Uploader plików

Jak udostępnić pliki Word, Excel i PowerPoint

Czasami chcemy przekazać pliki stworzone w Wordzie, Excelu lub PowerPoincie naszym kolegom z pracy czy przyjaciołom.

Istnieje kilka sposobów na udostępnienie plików, ale odpowiednia metoda zależy od tego, czy chcemy wspólnie edytować, czy tylko przesłać gotowy plik.

Jeśli chcemy współpracować, możemy skorzystać z OneDrive, a jeśli tylko przesłać plik, możliwe jest użycie poczty lub usług udostępniania plików.

Szczególnie, gdy plik jest duży lub chcemy przekazać wiele plików Word, Excel i PowerPoint jednocześnie, pomocne może być skorzystanie z menedżera przesyłania plików.

Najpierw wybierz metodę udostępniania, która odpowiada Twoim potrzebom

Cel	Zalecana metoda
Chcę edytować z wieloma osobami jednocześnie	OneDrive, SharePoint
Chcę, aby inna osoba mogła tylko przeglądać	OneDrive, link udostępniania
Chcę przesłać gotowy plik	Poczta, usługi udostępniania plików
Chcę przesłać wiele plików Office	Plik ZIP, usługi udostępniania plików
Chcę udostępnić z hasłem	Usługi udostępniania plików z obsługą haseł

Choć używamy słowa "udostępnianie", wspólne edytowanie i przekazywanie plików to różne sytuacje. Zdecydowanie, którą z opcji chcemy wybrać, ułatwi nam wybór metody.

Udostępnianie plików Word, Excel i PowerPoint za pomocą OneDrive

Jeśli korzystasz z Microsoft 365, wydaje się, że najlepszym sposobem na udostępnienie plików Office jest użycie OneDrive.

Przechowując pliki Word, Excel i PowerPoint w OneDrive, możesz wysłać link do swojego pliku. Oficjalne informacje od Microsoftu również potwierdzają, że dokumenty Office zapisane w OneDrive czy SharePoint mogą być współEDITowane przez wiele osób.

Podczas udostępniania możesz oddzielić "osoby, które mogą edytować" od "osób, które mogą tylko przeglądać".

Podstawowe kroki udostępniania w OneDrive

1. Zapisz plik Word, Excel lub PowerPoint w OneDrive
2. Wybierz plik, który chcesz udostępnić
3. Wybierz "Udostępnij"
4. Skonfiguruj uprawnienia dostępu dla odbiorców i linku
5. Skopiuj link i wyślij go do odbiorcy

Jeśli nie potrzebujesz, aby odbiorca edytował plik, lepiej ustawić uprawnienia tylko do przeglądania.

W OneDrive możesz zmieniać uprawnienia do linków lub zatrzymać udostępnianie. Podczas udostępniania ważnych plików upewnij się, kto może edytować, zanim wyślesz link.

Wspólna edycja plików Word, Excel i PowerPoint

Gdy wiele osób musi edytować ten sam plik, współpraca w OneDrive lub SharePoint staje się przydatna.

Na przykład, gdy wiele osób wprowadza dane do tabeli w Excelu, wymiana plików e-mailem może prowadzić do zamieszania, ponieważ nie wiadomo, który plik jest najnowszy.

Udostępniając plik w OneDrive, każdy może otworzyć ten sam plik i pracować. Microsoft wskazuje, że Word, Excel i PowerPoint obsługują wspólne edytowanie, gdy są zapisane w OneDrive lub SharePoint.

Szczególnie w przypadku plików Excel, w których zbiera się dane od wielu osób, nie ma potrzeby wielokrotnego wysyłania plików, co jest wygodne.

Wskazówki dotyczące edycji wspólnej

• Ustaw uprawnienia tylko dla tych, którzy ich potrzebują
• Sprawdź, z kim udostępniasz ważne pliki
• Używaj nowego, odpowiedniego formatu, a nie starego
• Jeśli chcesz zachować oryginał, zrób kopię do udostępnienia

Zgodnie z zaleceniami Microsoftu, popularne formaty obsługujące wspólne edytowanie to: Word ".docx", Excel ".xlsx", PowerPoint ".pptx".

Jak przesłać pliki Word, Excel i PowerPoint za pomocą linku

Jeśli "nie potrzebujesz wspólnego edytowania, ale chcesz, aby plik został pobrany", nie musisz korzystać z funkcji edycji wspólnej.

Możesz po prostu przesłać plik po jego przesłaniu i wysłać link do odbiorcy.

Na przykład, bezpośrednie dołączanie plików Word lub Excel do wiadomości e-mail może powodować problemy z rozmiarem pliku lub ograniczeniami po stronie usługi pocztowej. Ponadto, wysyłanie wielu plików w równych e-mailach może utrudniać zarządzanie.

W takich przypadkach, prosta metoda polega na przesłaniu pliku do usługi udostępniania plików i wysłaniu linku.

Udostępnianie wielu plików Word, Excel i PowerPoint razem

Podczas przekazywania materiałów roboczych mogą być różne pliki Word, Excel i PowerPoint.

Na przykład możliwe jest przekazanie takich plików jak:

• Dokumentację w Wordzie
• Tabelę w Excelu
• Prezentację w PowerPoincie
• Obrazy i PDF-y jako materiały referencyjne

Łatwiejsze jest udostępnienie tych plików po złożeniu ich w plik ZIP, co ułatwia zarządzanie dla odbiorcy.

Niektóre usługi udostępniania plików umożliwiają przesyłanie wielu plików za jednym razem, co również jest pomocne, jeśli nie chcesz bawić się w tworzenie pliku ZIP.

Jak udostępnić duże pliki Word, Excel i PowerPoint

W programie PowerPoint, gdy w użyciu są duże ilości obrazów lub wideo, rozmiar pliku może stać się duży.

Jeśli próbujesz wysłać plik jako załącznik w e-mailu i napotkałeś ograniczenia pojemności, możesz zamiast tego skorzystać z usługi udostępniania plików.

UploadF pozwala na przesyłanie plików z komputera oraz smartfona. Można przesłać plik przeciągając go na stronę, lub wybierając go w przeglądarce.

Po przesłaniu plików Word, Excel i PowerPoint wystarczy wysłać link do odbiorcy.

Dzięki temu, że można obsługiwać wiele plików jednocześnie, również można korzystać, gdy chcesz udostępnić kilka dokumentów, takich jak Word, Excel lub PowerPoint w jednym kroku.

Udostępnianie plików Office z hasłem

Niektóre pliki, takie jak dokumenty dla klientów czy dane robocze, nie powinny być publicznie dostępne.

W takim przypadku przydatne jest skorzystanie z usługi udostępniania plików, która pozwala ustawić hasło.

W UploadF możesz ustawić hasło dla przesłanego pliku. Przydatne, gdy nie chcesz, aby każdy, kto zna link, miał dostęp do pliku.

Na przykład możesz wysłać link do pliku w e-mailu i przekazać hasło innym kanałem komunikacyjnym.

Jednak pamiętaj, że ustawienie hasła nie zwalnia cię od sprawdzania listy odbiorców. Ważne jest, aby nie rozpowszechniać zbytnio linku i hasła, gdy udostępniasz ważne dokumenty.

Jak usunąć już udostępnione pliki Office później

Jeśli tylko tymczasowo chcesz udostępnić materiały, dobrym pomysłem jest skorzystanie z usług, które umożliwiają usunięcie pliku po udostępnieniu.

Na przykład możesz przekazać klientowi PowerPoint do przeglądania, a po zakończeniu nie musisz go już przechowywać.

W UploadF masz możliwość usunięcia przesłanych plików osobno. Ponadto, możesz ustawić okres przechowywania od jednego dnia i w razie potrzeby go wydłużyć.

Rozdzielając "pliki, które chcesz zachować na stałe" i "pliki, które chcesz tymczasowo udostępnić", łatwiej jest zarządzać udostępnionymi plikami.

Lista kontrolna do udostępniania plików Office

Przed udostępnieniem plików Word, Excel i PowerPoint warto sprawdzić następujące punkty:

• Czy na pewno udostępniasz właściwy plik?
• Czy nie zawiera danych osobowych ani niepotrzebnych informacji?
• Czy odbiorca musi edytować plik?
• Czy przy przeglądaniu uprawnienia nie są ustawione na edytowanie?
• Czy dla wielu plików nie trzeba ich spakować do ZIP-a?
• Czy rozmiar pliku nie jest za duży?
• Czy ustawiłeś hasło, jeśli jest to konieczne?
• Czy przy tymczasowym udostępnieniu sprawdziłeś okres przechowywania i sposób usunięcia?

Podsumowanie metod udostępniania plików Word, Excel i PowerPoint

Rekomendujemy wybieranie metody udostępniania plików Word, Excel i PowerPoint w zależności od celu.

• Chcesz edytować wspólnie → OneDrive, SharePoint
• Chcesz, aby ktoś przeglądał → Linki udostępniania OneDrive
• Chcesz przekazać gotowy plik → Poczta, usługi udostępniania plików
• Chcesz udostępnić wiele dokumentów → ZIP, usługi udostępniania plików
• Chcesz dodać hasło → Usługi udostępniania plików z obsługą haseł
• Chcesz tymczasowo przekazać plik → Usługi z funkcją przechowywania i usuwania

Jeżeli korzystasz z Microsoft 365 i chcesz wspólnie edytować ten sam plik, OneDrive i SharePoint są praktycznymi opcjami. Natomiast, jeśli po prostu chcesz przekazać pliki Word, Excel lub PowerPoint, możesz skorzystać z menedżera przesyłania plików.

Jeśli chcesz przesłać pliki bez rejestracji, korzystając z przeglądarki, udostępnienie ich za pomocą UploadF to dobre opcje. Możesz korzystać zarówno z komputera, jak i smartfona, a także korzystać z funkcji ustawiania haseł czy usuwania pojedynczych plików.

Strona główna   Pomoc   Kontakt   🌐Language