फ़ाइल अपलोडर

शेयर करने के तरीके: Word, Excel, PowerPoint

आप Word, Excel, PowerPoint में बनाई गई फ़ाइलें अपने सहकर्मियों या दोस्तों को देना चाहते हैं।

फ़ाइलों को साझा करने के कई तरीके हैं, लेकिन यदि आप एक साथ संपादित करना चाहते हैं या केवल समाप्त फ़ाइल देना चाहते हैं तो उसके अनुसार सही तरीका बदलता है।

सहयोगी संपादन के लिए OneDrive, या यदि आप केवल फ़ाइल भेजना चाहते हैं तो ईमेल या फ़ाइल साझा सेवा का उपयोग किया जा सकता है।

विशेष रूप से, यदि फ़ाइल का आकार बड़ा है या आप एक साथ कई Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलें भेजना चाहते हैं, तो फ़ाइल अपलोडर का उपयोग करने में आसानी होती है।

पहले, अपने उद्देश्य के अनुसार साझा करने का तरीका चुनें

उद्देश्य	सिफारिशित तरीका
कई लोग एक साथ संपादित करना चाहते हैं	OneDrive, SharePoint
दूसरे को देखना है	OneDrive, साझा लिंक
पूर्ण फ़ाइल सीधे देना चाहते हैं	ईमेल, फ़ाइल साझा सेवा
कई Office फ़ाइलें एक साथ देना चाहते हैं	ZIP फ़ाइल, फ़ाइल साझा सेवा
पासवर्ड के साथ साझा करना चाहते हैं	पासवर्ड समर्थित फ़ाइल साझा सेवा

शब्द "साझा" के लिए, सहयोगी संपादन और फ़ाइल का आदान-प्रदान अलग तरीके से उपयोग किया जाता है। पहले यह तय करें कि आप क्या करना चाहते हैं, इससे तरीके का चयन करना आसान हो जाएगा।

OneDrive पर Word, Excel, PowerPoint साझा करना

यदि आप Microsoft 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो OneDrive का उपयोग करके Office फ़ाइलों को साझा करने का तरीका बुनियादी विकल्प है।

Word, Excel, PowerPoint की फ़ाइलों को OneDrive आदि में सहेजकर साझा करने पर, आप दूसरे को लिंक भेज सकते हैं। Microsoft की आधिकारिक जानकारी के अनुसार, OneDrive या SharePoint में सहेजी गई Office दस्तावेज़ को कई लोग सहयोगी संपादन कर सकते हैं।

साझा करते समय, आप "संपादित करने वाले" और "केवल पढ़ने वाले" को अलग करने की भी व्यवस्था कर सकते हैं।

OneDrive पर साझा करने के मूल कार्यविधि

1. Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलों को OneDrive में सहेजें
2. साझा करने के लिए फ़ाइल का चयन करें
3. "साझा करें" चुनें
4. साझा करने वाले व्यक्ति और लिंक की पहुंच के अधिकार सेट करें
5. लिंक की प्रतिलिपि बनाएं और दूसरे को भेजें

यदि आपको उनके द्वारा संपादित करने की आवश्यकता नहीं है, तो केवल देखने की अनुमति रखने से आपको आराम मिलेगा।

OneDrive में, आप साझा लिंक की अनुमति बदल सकते हैं या साझाकरण को रोक भी सकते हैं। महत्वपूर्ण फ़ाइल साझा करते समय, यह सुनिश्चित करें कि कौन संपादित कर सकता है, उसके अनुसार लिंक भेजें।

Word, Excel, PowerPoint का सहयोगी संपादन

जब कई लोग एक ही फ़ाइल में संपादन कर रहे होते हैं, तो OneDrive या SharePoint का सहयोगी संपादन सहायक होता है।

उदाहरण के लिए, Excel में बनाई गई तालिका में कई लोग डेटा दर्ज कर रहे हैं, तो ईमेल के माध्यम से फ़ाइलों को भेजने से "कौन सी फ़ाइल नवीनतम है" यह समझना मुश्किल हो जाता है।

अगर आप OneDrive में फ़ाइल साझा करते हैं, तो सभी लोग एक ही फ़ाइल खोलकर कार्य कर सकते हैं। Microsoft की घोषणा में उल्लेख किया गया है कि Word, Excel, PowerPoint OneDrive या SharePoint में सहेजने पर सहयोगी संपादन का समर्थन करते हैं।

विशेष रूप से Excel जैसे फ़ाइलों में जहाँ कई उपयोगकर्ताओं से डेटा एकत्र करना होता है, यह फ़ाइल को कई बार भेजने की आवश्यकता को खत्म कर देता है।

सहयोगी संपादन करते समय ध्यान देने योग्य बातें

• संपादन अधिकार केवल आवश्यक व्यक्तियों को ही निर्धारित करें
• महत्वपूर्ण फ़ाइलों के लिए साझा करने वाले व्यक्ति की पुष्टि करें
• पुराने फ़ाइल स्वरूप के बजाय, नए स्वरूप का उपयोग करें
• यदि आप मूल फ़ाइल को बनाए रखना चाहते हैं, तो साझा करने के लिए एक कॉपी बनाएं

वैसे, Microsoft की जानकारी में सहयोगी संपादन के लिए उल्लेखित प्रमुख स्वरूप हैं, Word का ".docx", Excel का ".xlsx", PowerPoint का ".pptx" आदि।

Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलें लिंक द्वारा भेजने का तरीका

"मुझे फ़ाइल डाउनलोड करेने की आवश्यकता नहीं है" तो यह जरूरी नहीं है कि सहयोगी संपादन कार्यक्षमता का उपयोग करना है।

फ़ाइल अपलोड करें और जारी किए गए URL को दूसरे को भेजने का तरीका भी संभव है।

उदाहरण के लिए, यदि आप मेल में Word या Excel फ़ाइल संलग्न करते हैं, तो फ़ाइल का आकार या ईमेल सेवा का आकार सीमित समस्या बन सकता है। साथ ही, कई फ़ाइलें भेजने पर प्रबंधन करना भी कठिन हो जाता है।

इस प्रकार के मामलों में, फ़ाइल साझा सेवा पर अपलोड करके URL भेजना एक सरल तरीका है।

कई Word, Excel, PowerPoint को एक साथ साझा करना

काम में दस्तावेज़ भेजते समय, Word, Excel, PowerPoint फ़ाइल केवल एक नहीं होती।

उदाहरण के लिए, फ़ाइलों को एक साथ भेजने के लिए निम्नलिखित मामलों में हो सकता है।

• Word व्याख्यात्मक सामग्री
• Excel सारणी
• PowerPoint प्रस्तुतिकरण सामग्री
• छवि या PDF जैसे संदर्भ सामग्री

इन फ़ाइलों को एक एक करके भेजने की बजाय, ZIP फ़ाइल में मिलाकर साझा करना प्राप्तकर्ता के लिए भी प्रबंधन करना आसान होता है।

कुछ फ़ाइल शेयरिंग सेवाएं एक साथ कई फ़ाइलें अपलोड करने की अनुमति देती हैं, इसलिए जब ZIP फ़ाइल बनाने की परेशानी होती है।

बड़ी Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलें साझा करने का तरीका

PowerPoint आदि में बहुत से चित्र या वीडियो का उपयोग करने पर फ़ाइल का आकार बड़ा हो सकता है।

यदि ईमेल में संलग्न करने का प्रयास करते समय आकार सीमा का सामना करना पड़ता है, तो ईमेल में अटैच करने के बजाय फ़ाइल साझा सेवा का उपयोग करें।

UploadF के साथ, आप न केवल पीसी से बल्कि स्मार्टफोन से भी फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं। ब्राउज़र में फ़ाइल का चयन करने के अलावा, ड्रैग और ड्रॉप द्वारा अपलोड भी समर्थित है।

Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलें अपलोड करने के बाद, केवल जारी किए गए URL को दूसरे को भेजें।

इसके अतिरिक्त, एक बार में कई फ़ाइलें संभालने की क्षमता के कारण, Word, Excel, PowerPoint जैसी कई सामग्रियों को एक साथ साझा करना भी संभव है।

पासवर्ड के साथ Office फ़ाइलें साझा करना

व्यापारिक भागीदार की सामग्रियों या कार्य में उपयोग किए जाने वाले डेटा जैसी फ़ाइलें होती हैं, जिन्हें कोई भी पहुंच नहीं सकते हैं।

ऐसे मामलों में, पासवर्ड सेट करने की क्षमता वाली फ़ाइल साझा सेवा का उपयोग करना सहायक होता है।

UploadF पर, आप अपलोड की गई फ़ाइलों के लिए पासवर्ड सेट कर सकते हैं। URL केवल जानने वाले लोगों के लिए फ़ाइल देना नहीं चाहते हैं ऐसे मामलों में यह उपयोगी है।

उदाहरण के लिए, फ़ाइल का URL मेल में भेजा जाता है, और पासवर्ड को अलग संपर्क माध्यम से बताया जाता है।

हालांकि, पासवर्ड सेट कर देने से, आपको साझा करने वाले स्थान की पुष्टि करना नहीं छोड़ना चाहिए। महत्वपूर्ण सामग्री साझा करते समय, URL और पासवर्ड को अधिकतर न फैलाना भी महत्वपूर्ण है।

साझा की गई Office फ़ाइलें बाद में हटाने का तरीका

यदि आपको अस्थायी रूप से सामग्री भेजनी है, तो साझा करने के बाद फ़ाइल हटाने की क्षमता वाली सेवा चुनने का एक तरीका है।

उदाहरण के लिए, भर्तियों के PowerPoint सामग्री को व्यावसायिक भागीदार के पास भेजने और पुष्टि के बाद इसे बनाए रखने की आवश्यकता नहीं होती।

UploadF पर, आप अपलोड की गई फ़ाइलों को व्यक्तिगत रूप से हटा सकते हैं। साथ ही, संरक्षण की अवधि एक दिन से निर्धारित हो सकती है और आवश्यकतानुसार बढ़ाई जा सकती है।

"दृढ़ता से रखने के लिए सामग्री" और "अस्थायी फ़ाइलें" के बीच का भेद साझा की गई फ़ाइलों को व्यवस्थित करना आसान बनाता है।

Office फ़ाइल साझा करने के लिए चेकलिस्ट

Word, Excel, PowerPoint साझा करने से पहले, निम्नलिखित बिंदुओं की पुष्टि करना सुनिश्चित करें।

• क्या आप साझा करने वाली फ़ाइलें गलत नहीं हैं
• क्या व्यक्तिगत जानकारी या अनावश्यक डेटा शामिल नहीं है
• क्या आपको दूसरे को संपादित करने की आवश्यकता है
• केवल देखने के लिए केवल अनुमति दी गई है या नहीं
• क्या कई फ़ाइलों के लिए ZIP में बदलने की आवश्यकता नहीं है
• क्या फ़ाइल का आकार बहुत बड़ा नहीं है
• आवश्यकतानुसार क्या पासवर्ड सेट किया गया है
• अस्थायी साझाकरण के लिए क्या संरक्षण अवधि या हटाने के तरीके की पुष्टि की गई है

Word, Excel, PowerPoint साझा करने का सारांश

Word, Excel, PowerPoint साझा करने के तरीके का चयन उद्देश्य के अनुसार सर्वोत्तम है।

• सहयोगी संपादन करना चाहते हैं → OneDrive, SharePoint
• दूसरे को देखने के लिए देना चाहते हैं → OneDrive या अन्य साझा लिंक
• पूर्ण फ़ाइल देना चाहते हैं → ईमेल, फ़ाइल साझा सेवा
• कई सामग्रियाँ एक साथ देना चाहते हैं → ZIP, फ़ाइल साझा सेवा
• पासवर्ड लगाना चाहते हैं → पासवर्ड समर्थित फ़ाइल साझा सेवा
• अस्थायी रूप से फ़ाइल देना चाहते हैं → संरक्षण अवधि या हटाने की विशेषताएँ वाली सेवा

यदि आप Microsoft 365 का उपयोग कर रहे हैं और कई लोग समान सामग्री संपादित करना चाहते हैं, तो OneDrive और SharePoint सुविधाजनक हैं। दूसरी ओर, यदि आपको केवल Word, Excel, PowerPoint फ़ाइलें किसी को देना हैं, तो फ़ाइल अपलोडर का उपयोग करने का तरीका भी संभव है।

रजिस्ट्रेशन के बिना, ब्राउज़र से फ़ाइल अपलोड करके URL साझा करना चाहते हैं, तो UploadF का उपयोग किया जा सकता है। यह पीसी और स्मार्टफोन दोनों से उपलब्ध है, और यह पासवर्ड सेटिंग और व्यक्तिगत फ़ाइल हटाने का समर्थन करता है。

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