Cargador de archivos
Cómo compartir Word, Excel y PowerPoint
Es posible que desees compartir archivos creados en Word, Excel y PowerPoint con tus compañeros de trabajo o amigos.
Hay varias formas de compartir archivos, pero el método adecuado varía dependiendo de si deseas editar junto con la otra persona o simplemente pasar un archivo terminado.
Para coedición, puedes utilizar OneDrive, mientras que para simplemente enviar archivos, puedes utilizar correo electrónico o servicios de compartición de archivos.
Particularmente, si el tamaño del archivo es grande o deseas enviar varios archivos de Word, Excel y PowerPoint juntos, es conveniente utilizar un cargador de archivos.
Primero, elige un método de compartición adecuado a tu propósito
| Propósito | Método recomendado |
|---|---|
| Quiero editar simultáneamente con varias personas | OneDrive, SharePoint |
| Quiero que la otra persona lo vea | OneDrive, enlace compartido |
| Quiero pasar el archivo terminado tal cual | Correo electrónico, servicio de compartición de archivos |
| Quiero enviar varios archivos de Office juntos | Archivo ZIP, servicio de compartición de archivos |
| Quiero compartir con contraseña | Servicio de compartición de archivos con soporte para contraseña |
Con la palabra "compartir", la coedición y la transferencia de archivos son usos diferentes. Decidir primero cuál de los dos deseas hacer hará más fácil elegir un método.
Compartir Word, Excel y PowerPoint en OneDrive
Si utilizas Microsoft 365, la forma más básica de compartir archivos de Office es a través de OneDrive.
Al guardar y compartir archivos de Word, Excel y PowerPoint en OneDrive, puedes enviar un enlace a la otra persona. La información oficial de Microsoft también indica que los documentos de Office guardados en OneDrive o SharePoint pueden ser coeditados por varias personas.
Al compartir, también puedes diferenciar entre "personas que pueden editar" y "personas que solo pueden ver".
Paso a paso básico para compartir en OneDrive
- Guardar archivos de Word, Excel y PowerPoint en OneDrive
- Seleccionar el archivo que deseas compartir
- Seleccionar "Compartir"
- Configurar los permisos de acceso para los destinatarios y el enlace
- Copiar el enlace y enviarlo a la otra persona
Si no es necesario que la otra persona edite, es recomendable mantener solo permisos de visualización.
En OneDrive, también puedes cambiar los permisos del enlace compartido o detener el compartimiento. Cuando compartas archivos importantes, asegúrate de verificar quién tiene permiso para editar antes de enviar el enlace.
Coeditar Word, Excel y PowerPoint
Cuando varias personas editan el mismo archivo, la coedición a través de OneDrive o SharePoint es conveniente.
Por ejemplo, si varias personas están ingresando datos en una tabla de Excel, el método de enviarse archivos por correo puede dificultar saber "cuál archivo es el más reciente".
Si compartes un archivo en OneDrive, cada uno puede abrir el mismo archivo y trabajar en él. La guía de Microsoft también indica que Word, Excel y PowerPoint son compatibles con la coedición al ser guardados en OneDrive o SharePoint.
Es especialmente útil en archivos como Excel, donde se recopilan datos de múltiples personas, ya que evita tener que enviar y reenviar archivos múltiples veces.
Puntos a tener en cuenta al coeditar
- Establecer permisos de edición solo para quienes los necesiten
- Verificar el destinatario de archivos importantes
- No usar archivos en formatos antiguos, sino formatos nuevos compatibles
- Si deseas conservar el archivo original, hacer una copia para compartir
La documentación de Microsoft menciona como formatos representativos que permiten la coedición, " .docx" en Word, ".xlsx" en Excel, ".pptx" en PowerPoint, entre otros.
Método para pasar archivos de Word, Excel y PowerPoint mediante un enlace
Si "no necesitas editar juntos y solo deseas que descarguen el archivo", no es necesario utilizar la función de coedición.
Tampoco hay problema en subir el archivo y simplemente enviar el URL generado a la otra persona.
Por ejemplo, al adjuntar archivos de Word o Excel directamente en un email, es posible que el tamaño del archivo o las limitaciones de capacidad del servicio de correo representen un problema. Además, enviar múltiples archivos en varias cartas puede dificultar la gestión.
En tales casos, subir a un servicio de compartición de archivos y enviar el URL es un método más simple.
Compartir varios Word, Excel y PowerPoint juntos
Cuando compartes documentos en trabajo, es poco probable que solo tengas un archivo de Word, Excel o PowerPoint.
Por ejemplo, podrías tener que pasar los siguientes tipos de archivos juntos:
- Documentación explicativa en Word
- Tabla de resumen en Excel
- Presentación en PowerPoint
- Material de referencia como imágenes o PDFs
En vez de enviar cada uno de estos archivos por separado, es mejor compactarlos en un archivo ZIP antes de compartir, facilitando la gestión para el receptor.
Dependiendo del servicio de compartición de archivos, podría ser posible subir múltiples archivos a la vez, ahorrando el trabajo de crear un archivo ZIP.
Método para compartir archivos grandes de Word, Excel y PowerPoint
Cuando usas PowerPoint, si empleas muchas imágenes o videos, el tamaño del archivo puede crecer rápidamente.
Si intentas adjuntar en un email y el tamaño excede el límite, en vez de forzar el adjunto en el correo, utiliza un servicio de compartición de archivos.
UploadF permite cargar archivos no solo desde la PC, sino también desde un smartphone. Puedes seleccionar archivos en el navegador o utilizar la función de arrastrar y soltar para cargar.
Una vez que hayas subido los archivos de Word, Excel y PowerPoint, solo debes enviar el URL generado a la otra persona.
Además, puedes manejar múltiples archivos a la vez, lo que es útil si deseas compartir múltiples documentos de Word, Excel y PowerPoint juntos.
Compartir archivos de Office con contraseña
Hay archivos que no deseas que cualquiera pueda acceder, como documentos para clientes o datos de trabajo.
En tales casos, utilizar un servicio de compartición de archivos que permita establecer una contraseña es muy útil.
En UploadF, puedes configurar una contraseña para los archivos que subas. Esto es útil si no deseas que cualquier persona que sepa el URL reciba el archivo.
Por ejemplo, puedes enviar el URL del archivo por correo y comunicar la contraseña a través de otro medio.
Sin embargo, configurar una contraseña no significa que no debas verificar a quién compartes. Es importante no difundir innecesariamente el URL y la contraseña cuando compartes documentos sensibles.
Si deseas eliminar un archivo de Office compartido después
Si solo necesitas pasar documentos temporalmente, elegir un servicio que permita eliminar archivos después de compartir puede ser una buena opción.
Por ejemplo, podrías compartir una presentación de PowerPoint para confirmación y no querer mantenerla pública después de la confirmación.
En UploadF, puedes eliminar archivos subidos individualmente. Además, puedes establecer el período de almacenamiento desde 1 día y extenderlo si es necesario.
Distinguir entre "archivos que se guardan para siempre" y "archivos que se comparten temporalmente" hace que sea más fácil organizar los archivos compartidos.
Checklist para compartir archivos de Office
Antes de compartir Word, Excel y PowerPoint, es bueno verificar los siguientes ítems:
- ¿Has seleccionado el archivo correcto para compartir?
- ¿Contiene información personal o datos innecesarios?
- ¿Necesitas que la otra persona edite el archivo?
- Si solo se requiere visualización, ¿tienes la opción de edición habilitada?
- Si son múltiples archivos, ¿es necesario hacer un ZIP?
- ¿El tamaño del archivo no es excesivo?
- ¿Has configurado contraseñas si es necesario?
- Si se trata de un compartición temporal, ¿has verificado el período de almacenamiento y el método de eliminación?
Resumen de métodos para compartir Word, Excel y PowerPoint
La forma de compartir Word, Excel y PowerPoint se recomienda dependiendo del propósito.
- Quiero coeditar → OneDrive, SharePoint
- Quiero que lo vean → enlace compartido de OneDrive
- Quiero pasar un archivo terminado → correo electrónico, servicio de compartición de archivos
- Quiero compartir múltiples documentos a la vez → ZIP, servicio de compartición de archivos
- Quiero establecer una contraseña → servicio de compartición de archivos con soporte para contraseña
- Quiero compartir un archivo temporalmente → servicio con funciones de almacenamiento y eliminación
Si estás utilizando Microsoft 365 y necesitas editar el mismo documento con varios, OneDrive o SharePoint son convenientes. Por otro lado, si solo deseas pasar archivos de Word, Excel y PowerPoint, puedes usar un cargador de archivos.
Si deseas cargar archivos desde el navegador sin registro y compartir mediante un URL, puedes utilizar UploadF. Está disponible tanto para PC como para smartphones, y permite configurar contraseñas y eliminar archivos individualmente.
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