Nahrávač súborov

Spôsoby zdieľania súborov Word, Excel a PowerPoint

Existujú situácie, keď chcete zdieľať súbory vytvorené pomocou Word, Excel alebo PowerPoint so svojimi kolegami alebo priateľmi.

Existuje niekoľko spôsobov, ako zdieľať súbory, a správna metóda sa líši v závislosti od toho, či chcete, aby s nimi niekto editoval, alebo či len chcete predať hotový súbor.

Ako na kolaboratívne editovanie je vhodný OneDrive, zatiaľ čo pre jednoduché odovzdanie súboru môžete využiť e-mail alebo servis na zdieľanie súborov.

Obzvlášť, ak majú súbory veľkú veľkosť alebo ak chcete zdieľať viacero súborov Word, Excel alebo PowerPoint naraz, môže byť užitočné použiť nástroj na nahrávanie súborov.

Najprv si vyberte spôsob zdieľania, ktorý vyhovuje vašim potrebám

Účel	Odporúčaný spôsob
Chcete súčasne editovať s viacerými osobami	OneDrive, SharePoint
Chcete, aby ich niekto prezeral	OneDrive, zdieľaný odkaz
Chcete odovzdať dokončený súbor	E-mail, servis na zdieľanie súborov
Chcete zdieľať viacero súborov Office naraz	ZIP súbory, servis na zdieľanie súborov
Chcete zdieľať so zabezpečením pomocou hesla	Servis na zdieľanie súborov s podporou hesla

Aj keď sa používajú slová „zdieľať“, kolaboratívne editovanie a odovzdávanie súborov sú rôzne prístupy. Najprv sa rozhodnite, čo chcete spraviť, a tým si uľahčíte výber metódy.

Zdieľanie súborov pomocou OneDrive

Ak používate Microsoft 365, použití OneDrive na zdieľanie súborov Office je základná možnosť.

Uložením súborov Word, Excel a PowerPoint na OneDrive môžete zaslať odkaz druhej osobe. Oficiálne informácie od Microsoftu tiež uvádzajú, že dokumenty Office uložené na OneDrive alebo SharePoint môžu byť editované viacerými osobami.

Pri zdieľaní môžete rozlišovať medzi „tými, čo môžu editovať“ a „tými, čo len môžu prehrať“.

Základný postup zdieľania na OneDrive

1. Uložte súbor Word, Excel, PowerPoint na OneDrive
2. Vyberte súbor, ktorý chcete zdieľať
3. Vyberte „Zdieľať“
4. Nastavte prístupové práva pre zdieľanie a používateľa
5. Kopírujte odkaz a pošlite ho partnerovi

Ak nie je potrebné, aby niekto upravoval, je lepšie nastaviť práva iba na prezeranie.

Na OneDrive môžete meniť práva zdieľania alebo zdieľanie zastaviť. Pri zdieľaní dôležitých súborov je dobré skontrolovať, kto môže editovať, pred tým ako pošlete odkaz.

Kolaboratívne editovanie súborov Word, Excel a PowerPoint

Ako pohodlná je kolaboratívna editácia na OneDrive alebo SharePoint, ak spolu editujete rovnaký súbor s viacerými ľuďmi.

Napríklad, ak niekoľko ľudí zapisuje údaje do tabuľky vytvorenej na Exceli, metóda odosielania súborov e-mailom môže spôsobiť, že „ktorý súbor je najnovší“ bude ťažké určiť.

Keď zdieľate súbor na OneDrive, každý môže otvoril rovnaký súbor a pracovať na ňom. Aj podľa pokynov od Microsoftu, Word, Excel a PowerPoint umožňujú kolaboratívne editovanie, ak sú uložené na OneDrive alebo SharePoint.

Obzvlášť, keď ide o súbor typu Excel, kde zbierate údaje od viacerých ľudí, je praktické, že nie je potrebné opakovane odosielať súbor.

Rady k spoločnému editovaniu

• Nastavte práva na editovanie iba pre potrebné osoby
• Skontrolujte, kto má prístup k dôležitým súborom
• Využívajte nové formáty namiesto starších formátov súborov
• Ak chcete zachovať pôvodný súbor, vytvorte kópiu na zdieľanie

V pokynoch od Microsoftu sa uvádzajú typické formáty, ktoré podporujú kolaboratívne editovanie ako „.docx“ pre Word, „.xlsx“ pre Excel a „.pptx“ pre PowerPoint.

Zdieľanie súborov Word, Excel a PowerPoint cez odkazy

Ako ak situácia „nepotrebujete editovať, len chcete, aby súbor niekto stiahlo“, nemusíte nutne využívať kolaboratívnu funkciu.

Jednoduchý spôsob je nahrať súbor a poslať partnerovi vydaný URL.

Například, ak priamo pripojíte Word alebo Excel súbor do e-mailu, môže vás obmedziť veľkosť súboru alebo obmedzenie kapacity e-mailového servisu. A keď pošlete viac súborov, bude ťažšie ich spravovať.

V takýchto prípadoch je nahrávať súbory na zdieľací servis a poslať URL jednoduché.

Zdieľanie viacerých súborov Word, Excel a PowerPoint

Keď idete odovzdať dokumenty v práci, nie je isté, že to bude len jeden súbor Word, Excel alebo PowerPoint.

Príkladom môžu byť nasledujúce typy súborov, ktoré môžete zdieľať:

• Word dokument s popisom
• Excel prehľadová tabuľka
• PowerPoint prezentácia
• Obrázky alebo PDF sprievodné materiály

Namiesto posielania týchto súborov jeden po druhom, je výhodné ich skombinovať do ZIP súboru a potom zdieľať, pretože je to pre príjemcu jednoduchšie spravovať.

Niektoré zdieľacie služby umožňujú hromadné nahrávanie viacerých súborov, takže ak je pre vás nevhodné vytvárať ZIP súbor, môže byť toto riešenie veľmi užitočné.

Spôsoby zdieľania veľkých súborov Word, Excel a PowerPoint

Keď v programoch ako PowerPoint používate veľa obrázkov alebo videí, súbor môže mať veľkú veľkosť.

Ak sa pokúsite priložiť takýto súbor do e-mailu a narazíte na obmedzenie kapacity, neprikladajte ho násilne do e-mailu, ale využite servis na zdieľanie súborov.

UploadF umožňuje nielen nahrávať súbory z PC, ale aj zo smartfónov. Podporuje nahrávanie jednoduchým výberom súborov v prehliadači alebo metódou drag & drop.

Jednoducho pošlite partnerovi vydaný URL po nahratí súborov Word, Excel a PowerPoint.

Rovnaká služba je užitočná i pre hromadné spracovanie súborov, takže ak chcete zdieľať viac podobných dokumentov, môžete to robiť pohodlne.

Zdieľanie Office súborov s heslom

Existujú súbory, ako dokumenty pre zákazníkov alebo iné pracovné údaje, ku ktorým nechcete, aby mal prístup ktokoľvek.

V takýchto situáciách je výhodné využívať službu na zdieľanie súborov, ktorá podporuje nastavenie hesla.

Na UploadF môžete nastaviť heslo pre nahraté súbory. Môžete využiť, ak nechcete, aby ktokoľvek, kto pozná URL, mohol priamo získať prístup k súboru.

Například, môžete zaslať URL súboru e-mailom a heslo poslať inak.

Avšak, nastavenie hesla nezrušuje nutnosť kontrolovať, kto má prístup. Pri zdieľaní dôležitých súborov je dôležité nešíriť URL a heslo viac, než je potrebné.

Ako odstrániť zdieľané Office súbory neskôr

Ak potrebujete len dočasne poskytnúť dokumenty, môžete si vybrať službu, ktorá umožňuje odstránenie súborov po zdieľaní.

Príkladom môže byť požiadať partnerov o kontrolu PowerPoint prezentácie a akonáhle je potvrdená, nie je potrebné, aby bola stále verejná.

Na UploadF môžete jednotlivé nahraté súbory odstrániť. Obdobne je možné nastaviť dobu uchovávania od jedného dňa s možnosťou predĺženia.

Oddelením „súborov, ktoré chcete uchovávať“ a „súborov, ktoré chcete dočasne poskytnúť“ sa uľahčuje správa zdieľaných súborov.

Kontrolný zoznam pri zdieľaní Office súborov

Pred zdieľaním súborov Word, Excel a PowerPoint sa odporúča skontrolovať nasledujúce body:

• Nie je súbor, ktorý chcete zdieľať, nesprávny?
• Neobsahuje osobné údaje alebo nepotrebné dáta?
• Je potrebné, aby ich niekto upravil?
• Ak stačí len na prezeranie, neposkytli ste práva na editovanie?
• Ak posielate viac súborov, nie je potrebné ich ZIPovať?
• Nie je súbor príliš veľký?
• Nemali ste nastaviť heslo, ak je potrebné?
• Ak ide o dočasné zdieľanie, skontrolovali ste dobu uchovávania alebo spôsob odstránenia?

Zhrnutie spôsobov zdieľania súborov Word, Excel a PowerPoint

Odporúča sa vyberať spôsob zdieľania súborov Word, Excel a PowerPoint v závislosti od vašich potrieb.

• Chcete kolaboratívne editovať → OneDrive, SharePoint
• Chcete, aby si ich niekto prezeral → zdieľaná linka OneDrive a podobne
• Chcete odovzdať hotový súbor → e-mail, servis na zdieľanie súborov
• Chcete zdieľať viacero dokumentov → ZIP, servis na zdieľanie súborov
• Chcete zdieľať so zabezpečením heslom → servis na zdieľanie súborov s podporou hesla
• Chcete dočasne poskytnúť súbor → služby s časovým obmedzením na uchovávanie a možnosťou odstránenia

Ak používate Microsoft 365 a chcete spolu editovať rovnaké dokumenty, OneDrive a SharePoint sú veľmi užitočné. Na druhej strane, ak chcete jednoducho poskytnúť súbory Word, Excel alebo PowerPoint, môžete využiť aj nástroj na nahrávanie súborov.

Ak chcete bez registrácie nahrávať súbory cez prehliadač a zdieľať pomocou URL, môžete využiť UploadF. Môžete ho používať z PC alebo smartfónu a podporuje nastavenia hesiel a mazanie jednotlivých súborov.

Hlavná stránka   Pomoc   Kontakt   🌐Language