파일 업로더
워드・엑셀・파워포인트 공유하는 방법
워드, 엑셀, 파워포인트로 작성한 파일을, 동료나 친구에게 전달하고 싶을 때가 있습니다.
파일을 공유하는 방법은 여러 가지가 있지만,상대와 함께 편집하고 싶은지, 아니면 완성된 파일을 전달하고 싶은지에 따라 적절한 방법이 달라집니다.
공동 편집이라면 OneDrive, 단순히 파일을 전달하고 싶다면 이메일이나 파일 공유 서비스 등을 이용할 수 있습니다.
특히, 파일 크기가 크거나 여러 개의 워드・엑셀・파워포인트 파일을 한 번에 전달하고 싶을 때는 파일 업로더를 이용하면 편리합니다.
먼저 목적에 맞는 공유 방법을 선택하기
| 목적 | 추천 방법 |
|---|---|
| 여러 사람이 동시에 편집하고 싶다 | OneDrive・SharePoint |
| 상대에게 열람해 주고 싶다 | OneDrive・공유 링크 |
| 완성된 파일을 그대로 전달하고 싶다 | 이메일・파일 공유 서비스 |
| 여러 개의 오피스 파일을 한 번에 전달하고 싶다 | ZIP 파일・파일 공유 서비스 |
| 비밀번호를 붙여 공유하고 싶다 | 비밀번호 지원 파일 공유 서비스 |
“공유”라는 단어에서도,공동 편집과 파일의 수령은 별개의 사용법입니다. 먼저 자신이 어느 쪽을 하고 싶은지를 정하면 방법을 선택하기 쉬워집니다.
OneDrive로 워드・엑셀・파워포인트 공유하기
Microsoft 365를 이용하고 있다면, OneDrive를 통해 오피스 파일을 공유하는 방법이 기본적인 선택지입니다.
워드, 엑셀, 파워포인트 파일을 OneDrive 등에 저장하고 공유하면, 상대에게 링크를 보낼 수 있습니다. Microsoft의 공식 정보에서도 OneDrive나 SharePoint에 저장한 오피스 문서를 여러 사람이 공동 편집할 수 있는 것이 안내되어 있습니다.
공유할 때는,“편집할 수 있는 사람”과 “열람만 할 수 있는 사람”을 구분하는 것도 가능합니다.
OneDrive에서 공유하는 기본 절차
- 워드・엑셀・파워포인트 파일을 OneDrive에 저장한다
- 공유하고 싶은 파일을 선택한다
- “공유”를 선택한다
- 공유 상대와 링크 접근 권한을 설정한다
- 링크를 복사해 상대에게 보낸다
상대에게 편집을 해 줄 필요가 없는 경우에는, 열람만의 권한으로 해 두면 안심입니다.
OneDrive에서는 공유 링크의 권한을 변경하거나, 공유를 중단하는 것도 가능합니다. 중요한 파일을 공유할 때는, 누가 편집할 수 있는 상태인지 확인한 후에 링크를 보내도록 합시다.
워드・엑셀・파워포인트 공동 편집하기
여러 사람이 같은 파일을 편집하는 경우에는, OneDrive나 SharePoint를 이용한 공동 편집이 편리합니다.
예를 들어, 엑셀로 만든 표에 여러 사람이 입력할 경우, 파일을 이메일로 주고받는 방법에서는 “어떤 파일이 최신인지”가 알기 어려워집니다.
OneDrive상의 파일을 공유하면, 같은 파일을 각자가 열고 작업할 수 있습니다. Microsoft의 안내에서도, 워드, 엑셀, 파워포인트는 OneDrive나 SharePoint에 저장함으로써 공동 편집에 대응하고 있습니다.
특히 엑셀처럼 여러 사람에게서 데이터를 모으는 파일에서는 파일을 여러 번 보내지 않아도 되기 때문에 편리합니다.
공동 편집 시의 주의 사항
- 편집 권한을 필요한 사람만 설정합니다
- 중요한 파일은 공유 상대를 확인합니다
- 구식 형식의 파일이 아니라, 대응하는 최신 형식을 사용합니다
- 원본 파일을 남기고 싶다면, 공유용 복사를 만듭니다
또한, Microsoft의 안내에서는 공동 편집에 대응하는 대표적인 형식으로서, 워드의 “.docx”, 엑셀의 “.xlsx”, 파워포인트의 “.pptx” 등이 언급되고 있습니다.
워드・엑셀・파워포인트를 링크로 전달하는 방법
“같이 편집할 필요는 없으니, 파일을 다운로드해 주었으면 한다”는 경우에는, 반드시 공동 편집 기능을 사용할 필요는 없습니다.
파일을 업로드하고 발행된 URL을 상대에게 보낼 뿐인 방법도 있습니다.
예를 들어, 이메일에 워드나 엑셀 파일을 직접 첨부하면, 파일 크기나 이메일 서비스의 용량 제한이 문제가 될 수 있습니다. 또한, 여러 개의 파일을 여러 통으로 보내면 관리하기도 어려워집니다.
이런 경우에는,파일 공유 서비스에 업로드해 URL을 보내는 방법이 간단합니다.
여러 개의 워드・엑셀・파워포인트를 함께 공유하기
업무에서 자료를 전달하는 경우에는, 워드, 엑셀, 파워포인트 파일이 한 개뿐만이 아닐 수 있습니다.
예를 들어, 다음과 같은 파일을 한꺼번에 전달하는 경우가 있습니다.
- 워드의 설명 자료
- 엑셀의 집계 표
- 파워포인트의 프레젠테이션 자료
- 이미지나 PDF 등의 참고 자료
이들을 한 파일씩 보내는 것보다,ZIP 파일로 묶어서 공유 하면, 받는 쪽에서도 관리하기 쉬워집니다.
파일 공유 서비스에 따라 여러 개의 파일을 한 번에 업로드 할 수 있기 때문에, ZIP 파일을 만드는 것이 귀찮은 경우에도 유용합니다.
큰 워드・엑셀・파워포인트를 공유하는 방법
파워포인트 등에서는 이미지나 동영상을 많이 사용하면, 파일 크기가 커지는 경우가 있습니다.
이메일에 첨부해서 보내려 할 때 용량 제한에 걸리는 경우에는,무리하게 이메일에 첨부하지 말고, 파일 공유 서비스를 이용하는 방법이 있습니다.
UploadF라면, PC뿐만 아니라 스마트폰에서도 파일을 업로드 할 수 있습니다. 브라우저 상에서 파일을 선택하는 것뿐만 아니라, 드래그 앤 드롭 방식의 업로드도 가능합니다.
워드, 엑셀, 파워포인트 파일을 업로드한 후에는, 발행된 URL을 상대에게 보내기만 하면 됩니다.
또한, 여러 파일을 한 번에 다룰 수 있기 때문에, 워드・엑셀・파워포인트 등 여러 자료를 한꺼번에 공유하고 싶을 때에도 이용할 수 있습니다.
비밀번호를 붙여 오피스 파일을 공유하기
거래처의 자료나 업무에 사용하는 데이터 등, 누구나 접근할 수 있는 상태로 두고 싶지 않은 파일도 있습니다.
이런 경우에는,비밀번호를 설정할 수 있는 파일 공유 서비스를 이용하면 편리합니다.
UploadF에서는, 업로드한 파일에 비밀번호를 설정할 수 있습니다. URL만 알고 있는 사람에게 그대로 파일을 전달하고 싶지 않을 때에 이용할 수 있습니다.
예를 들어, 파일의 URL을 이메일로 보내고, 비밀번호를 다른 연락 수단으로 전하는 식으로 사용할 수 있습니다.
단, 비밀번호를 설정했다고 해서, 공유 대상을 확인할 필요가 없다는 것은 아닙니다. 중요한 자료를 공유할 때는, URL과 비밀번호를 필요 이상으로 널리 퍼트리지 않는 것이 중요합니다.
공유한 오피스 파일을 나중에 삭제하고 싶을 때
일시적으로 자료를 전달하고 싶을 경우, 공유 후에 파일을 삭제할 수 있는 서비스를 선택하는 방법도 있습니다.
예를 들어, 확인용으로 파워포인트 자료를 거래처에 전달하고, 확인이 끝난 후에는 공개해 둘 필요가 없는 경우입니다.
UploadF에서는, 업로드한 파일을 개별적으로 삭제할 수 있습니다. 또한, 저장 기간은 1일부터 설정할 수 있으며, 필요에 따라 연장할 수 있습니다.
“영구 보관할 파일”과 “일시적으로 전달할 파일”을 구분함으로써 공유한 파일을 정리하기 쉬워집니다.
오피스 파일을 공유할 때의 체크리스트
워드・엑셀・파워포인트를 공유하기 전에, 다음 항목을 확인해 두면 안심입니다.
- 공유할 파일을 잘못 선택하지 않았는가
- 개인정보나 불필요한 데이터가 포함되어 있지 않은가
- 상대에게 편집해 줘야 할 필요가 있는가
- 열람만으로 충분할 경우 편집 권한을 부여하지 않았는가
- 여러 파일이라면 ZIP화할 필요가 없는가
- 파일 크기가 너무 크지 않은가
- 필요에 따라 비밀번호를 설정했는가
- 일시적 공유라면 저장 기간이나 삭제 방법을 확인했는가
워드・엑셀・파워포인트의 공유 방법 요약
워드, 엑셀, 파워포인트를 공유하는 방법은 목적에 따라 선택하는 것이 좋습니다.
- 공동 편집하고 싶다 → OneDrive・SharePoint
- 열람해 주고 싶다 → OneDrive 등의 공유 링크
- 완성된 파일을 전달하고 싶다 → 이메일・파일 공유 서비스
- 여러 자료를 한꺼번에 전달하고 싶다 → ZIP・파일 공유 서비스
- 비밀번호를 붙이고 싶다 → 비밀번호 지원 파일 공유 서비스
- 일시적으로 파일을 전달하고 싶다 → 저장 기간이나 삭제 기능이 있는 서비스
Microsoft 365를 이용하고 있고, 여러 사람이 같은 자료를 편집한다면 OneDrive나 SharePoint가 편리합니다. 한편,단순히 워드・엑셀・파워포인트 파일을 상대에게 전달하고 싶을 경우, 파일 업로더를 이용하는 방법도 있습니다.
등록 없이도 브라우저에서 파일을 업로드하여 URL로 공유하고 싶다면, UploadF도 이용할 수 있습니다. PC・스마트폰 양쪽에서 사용할 수 있으며, 비밀번호 설정이나 개별 파일 삭제에도 대응하고 있습니다.
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