Загрузка файлов
Способы совместного использования Word, Excel и PowerPoint
Иногда возникает необходимость передать файлы, созданные в Word, Excel или PowerPoint, коллегам или друзьям.
Существует несколько способов совместного использования файлов, и выбор подходящего метода зависит от того, хотите ли вы редактировать файл вместе с другим человеком или просто хотите передать готовый файл.
Для совместного редактирования можно использовать OneDrive, а для простой передачи файлов подходят электронная почта или службы передачи файлов.
Особенно удобно использовать файлозагрузчики, когда размер файла большой или необходимо передать несколько файлов Word, Excel и PowerPoint одновременно.
Сначала выберите способ совместного использования, соответствующий вашей цели
| Цель | Рекомендуемый метод |
|---|---|
| Хотите редактировать вместе с несколькими людьми | OneDrive·SharePoint |
| Хотите, чтобы другой человек просто просмотрел | OneDrive·общая ссылка |
| Хотите передать готовый файл | электронная почта·службы передачи файлов |
| Хотите передать несколько офисных файлов одновременно | ZIP-файл·службы передачи файлов |
| Хотите передать с паролем | Службы передачи файлов с поддержкой паролей |
Даже слово «совместное использование» подразумевает разные методы, такие как совместное редактирование и передача файлов. Сначала определите, что именно вам нужно, и это упростит выбор метода.
Совместное использование Word, Excel и PowerPoint через OneDrive
Если вы используете Microsoft 365, то основным вариантом для совместного использования файлов Office является использование OneDrive.
Сохранив файлы Word, Excel или PowerPoint в OneDrive, вы сможете отправить ссылку получателю. В официальных материалах Microsoft также указано, что документы Office, сохраненные в OneDrive или SharePoint, можно редактировать совместно.
При совместном использовании вы можете разделить права между «редактирующими» и «только для просмотра».
Основные шаги для совместного использования в OneDrive
- Сохранить файл Word, Excel или PowerPoint в OneDrive
- Выбрать файл для совместного использования
- Выбрать «Совместное использование»
- Настроить права доступа для получателя и ссылки
- Скопировать ссылку и отправить ее получателю
Если редакция не требуется, лучше оставить только права на просмотр.
В OneDrive можно также изменить права на общую ссылку и остановить совместное использование. Перед тем как отправить ссылку, не забудьте проверить, кто может редактировать важные файлы.
Совместное редактирование Word, Excel и PowerPoint
Когда несколько человек редактируют один и тот же файл, удобно использовать совместное редактирование с помощью OneDrive или SharePoint.
Например, если несколько человек вводят данные в таблицу Excel, обмен файлами по электронной почте усложняет понимание, «какой файл является последней версией».
Если вы делитесь файлом в OneDrive, каждый пользователь может открыть один и тот же файл и работать над ним. Microsoft также указывает, что Word, Excel и PowerPoint поддерживают совместное редактирование при сохранении в OneDrive или SharePoint.
Это особенно удобно для файлов, таких как Excel, где необходимо собирать данные от нескольких людей, потому что нет необходимости несколько раз пересылать файл.
Моменты, на которые стоит обратить внимание при совместном редактировании
- Настройте права редактирования только для необходимых людей
- Проверьте получателей для важных файлов
- Используйте новый совместимый формат, а не старый формат
- Если хотите сохранить оригинальный файл, создайте копию для совместного использования
В материалах Microsoft упоминаются распространенные форматы, поддерживающие совместное редактирование: Word «.docx», Excel «.xlsx», PowerPoint «.pptx» и т.д.
Способы передачи Word, Excel и PowerPoint по ссылке
Если вам не нужно редактировать вместе, вы не обязаны использовать функцию совместного редактирования.
Существует простой способ: загрузить файл и отправить получателю выдаваемый URL.
Например, если вы прикрепите файл Word или Excel непосредственно к электронной почте, проблемы с ограничениями по размеру файлов или объему со стороны сервиса почты могут возникнуть. Кроме того, если отправить несколько файлов, это усложняет их управление.
В таких случаях можно использовать метод, при котором загрузка файла происходит в службу передачи файлов, и ссылка отправляется.
Совместное использование нескольких файлов Word, Excel и PowerPoint
Когда вы передаете документы по работе, файлы Word, Excel и PowerPoint не всегда бывают только одним.
Например, могут быть случаи, когда вы хотите передать следующие файлы:
- Документация Word
- Сводная таблица Excel
- Презентационные материалы PowerPoint
- Справочные материалы, такие как изображения и PDF
Передача каждого из них по отдельности может быть менее удобной, чем объединение в ZIP-файл для совместного использования, что упростит управление для получателя.
Некоторые службы передачи файлов позволяют загружать несколько файлов одновременно, что также удобно, если создание ZIP-файлов оказывается неудобным.
Способы совместного использования больших файлов Word, Excel и PowerPoint
При использовании таких программ, как PowerPoint, большое количество изображений и видео могут значительным образом увеличить размер файла.
Если у вас возникли проблемы с ограничениями по объему при попытке приложить файл к электронной почте, можно воспользоваться методом, при котором вместо прикрепления файла к электронному письму вы используете службу передачи файлов.
UploadF позволяет загружать файлы не только с ПК, но и со смартфонов. Вы можете не только выбрать файл через браузер, но и загрузить его с помощью метода перетаскивания.
После загрузки файлов Word, Excel и PowerPoint просто отправьте получателю выданный URL.
Помимо этого, вы можете работать с несколькими файлами одновременно, что также удобно, если вы хотите передать несколько документов, таких как Word, Excel и PowerPoint.
Совместное использование файлов Office с паролем
Некоторые файлы, такие как материалы для клиентов или данные, используемые на рабочем месте, должны быть защищенными от несанкционированного доступа.
В таких случаях удобно воспользоваться службой передачи файлов, поддерживающей установку пароля.
UploadF позволяет устанавливать пароли для загружаемых файлов. Это полезно, если вы не хотите передавать файл тому, кто знает только его URL.
Например, вы можете отправить URL файла по электронной почте, а пароль передать через другой канал связи.
Однако даже если вы установили пароль, это не значит, что не нужно проверять получателей. Важно не передавать URL и пароль больше, чем необходимо при совместном использовании важных документов.
Как удалить ранее совместно использованные файлы Office
Если вам нужно временно передать документы, можно выбрать сервис, позволяющий удалять файлы после совместного использования.
Например, если вы передаете материалы PowerPoint для проверки клиенту и не хотите оставлять их доступными после подтверждения.
UploadF позволяет удалять загруженные файлы по отдельности. Кроме того, срок хранения можно установить от одного дня, и при необходимости его можно продлить.
Разделяя «файлы, которые вы хотите хранить постоянно» и «файлы, которые вы передаете временно», вам будет легче структурировать совместно используемые файлы.
Контрольный список при совместном использовании файлов Office
Перед совместным использованием Word, Excel и PowerPoint рекомендуется проверить следующие моменты.
- Правильно ли вы выбрали файлы для совместного использования
- Содержат ли они личные данные или ненужные данные
- Нужен ли получателю доступ для редактирования
- Если требуется только просмотр, не даете ли вы права на редактирование
- Если это несколько файлов, нужно ли их архивировать в ZIP
- Не слишком ли велик размер файла
- Устанавливаете ли вы пароль, если это необходимо
- Если это временное совместное использование, проверьте срок хранения и способы удаления
Резюме по способам совместного использования Word, Excel и PowerPoint
Лучше всего выбирать способ совместного использования Word, Excel и PowerPoint в зависимости от ваших целей.
- Хотите редактировать совместно → OneDrive·SharePoint
- Хотите, чтобы другой человек просто просматривал → Общая ссылка OneDrive и др.
- Хотите передать готовый файл → Электронная почта·службы передачи файлов
- Хотите передать несколько документов одновременно → ZIP·службы передачи файлов
- Хотите установить пароль → Службы передачи файлов с поддержкой паролей
- Хотите временно передать файл → Сервисы с настройками срока хранения и удаления
Если вы используете Microsoft 365 и хотите редактировать одни и те же материалы с несколькими людьми, OneDrive и SharePoint окажутся удобными. С другой стороны, если вы просто хотите передать файлы Word, Excel или PowerPoint, вы также можете использовать файлозагрузчик.
Если вы хотите загрузить файлы без регистрации через браузер и поделиться ими по ссылке, также можете использовать UploadF. Его можно использовать как с ПК, так и со смартфонов, и он поддерживает установку паролей и удаление отдельных файлов.
Главная Помощь Контакты 🌐Language