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Come condividere file di Word, Excel e PowerPoint
Ci sono momenti in cui si desidera consegnare file creati con Word, Excel e PowerPoint ai propri colleghi o amici.
Ci sono diversi modi per condividere file, e il metodo appropriato dipende se si vuole modificare insieme all'altra persona o se si vuole semplicemente consegnare un file completato.
Se si desidera una modifica collaborativa, si può utilizzare OneDrive, mentre se si tratta semplicemente di inviare un file, si possono usare email o servizi di condivisione file.
In particolare, se si desidera inviare file di grandi dimensioni o se si ha bisogno di inviare insieme più file di Word, Excel o PowerPoint, l'uso di un uploader di file è conveniente.
Iniziare scegliendo il metodo di condivisione adatto
| Obiettivo | Metodo consigliato |
|---|---|
| Modificare simultaneamente con più persone | OneDrive・SharePoint |
| Desidero che l'altra persona possa solo visualizzare | OneDrive・link condiviso |
| Desidero semplicemente consegnare il file completato | Email・servizi di condivisione file |
| Desidero consegnare insieme più file di Office | File ZIP・servizi di condivisione file |
| Desidero condividere con protezione da password | Servizi di condivisione file con supporto per password |
Anche se si parla di "condivisione", ci sono modi diversi di collaborare e di scambiare file. Decidere prima cosa si vuole fare rende più facile scegliere il metodo.
Condividere file di Word, Excel e PowerPoint su OneDrive
Se si utilizza Microsoft 365, il metodo di base per condividere file di Office è utilizzare OneDrive.
Salvando file di Word, Excel e PowerPoint su OneDrive e condividendoli, sarà possibile inviare un link all'altra persona. Informazioni ufficiali di Microsoft indicano che è possibile modificare collaborativamente documenti Office salvati su OneDrive o SharePoint.
Durante la condivisione, è anche possibile distinguere tra "persone che possono modificare" e "persone che possono solo visualizzare".
Passaggi fondamentali per condividere su OneDrive
- Salvare file di Word, Excel e PowerPoint su OneDrive
- Selezionare il file desiderato da condividere
- Selezionare "Condividi"
- Configurare i diritti di accesso per i destinatari o il link
- Copiare il link e inviarlo al destinatario
Se non è necessario che l'altra persona apporti modifiche, è meglio impostare solo i diritti di visualizzazione.
Su OneDrive è possibile anche modificare i diritti del link condiviso o interrompere la condivisione. Quando si condividono file importanti, è fondamentale controllare chi è autorizzato a modificare prima di inviare il link.
Modifica collaborativa di Word, Excel e PowerPoint
Se più persone devono modificare lo stesso file, è comodo utilizzare la modifica collaborativa su OneDrive o SharePoint.
Ad esempio, quando più persone devono inserire dati in una tabella Excel, usare email per inviare file può generare confusione su "quale file è l'ultima versione".
Condividendo il file su OneDrive, ognuno può aprire e lavorare sullo stesso file. Anche le indicazioni di Microsoft confermano che Word, Excel e PowerPoint supportano la modifica collaborativa se salvati su OneDrive o SharePoint.
Particolarmente nel caso di file come Excel che raccolgono dati da più persone, è comodo non dover inviare ripetutamente il file.
Attenzione durante la modifica collaborativa
- Impostare i diritti di modifica solo per chi ne ha effettivamente bisogno
- Controllare i destinatari dei file importanti
- Utilizzare formati nuovi e non forme obsolete di file
- Creare una copia per la condivisione se si desidera mantenere il file originale
Nota che, secondo le indicazioni di Microsoft, formati rappresentativi per la modifica collaborativa includono ".docx" per Word, ".xlsx" per Excel e ".pptx" per PowerPoint.
Come inviare file di Word, Excel e PowerPoint tramite link
Nel caso in cui si desidera "far scaricare il file senza la necessità di modificarlo insieme", non è necessario utilizzare necessariamente la funzione di modifica collaborativa.
È possibile anche semplicemente caricare il file e inviare il URL generato.
Ad esempio, allegare direttamente file di Word o Excel alle email può comportare problemi di dimensioni o limiti di capacità imposti dai servizi di posta. Inoltre, inviare più file in molte email diventa difficile da gestire.
In tali casi, caricare su un servizio di condivisione file e inviare il URL è un metodo semplice.
Condividere più file di Word, Excel e PowerPoint insieme
Quando si consegnano materiali sul lavoro, non è sempre il caso che ci sia solo un file di Word, Excel o PowerPoint.
Ad esempio, ci possono essere casi in cui si devono consegnare i seguenti file insieme.
- Documentazione di Word
- Tabella riepilogativa di Excel
- Materiale di presentazione di PowerPoint
- Materiali di riferimento come immagini o PDF
Un file ZIP contenente tutto rende più facile la gestione per chi riceve, piuttosto che inviare ciascun file singolarmente.
Alcuni servizi di condivisione file consentono di caricare più file contemporaneamente, risultando utili quando crearlo in formato ZIP diventa scomodo.
Come condividere file di Word, Excel e PowerPoint grandi
Se, ad esempio, si usano molte immagini o video in PowerPoint, si potrebbe finire per avere file di grandi dimensioni.
Se si tenta di allegarli a email e si incontra il limite di capacità, è possibile utilizzare servizi di condivisione file anziché allegare forzatamente all'email.
UploadF permette di caricare file non solo da PC ma anche da smartphone. È possibile caricarli semplicemente selezionandoli nel browser o trascinandoli e rilasciandoli.
Dopo aver caricato i file di Word, Excel o PowerPoint, basta inviare il URL generato al destinatario.
Inoltre, poiché consente di gestire più file in una volta, è utile anche per condividere vari materiali insieme.
Condividere file di Office protetti da password
Ci sono file, come documenti di clienti o dati utilizzati nel lavoro, che non si desidera rendere accessibili a chiunque.
In tali casi, è utile utilizzare servizi di condivisione file che consentono la configurazione di una password.
UploadF consente di impostare una password per i file caricati. Si può utilizzare per evitare che chiunque conosca solo l'URL possa accedere al file.
Ad esempio, si può inviare l'URL del file via email e comunicare la password tramite un altro mezzo di comunicazione.
È comunque importante notare che non basta impostare una password: è fondamentale controllare sempre i destinatari quando si condividono documenti importanti. È vitale non divulgare URL e password più del necessario quando si condividono materiali importanti.
Come rimuovere un file di Office condiviso in seguito
Se si desidera semplicemente inviare un documento temporaneamente, è possibile scegliere servizi che consentano di eliminare i file dopo la condivisione.
Ad esempio, si può passare un documento PowerPoint per la verifica a un cliente e successivamente non aver bisogno di mantenerlo pubblico.
UploadF consente di eliminare singolarmente i file caricati. Inoltre, il periodo di conservazione può essere impostato da un giorno e può essere esteso secondo necessità.
Separare i file che devono essere conservati a lungo da quelli da condividere temporaneamente rende più semplice organizzare i file condivisi.
Checklist per la condivisione di file di Office
Prima di condividere file di Word, Excel e PowerPoint, è utile controllare i seguenti elementi per maggiore sicurezza.
- Verificare di non aver sbagliato file da condividere
- Assicurarsi che non ci siano informazioni personali o dati non necessari
- Controllare se è necessario che l'altra persona apporti modifiche
- Se è necessaria solo la visualizzazione, assicurarsi che non si stiano concedendo diritti di modifica
- Se ci sono più file, valutare se sia necessario comprimerli in formato ZIP
- Controllare che la dimensione del file non sia eccessiva
- Impostare la password se necessario
- Se la condivisione è temporanea, accertarsi del periodo di conservazione e dei metodi di cancellazione
Riepilogo dei metodi di condivisione di Word, Excel e PowerPoint
I metodi di condivisione di Word, Excel e PowerPoint dovrebbero essere scelti in base agli obiettivi.
- Desidero modificare insieme → OneDrive・SharePoint
- Desidero che vedano il file → link condiviso su OneDrive, ecc.
- Desidero consegnare il file completato → email・servizi di condivisione file
- Desidero inviare diversi materiali insieme → ZIP・servizi di condivisione file
- Desidero proteggere con password → servizi di condivisione file con supporto per password
- Desidero inviare file temporaneamente → servizio con funzione di conservazione e cancellazione
Se si utilizza Microsoft 365 e si desidera modificare insieme a più persone, OneDrive o SharePoint sono comodi. D'altra parte, se si desidera semplicemente inviare file di Word, Excel o PowerPoint, si può anche utilizzare un uploader di file.
Se si desidera caricare file dal browser senza registrazione, si può anche utilizzare UploadF. È accessibile sia da PC che da smartphone e supporta la configurazione della password e l'eliminazione di file individuali.
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