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Comment partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint

Il y a des moments où vous avez besoin de partager des fichiers créés dans Word, Excel ou PowerPoint avec vos collègues ou amis.

Il existe plusieurs façons de partager des fichiers, mais la méthode appropriée dépend de si vous souhaitez éditer ensemble ou simplement transmettre un fichier terminé.

Pour la co-édition, OneDrive est idéal, tandis que pour transmettre un fichier simplement, vous pouvez utiliser le courriel ou un service de partage de fichiers.

Surtout, si le fichier est volumineux ou si vous souhaitez transmettre plusieurs fichiers Word, Excel ou PowerPoint en même temps, il est pratique d'utiliser un service de téléchargement de fichiers.

Choisissez d'abord la méthode de partage qui convient à votre objectif

Objectif	Méthode recommandée
Éditer simultanément à plusieurs	OneDrive・SharePoint
Voulez-vous que l'autre personne consulte le fichier	OneDrive・lien de partage
Souhaitez-vous transmettre le fichier tel quel	Courriel・service de partage de fichiers
Souhaitez-vous transmettre plusieurs fichiers Office ensemble	fichier ZIP・service de partage de fichiers
Souhaitez-vous partager avec un mot de passe	service de partage de fichiers avec mot de passe

Le mot « partage » implique que la co-édition et le transfert de fichiers sont des usages différents. Décider lequel des deux vous souhaitez vous aidera à choisir la méthode plus facilement.

Partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint avec OneDrive

Si vous utilisez Microsoft 365, partager des fichiers Office via OneDrive est une option de base.

En enregistrant des fichiers Word, Excel ou PowerPoint sur OneDrive et en les partageant, vous pouvez envoyer un lien à quelqu'un. Les informations officielles de Microsoft indiquent également que les documents Office enregistrés sur OneDrive ou SharePoint peuvent être co-édités par plusieurs personnes.

Lors du partage, vous pouvez également séparer les “personnes qui peuvent éditer” et celles qui peuvent juste visualiser.

Étapes de base pour partager sur OneDrive

1. Enregistrer le fichier Word, Excel ou PowerPoint sur OneDrive
2. Sélectionner le fichier que vous souhaitez partager
3. Sélectionner "Partager"
4. Définir les droits d'accès pour les destinataires et le lien
5. Copier le lien et l'envoyer à l'autre personne

Si vous n'avez pas besoin que l'autre personne édite, il est rassurant de lui donner uniquement des droits de visualisation.

OneDrive permet également de modifier les droits d'accès des liens partagés ou d'arrêter le partage. Lorsque vous partagez un fichier important, assurez-vous de savoir qui peut l'éditer avant d'envoyer le lien.

Co-éditer des fichiers Word, Excel et PowerPoint

Lorsque plusieurs personnes éditent le même fichier, la co-édition via OneDrive ou SharePoint est pratique.

Par exemple, lorsqu'un fichier Excel est rempli par plusieurs personnes, la méthode d'envoi de fichiers par courriel peut rendre difficile de savoir « quel fichier est la dernière version ».

Si vous partagez un fichier sur OneDrive, chacun peut l'ouvrir et y travailler. Les indications de Microsoft précisent également que Word, Excel et PowerPoint prennent en charge la co-édition lorsqu'ils sont enregistrés sur OneDrive ou SharePoint.

Surtout pour des fichiers comme Excel où plusieurs personnes collectent des données, cela évite d'envoyer plusieurs fichiers à maintes reprises, ce qui est pratique.

Points à considérer lors de la co-édition

• Ne donner des droits d'édition qu'aux personnes nécessaires
• Vérifier les destinataires pour les fichiers importants
• Utiliser un format compatible moderne plutôt qu'un ancien format
• Si vous souhaitez conserver le fichier original, créez une copie à partager

Les formats représentatifs mentionnés par Microsoft pour la co-édition incluent par exemple le « .docx » pour Word, « .xlsx » pour Excel, et « .pptx » pour PowerPoint.

Comment transmettre des fichiers Word, Excel et PowerPoint via un lien

Si vous n'avez pas besoin de co-édition et souhaitez simplement que quelqu'un télécharge le fichier, il n'est pas nécessaire d'utiliser la fonction de co-édition.

Vous pouvez simplement télécharger le fichier et envoyer l'URL générée.

Par exemple, en attachant un fichier Word ou Excel directement à un courriel, la taille du fichier ou les restrictions de capacité du service de courriel peuvent poser problème. De plus, envoyer plusieurs fichiers nécessite une gestion plus lourde.

Dans de tels cas, télécharger le fichier sur un service de partage de fichiers et envoyer l'URL est une méthode simple.

Partager plusieurs fichiers Word, Excel et PowerPoint ensemble

Lorsque vous partagez des documents de travail, il n'y a pas que des fichiers Word, Excel ou PowerPoint.

Par exemple, il pourrait y'avoir des cas de partage de plusieurs fichiers comme ci-dessous.

• Documents explicatifs Word
• Tableaux de synthèse Excel
• Documents de présentation PowerPoint
• Documents de référence tels que des images ou des PDF

Au lieu d'envoyer chacun de ces fichiers un par un, les regrouper dans un fichier ZIP avant de partager facilitera la gestion du côté du destinataire.

Certains services de partage de fichiers permettent de télécharger plusieurs fichiers ensemble, ainsi cela peut être pratique si vous ne souhaitez pas créer un fichier ZIP.

Comment partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint volumineux

Lors de l'utilisation de PowerPoint, si vous utilisez de nombreuses images ou vidéos, la taille du fichier peut augmenter.

Si vous souhaitez l'attacher à un courriel et que vous rencontrez des problèmes de taille, il est préférable d'utiliser un service de partage de fichiers au lieu de joindre le fichier à un courriel.

UploadF vous permet de télécharger des fichiers non seulement depuis votre PC, mais aussi depuis un smartphone. Vous pouvez sélectionner le fichier directement dans le navigateur ou utiliser le glisser-déposer.

Une fois que vous avez téléchargé vos fichiers Word, Excel et PowerPoint, il suffit d'envoyer l'URL créée aux destinataires.

De plus, vous pouvez gérer plusieurs fichiers en une seule fois, ce qui est idéal si vous souhaitez partager plusieurs documents, tels que Word, Excel ou PowerPoint, en même temps.

Partager un fichier Office avec un mot de passe

Il y a des fichiers tels que des documents de partenaires commerciaux ou des données de travail que vous ne souhaitez pas rendre accessibles à tous.

Dans ce cas, l'utilisation d'un service de partage de fichiers qui permet de définir un mot de passe est utile.

Avec UploadF, vous pouvez définir un mot de passe pour les fichiers que vous avez téléchargés. Cela vous permet de partager le fichier sans que n'importe qui connaisse l'URL.

Par exemple, vous pouvez envoyer l'URL du fichier par courriel et communiquer le mot de passe par un autre moyen.

Cependant, le fait de définir un mot de passe ne signifie pas que vous ne devez pas vérifier le destinataire. Lorsque vous partagez des documents importants, il est également crucial de ne pas diffuser l'URL et le mot de passe à trop de personnes.

Si vous souhaitez supprimer un fichier Office partagé après coup

Si vous souhaitez simplement transmettre temporairement des documents, choisir un service qui vous permet de supprimer le fichier après partage est une bonne option.

Par exemple, vous partagez une présentation PowerPoint pour révision avec un partenaire commercial et une fois la révision terminée, il n’est plus nécessaire de la laisser accessible.

UploadF vous permet de supprimer chaque fichier téléchargé individuellement. De plus, vous pouvez définir une durée de stockage de un jour et prolonger si nécessaire.

Séparer les fichiers que vous voulez garder longtemps et ceux que vous voulez passer temporairement facilitera l'organisation des fichiers partagés.

Checklist pour le partage de fichiers Office

Avant de partager vos fichiers Word, Excel et PowerPoint, il est bon de vérifier les éléments suivants :

• Avez-vous partagé le bon fichier ?
• Contient-il des informations personnelles ou des données superflues ?
• Avez-vous besoin que l'autre personne édite ?
• Si c'est juste pour visualisation, avez-vous défini des droits d'édition ?
• Dans le cas de fichiers multiples, avez-vous besoin d'une compression ZIP ?
• La taille du fichier n'est-elle pas trop grande ?
• Avez-vous défini un mot de passe si nécessaire ?
• Pour un partage temporaire, avez-vous vérifié la durée de conservation et la méthode de suppression ?

Résumé des méthodes de partage pour Word, Excel et PowerPoint

La méthode de partage de fichiers Word, Excel et PowerPoint dépend de l'objectif.

• Souhaitez-vous co-éditer ? → OneDrive・SharePoint
• Souhaitez-vous que quelqu'un consulte ? → Lien de partage OneDrive et autres
• Souhaitez-vous transmettre un fichier terminé ? → Courriel・service de partage de fichiers
• Souhaitez-vous transmettre plusieurs documents ? → ZIP・service de partage de fichiers
• Souhaitez-vous ajouter un mot de passe ? → service de partage de fichiers avec mot de passe
• Souhaitez-vous transmettre temporairement ? → Service avec durée de conservation et fonction de suppression

Si vous utilisez Microsoft 365 et que vous devez co-éditer des documents avec plusieurs personnes, OneDrive et SharePoint sont pratiques. D'autre part, si vous souhaitez simplement transmettre des fichiers Word, Excel ou PowerPoint, l'utilisation d'un upload de fichiers peut également être une option.

Pour uploader des fichiers sans inscription et les partager via URL depuis votre navigateur, vous pouvez également utiliser UploadF. C'est accessible à partir de votre PC ou smartphone et il supporte la définition de mots de passe ainsi que la suppression de fichiers individuels.

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