Cargador de archivos

Cómo compartir Word, Excel y PowerPoint

Es posible que desees enviar archivos creados con Word, Excel y PowerPoint a colegas de trabajo o amigos.

Existen varias maneras de compartir archivos, pero el método adecuado depende de si deseas editarlos junto con alguien o simplemente pasarles el archivo completado.

Para la co-edición, puedes utilizar OneDrive, y para simplemente enviar archivos, puedes usar correo electrónico o servicios de intercambio de archivos.

Particularmente, si el tamaño del archivo es grande o si deseas enviar varios archivos de Word, Excel o PowerPoint juntos, utilizar un cargador de archivos es conveniente.

Primero, elige el método de compartición que se ajuste a tu objetivo

Objetivo	Método recomendado
Editar simultáneamente con varias personas	OneDrive・SharePoint
Deseas que la otra persona lo revise	OneDrive・enlace compartido
Deseas pasar el archivo completado tal cual	correo electrónico・servicio de intercambio de archivos
Quieres pasar varios archivos de Office juntos	archivo ZIP・servicio de intercambio de archivos
Deseas compartir con contraseña	servicio de intercambio de archivos que admite contraseña

Incluso con la palabra "compartir", la co-edición y la transferencia de archivos son usos diferentes. Primero, decide cuál de los dos deseas hacer, y eso facilitará la elección del método.

Compartir Word, Excel y PowerPoint en OneDrive

Si estás utilizando Microsoft 365, compartir archivos de Office utilizando OneDrive es la opción básica.

Al guardar y compartir archivos de Word, Excel y PowerPoint en OneDrive, puedes enviar un enlace a la otra persona. La información oficial de Microsoft también indica que se pueden co-editar documentos de Office guardados en OneDrive o SharePoint.

Al compartir, puedes distinguir entre "personas que pueden editar" y "personas que solo pueden ver".

Pasos básicos para compartir en OneDrive

1. Guardar el archivo de Word, Excel o PowerPoint en OneDrive
2. Seleccionar el archivo que deseas compartir
3. Seleccionar "Compartir"
4. Configurar los permisos de acceso para la persona o enlace compartido
5. Copiar el enlace y enviarlo a la otra persona

Si no es necesario que la otra persona edite, es mejor mantenerla con permisos de solo vista.

En OneDrive, también puedes cambiar los permisos del enlace compartido o detener la compartición. Cuando compartas archivos importantes, asegúrate de confirmar quién puede editar antes de enviar el enlace.

Co-editar Word, Excel y PowerPoint

Si varias personas necesitan editar el mismo archivo, la co-edición utilizando OneDrive o SharePoint es conveniente.

Por ejemplo, cuando varias personas ingresan datos en una tabla creada en Excel, el método de enviarse archivos por correo electrónico puede dificultar saber "cuál archivo es el más actualizado".

Al compartir un archivo en OneDrive, cada persona puede abrir y trabajar en el mismo archivo. La guía de Microsoft también indica que Word, Excel y PowerPoint permiten la co-edición cuando se guardan en OneDrive o SharePoint.

Particularmente en archivos como los de Excel, donde se recopilan datos de múltiples personas, es conveniente ya que no es necesario enviar archivos repetidamente.

Puntos a tener en cuenta al co-editar

• Configura permisos de edición solo para las personas que lo necesiten
• Confirma el destinatario en archivos importantes compartidos
• No uses formatos de archivo antiguos, utiliza los formatos nuevos compatibles
• Si deseas conservar el archivo original, crea una copia para compartir

Además, la guía de Microsoft menciona que los formatos representativos compatibles para la co-edición son ".docx" para Word, ".xlsx" para Excel, y ".pptx" para PowerPoint.

Enviar Word, Excel y PowerPoint mediante enlace

Si "no es necesario editar juntos, solo quiero que descarguen el archivo", no es necesario utilizar la función de co-edición.

También existe el método de simplemente subir el archivo y enviar el URL que se genera a la otra persona.

Por ejemplo, cuando adjuntas archivos de Word o Excel directamente a un correo, puede que el tamaño del archivo o las restricciones de capacidad del servicio de correo sean problemáticos. Además, enviar múltiples archivos en varias correos puede dificultar la gestión.

En tales casos, subir el archivo a un servicio de intercambio y enviar el URL es un método sencillo.

Compartir múltiples Word, Excel y PowerPoint juntos

Cuando entregas materiales en el trabajo, no siempre hay un solo archivo de Word, Excel o PowerPoint.

Por ejemplo, hay situaciones en las que se deben enviar los siguientes archivos juntos:

• Documentación de Word
• Hoja de cálculo de Excel
• Presentación de PowerPoint
• Material de referencia como imágenes o PDFs

Es más fácil para la persona que recibe compartir todos estos archivos en un archivo ZIP que enviarlos uno por uno.

Algunos servicios de intercambio de archivos permiten subir varios archivos a la vez, lo que es conveniente si hacer un archivo ZIP es tedioso.

Método para compartir archivos grandes de Word, Excel y PowerPoint

Cuando utilizas PowerPoint y usas muchas imágenes o videos, el archivo puede volverse grande.

Si intentas adjuntar en correo y te encuentras con restricciones de capacidad, puedes evitar adjuntarlo forzadamente al correo y optar por un servicio de intercambio.

UploadF permite subir archivos desde tu PC o incluso desde tu smartphone. No solo puedes seleccionar archivos en el navegador, sino que también admite la carga mediante arrastrar y soltar.

Después de subir archivos de Word, Excel o PowerPoint, simplemente envía el URL generado a la otra persona.

Además, como puedes manejar múltiples archivos a la vez, también es útil si deseas compartir varios materiales de Word, Excel y PowerPoint juntos.

Compartir archivos de Office con contraseña

Hay archivos que no quieres que cualquier persona pueda acceder, como documentos de clientes o datos utilizados en el trabajo.

En tales casos, usar un servicio de intercambio de archivos que permita configurar contraseña es conveniente.

En UploadF, puedes establecer una contraseña para los archivos que subes. Esto puede ser útil si no deseas que cualquier persona que conozca el URL tenga acceso directo al archivo.

Por ejemplo, puedes enviar el URL del archivo por correo y comunicar la contraseña por un medio diferente.

Sin embargo, tener una contraseña configurada no significa que no debas verificar a quién lo compartes. Es importante no difundir el URL y la contraseña innecesariamente al compartir documentos importantes.

Si deseas eliminar archivos de Office compartidos más tarde

Si solo deseas entregar temporalmente materiales, puedes elegir un servicio que permita eliminar archivos después de compartir.

Por ejemplo, si entregas material de PowerPoint para revisión a un cliente y luego no necesitas mantenerlo publicado.

En UploadF, puedes eliminar archivos subidos de forma individual. Además, puedes configurar un período de almacenamiento desde un día y extenderlo según sea necesario.

Separar los "archivos que se almacenarán por mucho tiempo" de los "archivos que se entregarán temporalmente" facilita la organización de los archivos compartidos.

Lista de verificación al compartir archivos de Office

Antes de compartir Word, Excel y PowerPoint, es recomendable verificar los siguientes elementos para sentirse seguro.

• ¿Te has asegurado de no confundir los archivos que deseas compartir?
• ¿Contiene información personal o datos innecesarios?
• ¿Es necesario que la otra persona edite el archivo?
• Si solo se requiere vista, ¿lo has configurado sin permisos de edición?
• Si son varios archivos, ¿es necesario hacer un ZIP?
• ¿El tamaño del archivo no es demasiado grande?
• Si es necesario, ¿has configurado una contraseña?
• Si es un intercambio temporal, ¿has comprobado el período de almacenamiento y el método de eliminación?

Resumen de métodos para compartir Word, Excel y PowerPoint

Se recomienda elegir el método de compartir Word, Excel y PowerPoint según los objetivos.

• Deseo co-editar → OneDrive・SharePoint
• Quiero que lo revisen → enlace compartido de OneDrive y similares
• Quiero pasar el archivo completado → correo electrónico・servicio de intercambio de archivos
• Quiero pasar varios materiales juntos → ZIP・servicio de intercambio de archivos
• Deseo incluir contraseña → servicio de intercambio de archivos con contraseña
• Quiero pasar archivos temporalmente → servicio con período de almacenamiento y función de eliminación

Si estás utilizando Microsoft 365 y deseas que varias personas editen el mismo material, OneDrive o SharePoint son convenientes. Por otro lado, si solo deseas pasar archivos de Word, Excel o PowerPoint a alguien, la opción de usar un cargador de archivos también está disponible.

Si deseas subir archivos directamente desde el navegador y compartir mediante un URL sin registro, también puedes usar UploadF. Está disponible tanto para PC como para smartphones y soporta tanto la configuración de contraseña como la eliminación de archivos individuales.

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