ফাইল আপলোডার
ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার উপায়
ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্টে তৈরি করা ফাইল কর্মচারী বা বন্ধুদের কাছে পাঠাতে চাইতে পারেন।
ফাইল শেয়ার করার অনেক উপায় রয়েছে, তবে আপনি কি কাউকে সাথে সম্পাদনা করতে চান, না কি শুধু সম্পন্ন ফাইলই দিতে চান তার উপর ভিত্তি করে আদর্শ উপায় পরিবর্তিত হয়।
যদি সহযোগী সম্পাদনা হয় তবে ওয়ানড্রাইভ, যদি স্রেফ ফাইল পাঠান হয় তবে ইমেল বা ফাইল শেয়ারিং পরিষেবাগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
বিশেষ করে, যদি ফাইলের আকার বড় হয় বা একসাথে একাধিক ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল পাঠাতে হয় তবে ফাইল আপলোডার ব্যবহার করা সুবিধাজনক।
প্রথমে আপনার উদ্দেশ্যে উপযুক্ত শেয়ারিং পদ্ধতি নির্বাচন করুন
| উদ্দেশ্য | প্রস্তাবিত পদ্ধতি |
|---|---|
| মাল্টিপল লোকের সাথে একসাথে সম্পাদনা করতে চান | ওয়ানড্রাইভ・শেয়ারপয়েন্ট |
| অন্যকে দেখানোর জন্য পাঠাতে চান | ওয়ানড্রাইভ・শেয়ার্ড লিঙ্ক |
| পূর্ণাঙ্গ ফাইল সরাসরি পাঠাতে চান | ইমেইল・ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা |
| একাধিক অফিস ফাইল একসাথে পাঠাতে চান | জিপ ফাইল・ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা |
| পাসওয়ার্ড দিয়ে শেয়ার করতে চান | পাসওয়ার্ড সমর্থনকারী ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা |
শেয়ারিং শব্দটি দিয়ে, সহযোগী সম্পাদনা এবং ফাইল বিনিময় অবশ্যই আলাদা অর্থ। প্রথমে আপনি কোনটি করতে চান তা নির্ধারণ করলে উপায় বাছাই করা সহজ হয়ে যাবে।
ওয়ানড্রাইভে ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করা
যদি আপনি মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করেন তবে একাডেমিক ফাইল শেয়ার করার জন্য ওয়ানড্রাইভ ব্যবহার করা একটি মৌলিক অপশন।
ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্টের ফাইল ওয়ানড্রাইভে সংরক্ষণ করে শেয়ার করলে, আপনি অন্যকে একটি লিঙ্ক পাঠাতে পারবেন। মাইক্রোসফটের অফিসিয়াল তথ্যেও দেখা যায় যে, ওয়ানড্রাইভ বা শেয়ারপয়েন্টে সংরক্ষিত অফিস ডকুমেন্টগুলি একসাথে সম্পাদনা করা যায়।
শেয়ার করার সময়, “সম্পাদনা করতে পারেন এমন লোক এবং শুধু দেখার জন্য লোক” আলাদা করা সম্ভব।
ওয়ানড্রাইভে শেয়ার করার মৌলিক পদক্ষেপ
- ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্টের ফাইল ওয়ানড্রাইভে সংরক্ষণ করুন
- শেয়ার করতে চান এমন ফাইল নির্বাচন করুন
- “শেয়ার” নির্বাচন করুন
- শেয়ার পার্টনার বা লিঙ্কের অ্যাক্সেস অধিকার সেট করুন
- লিঙ্ক কপি করে পাঠিয়ে দিন
যদি অপর জনের কাছ থেকে সম্পাদনার প্রয়োজন না থাকে তবে দর্শনের জন্য অধিকার সেট করে রাখলে ভালো হবে।
ওয়ানড্রাইভে শেয়ারিং লিঙ্কের অধিকার পরিবর্তন করা বা শেয়ারিং বন্ধ করা সম্ভব। গুরুত্বপূর্ণ ফাইল শেয়ার করার সময়, সাজানো হয়ে যাচ্ছেনা তা নিশ্চিত করে লিঙ্ক পাঠান।
ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্টের সহযোগী সম্পাদনা
মাল্টিপল লোকের একই ফাইল সম্পাদনা করতে চাইলে, ওয়ানড্রাইভ বা শেয়ারপয়েন্টের সহযোগী সম্পাদনা সুবিধাজনক।
যেমন, যদি একাধিক লোক একসাথে এক্সেলে তৈরি করা টেবিলের জন্য একটি শেয়ারড ফাইলের মাধ্যমে কাজ করে, তবে এটি ইমেলে পাঠানো একটি ভিন্ন অনুরোধের মতো হয়ে যায়, “কোন ফাইল সর্বশেষ সংস্করণ” তা বোঝা কঠিন হয়ে পড়ে।
ওয়ানড্রাইভের ফাইল শেয়ার করলে, সবাই একই ফাইল খুলে কাজ করতে পারে। মাইক্রোসফটের নির্দেশনাতেও দেখা যায় যে, ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট ওয়ানড্রাইভ বা শেয়ারপয়েন্টে সংরক্ষণ করে সহযোগী সম্পাদনার সাথে সাথে চলাচল করে।
বিশেষ করে এক্সেলের মতো মাল্টিপল লোকের তথ্য অর্জন করার জন্য ফাইলটিতে তাৎক্ষণিক পদক্ষেপের মাধ্যমে কাজ করা সুবিধাজনক।
সহযোগী সম্পাদনার সময়ের সতর্কতা
- শুধু প্রয়োজনীয় মানুষের জন্য সম্পাদনার অধিকার সেট করুন
- গুরুত্বপূর্ণ ফাইল হলে, নিশ্চিত করুন যে শেয়ার পার্টনারকে চেক করেছেন
- পুরোনো ফাইল ফরম্যাটের পরিবর্তে নতুন ফরম্যাট ব্যবহার করুন
- মূল ফাইলের কপি তৈরি করতে চাইলে শেয়ারিংয়ের জন্য একটি কপি তৈরি করুন
এটি উল্লেখযোগ্য যে, মাইক্রোসফটের নির্দেশনায় সহযোগী সম্পাদনার উপযুক্ত ফরম্যাট হিসেবে ওয়ার্ডের “.docx”, এক্সেলের “.xlsx”, পাওয়ারপয়েন্টের “.pptx” উল্লেখ আছে।
ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট লিঙ্কের মাধ্যমে পাঠানোর উপায়
“কাছাকাছি সম্পাদনা করা প্রয়োজন নেই, কে কিভাবে ফাইলটি ডাউনলোড করবে” এমন পরিস্থিতিতে অবশ্যই সহযোগী সম্পাদনা বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে হবে না।
ফাইল আপলোড করে প্রাপ্ত URL-টি পাঠানোর একটি সুবিধাজনক পদ্ধতি হল।
যেমন, যদি আপনি ইমেলে ওয়ার্ড বা এক্সেল ফাইল সরাসরি সংযুক্ত করেন তবে ফাইলের আকার বা ইমেল পরিষেবার আকার সীমাবদ্ধতার সমস্যা দেখা দিতে পারে। তাছাড়া, একাধিক ফাইল পাঠালে পরিচালনা করা কঠিন হয়ে পড়ে।
এই ধরনের পরিস্থিতিতে ফাইল শেয়ারিং পরিষেবার মাধ্যমে আপলোড করে URL পাঠানো এবং একটি সহজ পদ্ধতি।
একাধিক ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার জন্য একত্রিত করা
কর্মস্থলে নথি প্রদান করার সময়, ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্টের ফাইল একটি একক নয়।
যেমন, নিম্নলিখিত ফাইলগুলিকে একত্রে পাঠানোর পরিস্থিতি থাকতে পারে।
- ওয়ার্ডের বিবরণী তথ্য
- এক্সেলের সারণী
- পাওয়ারপয়েন্টের উপস্থাপন সামগ্রী
- ছবি বা PDF সহ অন্যান্য রেফারেন্স সামগ্রী
এইগুলোকে একটি করে পাঠানোর চাইতে, জিপ ফাইলে সমন্বয় করে শেয়ার করা গ্রহণ করা সহজ।
কিছু ফাইল শেয়ারিং পরিষেবাগুলি একাধিক ফাইল একসাথে আপলোড করা সম্ভব করে দেয়, তখন জিপ ফাইল তৈরি করাটাও ব্যয়বহুল আবশক।
বড় ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার উপায়
পাওয়ারপয়েন্টে ছবি বা ভিডিও ব্যবহার করলে ফাইলের আকার বড় হতে পারে।
যদি আপনি ইমেলে এটিকে সংযুক্ত করতে চান এবং আকারের সীমাবদ্ধতার কারণে পছন্দ মতো সমস্যা হয়, তবে বেড়া দেওয়ার বদলে ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা ব্যবহার করা একটি ভালো পদ্ধতি।
UploadF করে, PC-এর পাশাপাশি স্মার্টফোন থেকেও ফাইল আপলোড করতে পারেন। আপনি ব্রাউজারের মাধ্যমে ফাইলটি নির্বাচন করে, পাশাপাশি ড্র্যাগ & ড্রপের মাধ্যমে আপলোড করতে পারেন।
ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্টের ফাইল আপলোড করার পরে, প্রাপ্ত URL-টি পাঠানোর প্রয়োজন হবে।
এছাড়া, একাধিক ফাইল একসাথে পরিচালনা করতে সক্ষম হওয়ায়, ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্টের একাধিক নথি একসাথে শেয়ার করা সম্ভব হবে।
পাসওয়ার্ড দিয়ে অফিস ফাইল শেয়ার করা
ব্যবসার নথি বা কাজের জন্য যে তথ্যগুলি সবাই অ্যাক্সেস করতে পারে তা চাই না এমন ফাইল থাকতে পারে।
এই ধরনের পরিস্থিতিতে পাসওয়ার্ড সেট করা যায় এমন ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা ব্যবহার করা সুবিধাজনক।
UploadF-এর মাধ্যমে, আপলোড করা ফাইলের পাসওয়ার্ড সেট করা যায়। URL জানানোর লোকের সাথে সরাসরি ফাইল শেয়ার করতে চান না এমন অবস্থাতে এটি সরাসরি করা যাবে।
যেমন, ফাইলের URL ইমেলে পাঠানো হয়েছে, পাসওয়ার্ডকে আলাদা যোগাযোগের মাধ্যমে প্রদান করা সম্ভব।
তবে, পাসওয়ার্ড সেট করলেই শেয়ারিংয়ের জন্য অনুসন্ধান না করা উচিত। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য শেয়ার করার সময় URL এবং পাসওয়ার্ড প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ছড়িয়ে দেওয়া চরম গুরুত্বপূর্ণ।
শেয়ার করা অফিস ফাইল পরবর্তীতে মুছতে চাইলে
অপরের সঙ্গে সাময়িকভাবে তথ্য দিতে চাইলে, শেয়ার করার পরে ফাইল মুছতে পারেন এমন পরিষেবা নির্বাচন করতে পারবেন।
যেমন, ক্লায়েন্টদের জন্য পর্যালোচনার উদ্দেশ্যে পাওয়ারপয়েন্ট উপস্থাপনামূলক নথি পাঠানো হয়, পর্যালোচনার পরে এটি প্রকাশ করার তাগিদ থাকে না।
UploadF-এ, আপলোড করা ফাইলগুলো পৃথকভাবে মুছে ফেলা যায়। এছাড়া, সংরক্ষণের সময় 1 দিন থেকে সেট করা যায় এবং প্রয়োজন অনুসারে বাড়ানো যায়।
“দীর্ঘকাল ধরে সংরক্ষিত ফাইল” এবং “অস্থায়ীভাবে দেওয়া ফাইল” আলাদা করে শেয়ার করা ফাইল সংগঠিত করে দেওয়া সহজ।
অফিস ফাইল শেয়ার করার সময় চেকলিস্ট
ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার আগে, নিচের বিষয়গুলো যাচাই করে নেওয়া নিশ্চিত করুন।
- শেয়ার করতে চান এমন ফাইলটি ভুল নয় কি না
- ব্যক্তিগত তথ্য বা অনাকাঙ্ক্ষিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত হয়েছে কি না
- অন্যদের সম্পাদনা করার প্রয়োজন রয়েছে কি না
- দেখার জন্যই নির্ভর করলে সম্পাদনার অধিকার দিয়ে রাখা হয়েছে কি না
- একাধিক ফাইল থাকলে জিপ করার প্রয়োজন নেই কি না
- ফাইলের আকার খুব বড় কি না
- প্রয়োজন করে পাসওয়ার্ড সেট করা হয়েছে কি না
- অস্থায়ী শেয়ারিং হলে সংরক্ষণের সময় বা মুছে ফেলার পদ্ধতি নিশ্চিত করা হয়েছে কি না
ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার প্রক্রিয়া সমাপ্ত
ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট শেয়ার করার জন্য পদ্ধতি লক্ষ্য অনুসারে নির্বাচন করার জন্য পরামর্শ দেওয়া হয়।
- সহযোগী সম্পাদনা করতে চান → ওয়ানড্রাইভ・শেয়ারপয়েন্ট
- দেখানোর জন্য পাঠাতে চান → ওয়ানড্রাইভের শেয়ারড লিঙ্ক
- সম্পন্ন ফাইল তুলে দিতে চান → ইমেল・ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা
- একাধিক নথি এক সাথে পাঠাতে চান → জিপ・ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা
- পাসওয়ার্ড দিতে চান → পাসওয়ার্ড সমর্থনকারী ফাইল শেয়ারিং পরিষেবা
- অস্থায়ীভাবে ফাইল দিতে চান → সংরক্ষণ সময় এবং মুছে ফেলার কার্য সম্পাদনকারী পরিষেবা
যদি আপনি মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করেন এবং একাধিক লোকের জন্য একই নথি সম্পাদনা করতে পারেন তবে ওয়ানড্রাইভ বা শেয়ারপয়েন্ট সুবিধাজনক। একদিকে, কেবল ওয়ার্ড・এক্সেল・পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল অন্যদের কাছে শুধুমাত্র দিতে চান তবে ফাইল আপলোডার ব্যবহার করে যাওয়ার পদ্ধতি ভাল।
নিবন্ধন না করে, ব্রাউজার থেকে ফাইল আপলোড করে URL শেয়ার করতে চাইলে UploadF ব্যবহার করা সম্ভব। PC・স্মার্টফোন উভয় থেকেই এটি ব্যবহারের সুবিধা রয়েছে এবং পাসওয়ার্ড সেটিং এবং ব্যক্তিগত ফাইল মুছতেও সক্ষম।
প্রথম পাতা সহায়তা যোগাযোগ 🌐Language