檔案上傳工具
如何共享Word・Excel・PowerPoint
有時我們希望將使用Word、Excel和PowerPoint創建的文件發送給同事或朋友。
共享文件的方法有幾種，但根據您是想與對方共同編輯，還是僅僅想發送完成的文件，適合的方法會有所不同。
如果需要共同編輯，可以使用OneDrive；如果只是簡單地傳遞文件，可以使用電子郵件或文件共享服務等。
特別是當文件大小很大，或者您希望一次性傳遞多個Word、Excel、PowerPoint文件時，使用文件上傳器會非常方便。
首先選擇適合的共享方法
| 目的 | 推薦方法 |
|---|---|
| 希望多個人同時編輯 | OneDrive・SharePoint |
| 希望對方能查看 | OneDrive・共享鏈接 |
| 想直接發送完成的文件 | 電子郵件・文件共享服務 |
| 希望一次性傳遞多個Office文件 | ZIP文件・文件共享服務 |
| 希望設置密碼保護進行共享 | 支持密碼的文件共享服務 |
雖然"共享"這個詞，但共同編輯和文件傳遞是不同的用途。首先決定自己想要哪一個，這樣會更容易選擇方法。
使用OneDrive共享Word・Excel・PowerPoint
如果您使用Microsoft 365，使用OneDrive共享Office文件是基本選擇。
將Word、Excel、PowerPoint文件保存在OneDrive等處進行共享後，可以向對方發送鏈接。根據Microsoft的官方資訊，使用OneDrive或SharePoint保存的Office文檔可以進行多人共同編輯。
在共享時，您還可以將"可編輯的人"和"只有查看的人"區分開來。
OneDrive共享的基本步驟
- 將Word・Excel・PowerPoint文件保存到OneDrive
- 選擇要共享的文件
- 選擇"共享"
- 設置共享對象或鏈接的訪問權限
- 複製鏈接並發送給對方
如果不需要對方進行編輯，建議將權限設置為僅查看。
在OneDrive上，您也可以更改共享鏈接的權限或停止共享。共享重要文件時，請在發送鏈接之前檢查誰能編輯。
共同編輯Word・Excel・PowerPoint
如果要由多個人編輯同一文件，使用OneDrive或SharePoint的共同編輯會很方便。
例如，當多個人需要在Excel中輸入數據時，通過電子郵件互相發送文件的方法會變得困難，因為"哪個文件是最新的"會變得難以識別。
共享OneDrive上的文件後，每個人都可以打開同一文件進行工作。根據Microsoft的指引，使用OneDrive或SharePoint保存的Word、Excel、PowerPoint文檔可以支持共同編輯。
特別是在像Excel這樣需要從多個人那裡收集數據的文件中，這樣做無需多次重新發送文件，會非常方便。
共同編輯時的注意事項
- 僅為需要的人設置編輯權限
- 確認重要文件的共享對象
- 使用適合的新格式，而不是舊格式的文件
- 如果希望保留原文件，請為共享創建副本
此外，根據Microsoft的指引，Word的".docx"、Excel的".xlsx"、PowerPoint的".pptx"等是支持共同編輯的主要格式。
通過鏈接傳遞Word・Excel・PowerPoint的方法
如果"不需要共同編輯，只是希望別人下載文件"，那麼不一定要使用共同編輯功能。
將文件上傳後，只需將發佈的URL發送給對方也可以。
例如，直接將Word或Excel文件附加到電子郵件中，可能會因文件大小或電子郵件服務的容量限制而產生問題。此外，發送多個文件會使管理變得困難。
在這種情況下，將文件上傳到文件共享服務並發送URL的方法就非常簡單。
一次性共享多個Word・Excel・PowerPoint
在工作中發送資料時，Word、Excel和PowerPoint文件不一定只有一個。
例如，您可能會有以下文件需要一起傳遞。
- Word的說明資料
- Excel的匯總表
- PowerPoint的演示材料
- 圖片或PDF等參考資料
與其一個個發送這些文件，不如先打包成ZIP文件再共享，這樣接收方也容易管理。
某些文件共享服務可以同時上傳多個文件，因此在不方便創建ZIP文件的情況下，這也非常方便。
共享大文件的Word・Excel・PowerPoint的方法
在PowerPoint等中，使用了大量圖片或視頻的話，文件大小可能會變大。
如果嘗試通過電子郵件發送時受到容量限制，可以考慮不要強行附加到郵件中，而是使用文件共享服務的方法。
UploadF允許您不僅通過電腦上傳文件，還可以通過智能手機上傳。您只需在瀏覽器上選擇文件，並且支持拖放上傳。
上傳Word、Excel、PowerPoint文件後，只需將發佈的URL發送給對方即可。
此外，因為可以一次處理多個文件，還方便在需要一併共享多個Word、Excel、PowerPoint等資料時使用。
帶密碼共享Office文件
有些文件如交易對手的資料或工作所用的數據，不想讓任何人都能隨意訪問。
在這種情況下，使用支持密碼的文件共享服務會很方便。
在UploadF上，您可以為上傳的文件設置密碼。如果不希望知道URL的人隨便訪問文件，可以這樣使用。
例如，通過電子郵件發送文件的URL，而將密碼用另一種聯繫方式告訴對方。
不過，設置密碼後，也不代表就可以不檢查共享對象。共享重要資料時，則需避免過度散播URL和密碼。
如果想在以後刪除已共享的Office文件
如果只是暫時想發送資料，可以選擇共享後可以刪除的服務。
例如，將PowerPoint資料發送給交易對手進行確認後，確認結束後就不需要保留公開。
在UploadF上，您可以單獨刪除上傳的文件。此外，保存期限也可以設定為從1天開始，必要時可以延長。
通過將"長期保存的文件"與"暫時發送的文件"區分開，可以更容易地整理共享的文件。
共享Office文件時的檢查清單
在共享Word、Excel、PowerPoint之前，檢查以下項目會讓人安心。
- 確保沒有錯誤共享文件
- 確認沒有包含個人信息或不需要的數據
- 是否有需要對方進行編輯的必要
- 如果僅需查看，是否未給予編輯權限
- 如果是多個文件，檢查是否需要ZIP壓縮
- 檔案大小是否過大
- 是否根據需要設置了密碼
- 如果是一次性共享，是否檢查保存期限和刪除方法
共享Word・Excel・PowerPoint的方法總結
共享Word、Excel、PowerPoint的方法，根據目的選擇是最為推薦的。
- 希望共同編輯 → OneDrive・SharePoint
- 希望讓人查看 → OneDrive等的共享鏈接
- 希望傳遞完成的文件 → 電子郵件・文件共享服務
- 希望一次性傳遞多個資料 → ZIP・文件共享服務
- 希望設置密碼 → 支持密碼的文件共享服務
- 希望暫時傳遞文件 → 具有保存期限和刪除功能的服務
如果您使用Microsoft 365，並且想要多個人共同編輯同一資料，那麼OneDrive或SharePoint會很方便。另一方面，如果僅僅想將Word、Excel、PowerPoint文件傳遞給對方，也可以考慮使用文件上傳器的方法。
如果您想直接從瀏覽器上傳文件且不進行註冊，可以使用UploadF。可從電腦或智能手機訪問，並支持設置密碼和單獨文件刪除。
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