Uploader souborů

Jak sdílet soubory Word, Excel a PowerPoint

Občas se může stát, že chcete předat soubory vytvořené v programech Word, Excel a PowerPoint svým kolegům nebo přátelům.

Existuje několik způsobů, jak soubory sdílet, ale vhodný způsob se liší v závislosti na tom, zda chcete, aby s nimi někdo spolupracoval, nebo zda je chcete pouze předat.

Pokud chcete spolupracovat, můžete použít OneDrive; pokud chcete soubor pouze předat, můžete využít e-mail nebo služby pro sdílení souborů.

Zejména v případech, kdy jsou soubory velké nebo když chcete předat více souborů Word, Excel a PowerPoint najednou, může být užitečné použít nahrávač souborů.

Nejprve si vyberte vhodný způsob sdílení

Účel	Doporučený způsob
Chci, aby na souboru pracovalo více lidí současně	OneDrive, SharePoint
Chci, aby si to prohlédli	OneDrive, sdílený odkaz
Chci předat hotový soubor	E-mail, služba pro sdílení souborů
Chci předat více souborů Office najednou	ZIP soubor, služba pro sdílení souborů
Chci sdílet s heslem	Služba pro sdílení souborů s podporou hesel

Slovo „sdílení“ se týká jak spolupráce, tak předání souborů, což jsou různé postupy. Pokud si určíte, co přesně chcete, bude pro vás snazší vybrat příslušný způsob.

Jak sdílet Word, Excel a PowerPoint pomocí OneDrive

Pokud používáte Microsoft 365, základním způsobem, jak sdílet soubory Office, je využití OneDrive.

Když uložíte soubory Word, Excel, PowerPoint na OneDrive a sdílíte je, můžete odeslat odkaz druhé straně. Oficiální informace od Microsoftu také potvrzují, že dokumenty Office uložené na OneDrive nebo SharePoint mohou být editovány více lidmi společně.

Při sdílení můžete také rozlišit mezi „lidmi, kteří mohou upravovat“ a „lidmi, kteří mohou pouze prohlížet“.

Základní postup sdílení pomocí OneDrive

1. Uložit soubor Word, Excel, PowerPoint na OneDrive
2. Vybrat soubor, který chcete sdílet
3. Vybrat „Sdílet“
4. Nastavit oprávnění pro příjemce a odkaz
5. Kopírovat odkaz a poslat ho druhé straně

Pokud není nutné, aby druhá strana soubor upravovala, je dobré nastavit pouze oprávnění pro prohlížení.

Na OneDrive můžete také měnit oprávnění pro sdílené odkazy nebo sdílení zrušit. Před odesláním odkazu se ujistěte, kdo může upravovat důležité soubory.

Společná editace Word, Excel a PowerPoint

Pokud potřebuje více lidí upravovat stejný soubor, je spolupráce pomocí OneDrive nebo SharePoint velmi užitečná.

Při zadávání více lidí do tabulky vytvořené v Excelu se může stát, že při posílání e-mailem nebude jasné, „který soubor je aktuální“.

Pokud sdílíte soubor na OneDrive, každý může otevřít stejný soubor a pracovat na něm. Podle pokynů od Microsoftu Word, Excel a PowerPoint podporují společnou editaci, pokud jsou uloženy na OneDrive nebo SharePoint.

Zejména u souboru jako Excel, kde sbíráte data od více lidí, je to užitečné, protože není nutné neustále posílat soubory znovu.

Poznámky k společné editaci

• Nastavte oprávnění pouze pro ty, kdo to potřebují
• Při sdílení důležitých souborů zkontrolujte příjemce
• Používejte podporovaný nový formát namísto starého
• Pokud chcete ponechat původní soubor, vytvořte kopii pro sdílení

Dle pokynů od Microsoftu jsou běžné formáty podporující společnou editaci, jako „.docx“ pro Word, „.xlsx“ pro Excel, „.pptx“ pro PowerPoint.

Jak poslat Word, Excel a PowerPoint pomocí odkazu

Pokud nechcete, aby se soubor upravoval, ale chcete, aby si ho příjemce stáhl, není nutné vždy používat funkci pro společnou editaci.

Existuje také jednoduchý způsob, jak soubor nahrát a poslat příjemci URL.

Například, když přímo připojíte soubor Word nebo Excel k e-mailu, velikost souboru nebo omezení kapacity služby e-mailu může být problém. Kromě toho, pokud posíláte více souborů v několika emailech, může být obtížné je spravovat.

V takovém případě je nahrání souboru na službu pro sdílení souborů a odeslání URL jednoduchým řešením.

Jak sdílet více Word, Excel a PowerPoint najednou

Při předávání materiálů v práci není vždy jen jeden dokument Word, Excel, PowerPoint.

Příklady situací, kdy chcete předat více dokumentů, mohou být následující:

• Prezentace v Wordu
• Tabulka v Excelu
• Prezentace v PowerPointu
• Obrázky nebo PDF jako referenční materiály

Namísto odesílání každého z nich jednotlivě, sdílení jako ZIP soubor je snazší pro příjemce.

Některé služby pro sdílení souborů podporují hromadné nahrávání více souborů, což je užitečné, pokud se vám nechce tvořit ZIP soubor.

Jak sdílet velké soubory Word, Excel a PowerPoint

Při používání PowerPointu s mnoha obrázky nebo videi může velikost souboru vzrůst.

Když se pokoušíte připojit soubor k e-mailu a narazíte na omezení kapacity, existuje možnost nepřipojovat soubor tvrdošíjně k e-mailu a místo toho použít službu pro sdílení souborů.

UploadF umožňuje nahrávání souborů nejen z PC, ale také ze smartfonů. Umožňuje nahrávat soubory nejen výběrem přes prohlížeč, ale také přetažením a upuštěním.

Až nahráte soubory Word, Excel a PowerPoint, stačí odeslat vytvořený URL příjemci.

Navíc, můžete zpracovávat více souborů najednou, takže jestli chcete sdílet více materiálů z Wordu, Excelu a PowerPointu, můžete to udělat i takto.

Jak sdílet Office soubory se zabezpečením pomocí hesla

Existují také soubory, jako jsou dokumenty dla druhé strany nebo data používaná v práci, které nechcete, aby byly přístupné každému.

V takovém případě je užitečné použít službu pro sdílení souborů, která umožňuje nastavit heslo.

UploadF umožňuje nastavit heslo pro nahrané soubory. Pokud nechcete, aby lidé, kteří znají pouze URL, měli k souboru přístup, můžete použít tuto funkci.

Například, můžete poslat URL souboru e-mailem a sdělit heslo jiným způsobem.

Však zatímco máte nastaven heslo, to neznamená, že se můžete vyhnout kontrole příjemců. Při sdílení důležitých dokumentů je také důležité nejenže URL, ale také heslo nešířit příliš daleko.

Jak odstranit sdílené Office soubory později

Pokud potřebujete dokumenty poskytnout jen dočasně, může být užitečné zvolit službu, která umožňuje soubory po sdílení odstranit.

Příklad by byl, když poskytnete PowerPoint jako souvislý podklady a po kontrole není nutné je udržovat veřejně přístupné.

UploadF umožňuje individuální odstranění nahraných souborů. Můžete nastavit dobu uchování od 1 dne a v případě potřeby ji prodloužit.

Oddělením „souborů, které potřebují být uchovány navždy“, a „dočasně předaných souborů“ si usnadníte organizaci sdílených souborů.

Kontrolní seznam pro sdílení Office souborů

Před sdílením Word, Excel, PowerPoint, je dobré zkontrolovat následující body.

• Nezměnili jste omylem sdílené soubory
• Neobsahuje osobní údaje nebo nepotřebné informace
• Je nutné, aby druhá strana soubor upravovala
• Pokud stačí prohlížení, nebyla dána oprávnění k úpravám
• Pokud posíláte více souborů, není potřeba je ZIPovat
• Velikost souboru není příliš velká
• Pokud je třeba, bylo nastaveno heslo
• Pokud jde o dočasné sdílení, zkontrolovali jste dobu uchování a metodu odstranění

Shrnutí metod sdílení Word, Excel a PowerPoint

Metoda sdílení Word, Excel, PowerPoint by měla být vybírána podle účelu.

• Chci spolupracovat → OneDrive, SharePoint
• Chci, aby si to prohlédli → sdílený odkaz na OneDrive
• Chci předat hotový soubor → e-mail, služba pro sdílení souborů
• Chci předat více dokumentů najednou → ZIP, služba pro sdílení souborů
• Chci mít heslo → služba pro sdílení souborů s podporou hesel
• Chci soubor předat dočasně → služba s funkcí uchovávání a odstraňování

Pokud používáte Microsoft 365 a potřebujete, aby více lidí upravovalo stejné dokumenty, OneDrive nebo SharePoint jsou výhodné. Na druhou stranu, pokud chcete jen jednoduše poslat soubory Word, Excel, PowerPoint, můžete také využít nahrávač souborů.

Pokud chcete nahrávat soubory přes prohlížeč bez registrace a sdílet pomocí URL, můžete také využít UploadF, který poskytuje možnost nahrávání souborů z PC a chytrých telefonů a také podporuje nastavení hesla a individuální odstranění souborů.

Hlavní stránka   Nápověda   Kontakt   🌐Language