaten erforderlich sind

Wenn man sich nur auf das Senden großer Dateien konzentriert, kann es passieren, dass man unvollständige Druckdaten einreicht.

Insbesondere bei Daten wie Illustrator kann es vorkommen, dass eingebettete Bilder in separaten Dateien vorliegen, daher ist Vorsicht geboten.

Die erforderlichen Formate können je nach Druckerei unterschiedlich sein, aber es ist beruhigend, vor der Einreichung die folgenden Punkte zu überprüfen.

• Entspricht es dem von der Druckerei angegebenen Dateiformat?
• Sind alle erforderlichen Dateien, wie eingebettete Bilder, vorhanden?
• Ist eine PDF zur Überprüfung oder ein Screenshot erforderlich?
• Wurden die angegebenen Anforderungen wie das Umwandeln von Schriftarten in Pfade durchgeführt?
• Ist der angegebene Farbmodus, wie CMYK, eingehalten?
• Wurden die Anforderungen an Beschnitt und Markierung erfüllt?
• Wenn es um Dateinamen geht, sind sie verständlich?
• Sind keine Daten anderer Projekte mischt?

Die Spezifikationen können je nach Druckerei variieren, daher sind die obigen Punkte allgemeine Überprüfungselemente. Bei der tatsächlichen Einreichung sollten die speziellen Einreichungsrichtlinien der Druckerei, bei der man bestellt hat, Priorität haben.

Checkliste vor der Einreichung bei der Druckerei

Überprüfen Sie die folgenden Punkte, bevor Sie die ZIP-Datei hochladen.

• Die Einreichungsformate der Druckerei überprüft
• Erforderliche AI-, PDF-, Bilddaten zusammengestellt
• Keine defekten Links zu eingebetteten Bildern
• Falls erforderlich, Schriftarten in Pfade umgewandelt
• Beschnitt, Markierungen usw. überprüft
• Überprüfen, ob eine PDF oder Bilder zur Überprüfung erforderlich sind
• Dateinamen verständlich gemacht
• Keine unnötigen Dateien in das ZIP gepackt
• ZIP-Datei erstellt
• Die URL nach dem Hochladen überprüft

Achten Sie auch auf den Namen der ZIP-Datei

Einige Druckereien raten davon ab, japanische Zeichen oder spezielle Symbole im Dateinamen zu verwenden.

Insbesondere wenn Daten über mehrere Umgebungen übergeben werden, besteht die Möglichkeit, dass es zu Problemen mit der Zeichenkodierung oder den Symbolen kommt.

Wenn es eine Vorgabe gibt, sollte man unbedingt befolgen; selbst wenn keine Vorschrift vorliegt, sollte man z.B. den Namen

20260917_flyer_A4.zip
company_name_poster.zip
event2026_data.zip

so wählen, dass der Inhalt leicht verständlich ist und hauptsächlich aus alphanumerischen Zeichen besteht, was das Management einfacher macht.

Sollte man passwortgeschützte ZIPs verwenden?

In Anbetracht der Sicherheit der Druckdaten möchte man gelegentlich passwortgeschützte ZIP-Dateien verwenden.

Jedoch wird der Umgang damit von der Druckerei unterschiedlich gehandhabt.

Einige Druckereien akzeptieren keine passwortgeschützten ZIP-Dateien, daher sollte man „Weil es sicher ist“ nicht einfach ein Passwort ohne Rücksprache festlegen.

Wenn ein Passwort erforderlich ist, ist es sinnvoll, die Druckerei nach der Vorgehensweise zu fragen, bevor man es festlegt.

Tipps beim Senden der URL an die Druckerei

Wenn ein Dateitransferdienst verwendet wird, muss man der Druckerei die Download-URL mitteilen.

In diesem Fall sollte man nicht nur die URL senden, sondern auch sicherstellen, dass aus der E-Mail erkennbar ist, um welches Projekt es sich handelt, damit der Verantwortliche es leicht überprüfen kann.

Zum Beispiel können die folgenden Informationen im E-Mail-Text enthalten sein:

• Name des Bestellers/Unternehmens
• Bestellnummer
• Art des Druckobjekts
• Dateiname der einzureichenden Daten
• Download-URL
• Je nach Bedarf Hinweise

Insbesondere wenn mehrere Druckobjekte bestellt werden, ist es hilfreich, klarzustellen, „welche Daten zu welchem Produkt gehören“, um Verwechslungen bei den einzureichenden Daten zu vermeiden.

Praktisch, wenn man Bilder in ZIP zusammenfassen möchte

Druckdaten können nicht nur AI und PDF umfassen, sondern auch eine große Menge an Bildern beinhalten.

Wenn man beispielsweise Fotomaterial zusammenfassen möchte, um es der Druckerei zu übergeben, ist es einfacher, mehrere Bilder in eine ZIP-Datei zu packen und dann hochzuladen.

UploadF ermöglicht es, mehrere Dateien zusammen hochzuladen, und bietet zudem Funktionen, um Bilder zusammenzufassen, zu listen oder zu zippen.

Es kann auch nützlich sein, Bildorganisation und Vorbereitung für die Einreichung zeitgleich zu erledigen.

Man kann auch Druckdaten vom Smartphone senden

In letzter Zeit gibt es Fälle, in denen man Bilder, die mit einem Smartphone aufgenommen wurden, oder PDFs, die auf dem Smartphone gespeichert sind, an die Druckerei übermitteln möchte.

Selbst wenn man die Daten nicht am PC senden kann, kann man UploadF auch vom Smartphone aus nutzen.

Da man Dateien direkt vom Smartphone auswählen und hochladen kann, ist dieser Dienst praktisch, wenn man Daten unterwegs teilen möchte.

Allerdings hängt es von der Größe des Druckobjekts und den Spezifikationen der Druckerei ab, ob die mit dem Smartphone aufgenommenen Bilder direkt für den Druck verwendet werden können. Es ist ein Unterschied, ob man die Datei senden kann und ob die Daten druckfähig sind, also sollte man im Voraus die Auflösung und Größe überprüfen.

Die Einreichung großer Dateien an die Druckerei ist durch URL-Sharing unkompliziert

Wenn man ZIP-Dateien oder große Druckdaten an die Druckerei sendet, kann man es leichter nachvollziehen, indem man folgendes bedenkt:

1. Zuerst die Einreichungsregeln der Druckerei überprüfen
2. Die erforderlichen Druckdaten in einen einzigen Ordner packen
3. Falls erforderlich, im ZIP-Format komprimieren
4. Falls die Größe nicht per E-Mail gesendet werden kann, einen Dateitransferdienst nutzen
5. Die hochgeladene URL der Druckerei mitteilen

Insbesondere wenn man mit mehreren Dateien wie AI, eingebetteten Bildern oder zur Überprüfung benötigten PDFs arbeitet, ist es einfacher, diese in einer ZIP-Datei zu sammeln, um die Daten zu organisieren.

Wenn die Druckerei keinen speziellen Dienst angegeben hat, kann man auch einen kostenlosen Datei-Upload-Dienst wie UploadF verwenden, um große ZIP-Dateien über eine URL zu teilen.

Wenn „die Datei kann nicht per E-Mail gesendet werden, also kann sie nicht eingereicht werden“ der Fall ist, kann dies oft durch die Nutzung eines Dateitransferdienstes gelöst werden.

Dennoch haben letztendlich die spezifischen Anforderungen der Druckerei für Datei-Format, Größe und Einreichungsmethodik Vorrang. Bevor man Daten sendet, sollte man die Einreichungsrichtlinien überprüfen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Dateien vorhanden sind, bevor man sie sendet.

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