رافعة الملفات
كيفية مشاركة Word وExcel وPowerPoint
قد ترغب في إرسال ملفات تم إنشاؤها باستخدام Word وExcel وPowerPoint إلى زملائك في العمل أو أصدقائك.
توجد طرق عديدة لمشاركة الملفات، ولكن تعتمد الطريقة المناسبة على ما إذا كنت ترغب في التحرير مع الشخص الآخر أو تريد فقط إرسال الملف المكتمل.
إذا كنت ترغب في التحرير المشترك، يمكنك استخدام OneDrive، وإذا كنت ترغب فقط في إرسال الملف، يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو خدمات مشاركة الملفات.
خصوصًا في الحالات التي تكون فيها أحجام الملفات كبيرة، أو إذا كنت ترغب في إرسال عدة ملفات Word وExcel وPowerPoint معًا، فإن استخدام أداة تحميل الملفات يكون مفيدًا.
اختر طريقة المشاركة المناسبة لاحتياجاتك
| الغرض | الطريقة الموصى بها |
|---|---|
| التحرير مع عدة أشخاص في نفس الوقت | OneDrive وSharePoint |
| للرؤية فقط | OneDrive ورابط المشاركة |
| للإرسال الملف المكتمل كما هو | البريد الإلكتروني وخدمات مشاركة الملفات |
| للإرسال عدة ملفات Office معًا | ملف ZIP وخدمات مشاركة الملفات |
| للمشاركة مع كلمة مرور | خدمات مشاركة الملفات التي تدعم كلمة المرور |
حتى كلمة "مشاركة" تعني أن التحرير المشترك وتسليم الملفات هما نوعان مختلفان من الاستخدام. من المفيد أن تقرر أولاً أي واحد من الاثنين تريد القيام به، ليكون اختيار الطريقة أسهل.
مشاركة Word وExcel وPowerPoint عبر OneDrive
إذا كنت تستخدم Microsoft 365، فإن استخدام OneDrive لمشاركة ملفات Office هو الخيار الأساسي.
يمكنك حفظ ملفات Word وExcel وPowerPoint في OneDrive ومشاركتها، مما يتيح لك إرسال رابط للشخص الآخر. كما أن هناك معلومات رسمية من Microsoft تشير إلى أنه يمكن تحرير مستندات Office المحفوظة في OneDrive أو SharePoint بشكل مشترك من قبل عدة أشخاص.
عند المشاركة، يمكنك أيضًا فصل "الأشخاص الذين يمكنهم التحرير" و "الأشخاص الذين يمكنهم الرؤية فقط".
الخطوات الأساسية لمشاركة عبر OneDrive
- حفظ ملفات Word وExcel وPowerPoint في OneDrive
- اختيار الملف الذي تريد مشاركته
- اختيار "مشاركة"
- تعيين حقوق الوصول للمشاركين أو رابط المشاركة
- نسخ الرابط وإرساله إلى الشخص الآخر
إذا لم يكن من الضروري أن يقوم الشخص الآخر بإجراء تعديلات، فمن الأفضل أن تجعل إذن الرؤية فقط.
يمكنك أيضًا تغيير أذونات رابط المشاركة أو إيقاف المشاركة في OneDrive. عندما تقوم بمشاركة ملف مهم، تأكد من من يعرف من يمكنه التحرير قبل إرسال الرابط.
التحرير المشترك لملفات Word وExcel وPowerPoint
إذا كنت تقوم بتحرير نفس الملف مع عدة أشخاص، فإن استخدام التحرير المشترك عبر OneDrive أو SharePoint يكون ملائمًا.
على سبيل المثال، إذا كان عدة أشخاص يدخلون البيانات في جدول تم إنشاؤه بواسطة Excel، فإن إرسال الملفات عبر البريد الإلكتروني يجعل من الصعب معرفة "أي الملفات هو النسخة الأحدث".
إذا قمت بمشاركة الملفات الموجودة على OneDrive، يمكن لكل فرد فتح نفس الملف للعمل عليه. كما تشير معلومات Microsoft إلى أن Word وExcel وPowerPoint تدعم التحرير المشترك عند حفظ الملفات في OneDrive أو SharePoint.
خصوصًا عند جمع البيانات من عدة أشخاص في ملف مثل Excel، فإنك لن تحتاج لإعادة إرسال الملفات عدة مرات، مما يجعله أكثر ملاءمة.
نقاط يجب الانتباه إليها أثناء التحرير المشترك
- تعيين حقوق التحرير فقط للأشخاص الذين يحتاجونها
- التحقق من المشاركين عند مشاركة الملفات الهامة
- استخدام فورمات جديدة متوافقة بدلاً من الفورمات القديمة
- إذا كنت تريد الاحتفاظ بالملف الأصلي، فقم بإنشاء نسخة للمشاركة
تشير معلومات Microsoft أيضًا إلى أن التنسيقات المدعومة للتحرير المشترك تشمل ".docx" لـ Word و".xlsx" لـ Excel و".pptx" لـ PowerPoint.
طريقة تسليم ملفات Word وExcel وPowerPoint عبر رابط
إذا كنت تعتقد أنه "ليس من الضروري التحرير معًا، لكنني أريد أن يقوموا بتحميل الملف"، فلن تحتاج بالضرورة لاستخدام وظيفة التحرير المشترك.
يمكنك ببساطة تحميل الملف وإرسال الرابط الذي تم إنشاؤه إلى الشخص الآخر.
على سبيل المثال، عند إرفاق ملف Word أو Excel بالبريد الإلكتروني، يمكن أن تصبح قيود حجم الملف أو قيود سعة الخدمة البريدية مشكلة. كما أنه عند إرسال عدة ملفات في عدة رسائل، يمكن أن يصبح من الصعب إدارتها.
في هذه الحالات، فإن تحميل الملفات عبر خدمات مشاركة الملفات وإرسال الرابط هو النهج الأكثر بساطة.
مشاركة عدة ملفات Word وExcel وPowerPoint معًا
عند إرسال الوثائق في العمل، ليس من المحتمل أن يكون لديك ملف واحد فقط من Word أو Excel أو PowerPoint.
على سبيل المثال، يمكن أن يكون هناك حالات يتم فيها إرسال ملفات مختلفة معًا، مثل:
- مستندات توضيحية من Word
- جداول تجميعية من Excel
- مواد عرض من PowerPoint
- مستندات مرجعية مثل الصور أو PDF
بدلاً من إرسال كل منها كملف واحد، من الأفضل تجميعها في ملف ZIP ومشاركتها، حيث سيكون من الأسهل على المتلقي إدارتها.
تسمح بعض خدمات مشاركة الملفات بتحميل عدة ملفات في وقت واحد، مما يجعل من المفيد عند الشعور بالتعب من إنشاء ملف ZIP.
طريقة مشاركة ملفات Word وExcel وPowerPoint الكبيرة
في PowerPoint أو غيره، قد يؤدي استخدام العديد من الصور أو مقاطع الفيديو إلى زيادة حجم الملف.
إذا وجدت نفسك عالقًا بسبب قيود الحجم عند محاولة إرفاقه بالبريد الإلكتروني، فإن استخدام خدمات مشاركة الملفات بدلاً من إرفاقه عبر البريد الإلكتروني هو الطريقة المثلى.
UploadF يتيح لك تحميل الملفات من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي. لا تقتصر العملية على اختيار الملفات من المتصفح، بل تدعم أيضًا التحميل بالسحب والإفلات.
بعد تحميل ملفات Word وExcel وPowerPoint، فقط أرسل الرابط الذي تم إنشاؤه إلى الآخرين.
علاوة على ذلك، بما أنه يمكنك معالجة عدة ملفات في وقت واحد، فإن هذا يكون مفيدًا إذا كنت ترغب في مشاركة عدة مستندات مثل Word وExcel وPowerPoint معًا.
مشاركة ملفات Office بكلمة مرور
بالنسبة للمستندات التي تتعلق بالعمل أو البيانات التي لا ترغب في أن يصل إليها الجميع، يمكن أن تكون هناك حاجة إلى حماية الملفات.
في هذه الحالات، تكون خدمات مشاركة الملفات التي تسمح بإعداد كلمة مرور أدوات مفيدة.
يسمح لك UploadF بتعيين كلمة مرور للملف الذي تم تحميله. يمكنك استخدامها إذا كنت لا ترغب في مشاركة الملف بتفاصيله مع من يعرف الرابط فقط.
على سبيل المثال، يمكنك إرسال رابط الملف عبر البريد الإلكتروني وإبلاغ كلمة المرور عبر وسيلة اتصالات أخرى.
ومع ذلك، لا يعني إعداد كلمة المرور أنك لست بحاجة للتحقق من المشاركين. عند مشاركة مستندات حساسة، من المهم عدم انتشار الرابط وكلمة المرور أكثر من اللازم.
إذا كنت ترغب في حذف ملفات Office التي تمت مشاركتها لاحقًا
إذا كنت ترغب في تقديم المستندات مؤقتًا فقط، يمكنك اختيار خدمة تسمح بحذف الملفات بعد المشاركة.
على سبيل المثال، يمكنك إرسال مواد PowerPoint للتأكيد، ولا تحتاج إلى الحفاظ عليها بعد الانتهاء من التحقق.
يتيح لك UploadF حذف الملفات التي تم تحميلها بشكل فردي. كما يمكنك تعيين فترة تخزين تتراوح من يوم واحد وتمديدها حسب الحاجة.
بفصل "الملفات التي يتم الاحتفاظ بها باستمرار" و"الملفات التي يتم تسليمها مؤقتًا"، يمكنك تنظيم الملفات التي تمت مشاركتها بسهولة أكبر.
قائمة الفحص لمشاركة ملفات Office
قبل مشاركة Word وExcel وPowerPoint، تأكد من مراجعة النقاط التالية لتكون مطمئنًا.
- هل تأكدت من أنك لا تشارك ملفات خاطئة؟
- هل تشمل البيانات الشخصية أو بيانات غير ضرورية؟
- هل هناك حاجة لتحرير الملفات من قبل الطرف الآخر؟
- إذا كانت الرؤية فقط، هل قمت بإعطاء أذونات تحرير؟
- هل تحتاج إلى ضغط الملفات المتعددة في ZIP؟
- هل حجم الملف كبير جدًا؟
- هل قمت بتعيين كلمة مرور حسب الحاجة؟
- إذا كان المشاركة مؤقتة، هل قمت بمراجعة فترة التخزين وطرق الحذف؟
ملخص طرق مشاركة Word وExcel وPowerPoint
يُنصح باختيار طريقة مشاركة Word وExcel وPowerPoint وفقًا للهدف.
- إذا كنت ترغب في التحرير المشترك → OneDrive وSharePoint
- إذا كنت ترغب في أن يراها الآخرون → روابط مشاركة مثل OneDrive
- إذا كنت ترغب في تسليم ملف مكتمل → بريد إلكتروني وخدمات مشاركة الملفات
- إذا كنت ترغب في تسليم عدة مستندات معًا → ZIP وخدمات مشاركة الملفات
- إذا كنت تريد تعيين كلمة مرور → خدمات مشاركة الملفات التي تدعم كلمة المرور
- إذا كنت ترغب في تسليم الملف بشكل مؤقت → الخدمات ذات فترة التخزين أو ميزات الحذف
إذا كنت تستخدم Microsoft 365 وترغب في تحرير مستندات متعددة معًا، فإن OneDrive وSharePoint يكونان ملائمين. ومن ناحية أخرى، إذا كنت ترغب فقط في إرسال ملفات Word وExcel وPowerPoint، يمكنك استخدام أداة تحميل الملفات.
إذا كنت ترغب في تحميل الملفات من المتصفح ومشاركتها عبر الرابط دون الحاجة للتسجيل، يمكنك أيضًا استخدام UploadF. يمكنك استخدامه من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي، وهو يدعم أيضًا إعداد كلمات المرور وحذف الملفات الفردية.
الرئيسية مساعدة اتصل بنا 🌐Language